Dossiervorming 28/11/ /12/ /12/2013 Joachim Gryson Coördinator Secretarie

Inleiding Wat is de gemeente? Oorsprong lokale besturen Ontstaan van ‘de ambtenaar’ en de vaste benoeming Samenstelling van de gemeenteraad Rol van de gemeenteraad en het college en de burgemeester, de secretaris, de financieel beheerder Verandering van het landschap – van bureaucratie naar New Public Management

Waar komt een dossier vandaan? Waarom worden dossiers gemaakt Aanleidingen: brief, klacht, vraag van een burger, vraag van een schepen of raadslid, vraag van een dienst,… Dus: noodzaak om elk van die processen te kennen! Samenstelling van de gemeenteraad Rol van de gemeenteraad en het college en de burgemeester

Vergelijk de manier waarop je zelf beslissingen maakt Basisprincipes Overzicht Duidelijkheid Taalkundige correctheid Voldoen vormvereisten Begrip dossiervorming Belang van bevoegdheden

Situering secretarie

Briefwisseling Post ‘s morgens afgeleverd in reprografie Onderscheid Routinestukken Te registreren post (decretaal verplicht, GD art. 189) en te herkennen aan stempel: Bodetoer ‘s morgens: enkel routine Namiddag: geregistreerde post Datum Dienst D.B.H.

Briefwisseling - toewijzing Aangetekende brieven: omslag bewaren Manier van werken: Post wordt geopend, gelezen en ingescand Via workflow toegewezen aan hoofddienst (+ ev. betrokken diensten) Oorspronkelijke brief met bode aan dienst Betrokken diensten: enkel digitale versie Dienst aanvaardt of weigert brief Brieven of mails van raadsleden Andere rechtstreeks ontvangen brieven – laten registreren!

Briefwisseling - opvolging Termijn om brieven te beantwoorden = identiek voor klachten, nl. 3 weken Indien niet mogelijk – minstens tussentijds informeren Altijd kopie brief bewaren bij dossier Decreet openbaarheid van bestuur (26 maart 2004) Art. 34: elke briefwisseling die uitgaat van een bestuursinstantie de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier bevat. Lijst met aanvragen bijhouden

Briefwisseling - ondertekening Huisstijl hanteren programma Word (Menu – nieuw – rechts op het scherm: sjablonen op mijn computer – tabblad brieven en faxen – brief.dot). Voor omslagvulmachine: marges en afstanden niet wijzigen!

Briefwisseling - ondertekening Art 182 §4 GD: alle briefwisseling uitgaande van het gemeentebestuur wordt ondertekend door de Burgemeester en meeondertekend door de Secretaris. Maar, in de praktijk onmogelijk, dus: Art 183 GD: de burgemeester kan zijn bevoegdheid tot ondertekening schriftelijk opdragen aan een of meer leden van het college van burgemeester en schepenen, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 180. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen

Briefwisseling - ondertekening De schepen aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. Voorbeeld van ondertekening: Miet GobertMaxim Willems Secretarisgemachtigde schepen (art. 183 van de Gemeentedecreet) Ook Secretaris kan ondertekening delegeren (art. 184 GD) (overzichtslijst in proces ICS)

Briefwisseling - ondertekening Briefwisseling ter ondertekening via binnenpost Elke schepen heeft een eigen kleur mapjes Rekening houden met proces van ondertekening bij plaatsen datum Brief eerst naar Schepen, dan secretaris, dan terug naar dienst Verzending van de brief: Juist posttarief vermelden Onderscheid aangetekend, binnenland, buitenland, … Systeem Port Betaald en Mass Post

Wie is bevoegd? Voor opmaak dossier, nadenken: wie is bevoegd om hierover te beslissen? College? Gemeenteraad? Burgemeester?

Bevoegdheid college Bevoegdheden: Het college heeft een toegewezen en in essentie een beleidsvoorbereidende en uitvoerende bevoegdheid. Uitvoeren van de beslissingen van de gemeenteraad Uitvoeren van de haar eigen beslissingen Voorbereiding van de beraadslagingen en besluiten van de gemeenteraad Uitzondering: de burgemeester is wel op basis van art. 133 lid 2 NGW en art. 64 par. 1 GD nog steeds bevoegd voor de uitvoering van politieverordeningen, vastgesteld door de gemeenteraad. Het is ook de burgemeester die gemeentelijke reglementen en verordeningen bekendmaakt.

Bevoegdheid college Bevoegdheden: Het college heeft ook een specifiek toegewezen bevoegdheid, voortvloeiend uit het Gemeentedecreet. Dit wil zeggen dat bepaalde artikelen uit het GD enkele taken specifiek toewijzen aan het college. Het gaat bijvoorbeeld om aanstelling in spoedeisende gevallen van een waarnemende gemeentesecretaris en financieel beheerder, beslissingen over interne kredietaanpassingen, …. Art. 57 ( Art. 58 (

Bevoegdheid gemeenteraad Bevoegdheden: dubbele opdracht (art. 2 GD) Optreden van de gemeenteraad in het kader van de gemeentelijke autonomie. Uit eigen initiatief Algemeen geldende of individuele beslissingen Grenzen van de bevoegdheid: grenzen van het grondgebied, het vereist gemeentelijk karakter, de hiërarchie der rechtsnormen en het administratief toezicht.

Bevoegdheid gemeenteraad Bevoegdheden: dubbele opdracht (art. 2 GD) Optreden van de gemeenteraad in het kader van medebewind. Verplichting uitgaand van de hogere overheid. Algemeen geldende of individuele beslissingen Grenzen van de bevoegdheid: grenzen van het grondgebied, de hiërarchie der rechtsnormen en het administratief toezicht. Residuaire bevoegdheid. GR is bevoegd indien niet toegewezen aan specifiek orgaan.

Bevoegdheid gemeenteraad Soorten gemeenteraadsbeslissingen Gemeentelijke reglementen Politieverordeningen (ifv materiële openbare orde) (= feitelijke orderverstoring) Individuele en specifieke beslissingen (kennisgeving versturen aan betrokkene!) Timing gemeenteraad: te raadplegen op intranet, cobra, verstuurd via mail (maandelijks) en via ICS te raadplegen Onverenigbaarheden op basis van art. 27 GD. Art. 42 ( ) Art. 43 ( )

Bevoegdheid Burgemeester Bevoegdheden: Hoofd van de gemeente Hoofd van de administratieve politie Ambtenaar van burgelijke stand (delegeerbaar) Vertegenwoordiger van het centraal gezag Lid van autonome besturen op gemeentelijk vlak (OCMW) Burgemeesterbesluiten Wie? Secretarie, Personeelszaken, Politie, Brandweer, Stedenbouw, …. Art. 64 (

Dossier starten Cobra Handleiding ICS Eerst standaardinstellingen goedzetten Procedure starten – ICS stap 3 Routine versus grondige collegedossiers Wanneer routine: Reeds principiële beslissing genomen Onmogelijk eerder beslissing te notuleren Of op lijst routinepunten (vb. voor vorming, grafconcessies, …) stap 3 ICS Wanneer een collegedossier Bevoegdheid college -> collegedossier Bevoegdheid gemeenteraad: eerst college, dan gemeenteraad

Dossier starten Aandachtspunten bij opmaak collegedossier: Adviezen nodig van andere diensten -> toevoegen aan het collegedossier Vanaf gelduitgave -> advies vragen aan financieel beheerder. Vanaf gelduitgave van >5500 euro excl. btw -> visum Alle bijlagen op het collegedossier -> ook toevoegen aan het dossier. Verslagen van vergaderingen -> ter kennisgeving aan het college Op de chemise moet de agenda van de vergadering vermeld staan met het verslag van de vergadering als bijlage. Alle jaarverslagen van de vzw's moeten worden voorgelegd aan het college Telkens controleren wie de bevoegde schepen is!

Timing college College -> gaat door op vrijdagmorgen 7u30 Agenda wordt overgemaakt donderdagmorgen Alle dossiers moeten binnen zijn en vrijgegeven in Cobra op woensdagmiddag 12u, bij voorkeur vroeger Dossier moet telkens ondertekend zijn door coördinator, diensthoofd en directeur (of cfr. interne afspraken) Dringende dossiers Steeds de uitzondering (dringend en gemotiveerd)! Mits goedkeuring Secretaris en schepen Willems

Het dossier Tabblad detail – stap 6 ICS Extra links: bevoegdheden en zitdagen Tabblad diensten – stap 7 Tabblad betrokkenen – stap 8 Tabblad beslissingselementen- stap 9

Het dossier inhoudelijk Dossier: duidelijk, kort, compleet en overzichtelijk. Verwijzingen naar vorige dossiers (ook reden en beslissing) Dossiers ‘volgend college’ (VC) Opmaak van advies Alle wettelijke, reglementaire en lokale bepalingen terzake Mogelijke alternatieven Financiële implicaties Timing Mogelijke gevolgen Noodzakelijke en verplichte adviezen Voorstel van de dienst Concreet voorstel formuleren Afweging daarbij van alle adviezen (niet alleen eigen opinie)

Het dossier inhoudelijk Duidelijke vragen + nummeren Samenstelling van het dossier Chemise en 1 losse kopie op A4 Genummerde bijlagen Adviezen van andere diensten Ontwerp-besluit Laten ondertekenen Relevante artikels (geen volledige wetten!) uit wetgeving e.d. ook in bijlage. Verplichte adviezen inwinnen en vermelden op chemise Tegenstrijdige adviezen eerst bespreken alvorens voor te leggen Bekijken voorbeeld chemise (ICS stap 3- extra informatie).

Het ontwerpbesluit Collegebesluit Materieel en formeel motiveren Geen pagina-einden of kolomeinden Inhoud: 2 delen Aanhef (overwegend gedeelte) Verwijzing naar rechtsgrond (Gelet op …) Chronologisch Consideransen (Overwegende dat …) (bondig, duidelijk, nauwkeurig) Vermelding van vereiste machtigingen, adviezen en akkoorden Negatieve beslissingen in het bijzonder moeten goed formeel gemotiveerd zijn! Vertel een verhaal.

Het ontwerpbesluit Collegebesluit Bepalend gedeelte: Dit is de eigenlijke beslissing, dus hier moeten de zaken uit de aanhef ook in staan. Dit is de uitdrukking van de wil van de overheid. Indeling artikels, logische volgorde: Toepassingsgebied Formulering van: Nieuwe regels Algemene regels Speciale regels Toezicht Strafmaatregelen Opheffings –en overgangsbepalingen Bepalingen mbt inwerkingtreding en uitvoering

Bijlagen en stemming Bijlage bij besluit: Nieuwe werkwijze!! Voor samenwerkingsovereenkomsten, reglementen, plannen, … Notering van de uitslag van de stemming Voorbeeld ontwerpbesluit

Ondertekening besluiten Ondertekening van de college –en gemeenteraadsbesluiten De burgemeester duidde geen schepen aan: Voor burgemeesterbesluiten: Maxim Willems Wd. Burgemeester Voor college/gr-besluiten: Als aanwezigheid:Maxim Willems Waarnemend Burgemeester-Voorzitter Als naamtekening onderaan:Maxim Willems Voorzitter

Ondertekening besluiten Ondertekening van de college –en gemeenteraadsbesluiten De burgemeester duidde andere schepen aan: Voor burgemeesterbesluiten: Voor de Burgemeester afwezig, Naam afgevaardigde schepen Voor college/gr-besluiten: Als aanwezigheid:Ingrid Reubens Afgevaardigde Schepen-Voorzitter Als naamtekening onderaan:Ingrid Reubens Voorzitter Afwezigheid Secretaris Ondertekening uittreksels in de dienst Door diensthoofd: Katrien Verbouw (Art. 126 van de Nieuwe Gemeentewet)

De gemeenteraad Inhoud gemeenteraadsdossier Verklarende nota (voor pers en toezichthoudende overheid) Verantwoordingsnota (voor de raadsleden) Ontwerp raadsbesluit (voor de notulen) Eventuele bijlagen Voorbeeld raadsdossier Voorbeeld raadsbesluit

De gemeenteraad Antwoorden ivm artikel 22 GD Tot 5 dagen voor de GR kunnen raadsleden punten toevoegen Hieromtrent wordt extra info opgevraagd bij de diensten Dergelijke vragen moeten prioriteit krijgen. Vragen tijdens de gemeenteraad Bekendmaking verordeningen en reglementen Administratief toezicht Algemeen Specifiek

Budget en uitgaven Boekingen van facturen en subsidies volgens het systeem van de beleidsdomeinen: Kurt Leliaert: Stadsonderhoud Nathalie Verheyen: Interne organisatie, Communicatie en dienstverlening, Veiligheidszorg Isabelle Verbeke: Vrije Tijd, Knokke-Heist in uitbouw, Natuur en milieu, Financieel beleid, Algemene Financiering, Leren en Onderwijs, Welzijn en zorg en opvang.

Budget en uitgaven Provisies kleine uitgaven aanvullen -> zelfde personen per beleidsdomein Vragen over lonen: Katrien Ceulenaere Adviezen op dossiers en opmaak van visumbesluiten: Fien Peperstraete. Budget en budgetwijziging: Willy Plovie Bestelbonnen bij Nadine Daese van de Financiële Cel

Het visum Wat? Document, uitgereikt door financieel beheerder Over voorgenomen financiële verbintenis Controle op: Wettelijkheid Regelmatigheid Wie? Dienst zelf (reikt de nodige documenten aan) Financieel beheerder

Het visum Procedure? Enkel voor uitgaven > 55OO euro exclusief btw Aanduiden in voettekst op college - en gemeenteraadsdossier of routinepunt Pas akkoord NA VISUM, niet na advies en beslissing college! Voorbeeld visum

De Burgemeester Werkwijze: Besluit opmaken in samenspraak met diensthoofd Cfr. sjabloon collegebesluit, wel ‘het college’ vervangen door ‘de burgemeester’ Overmaken aan de dienst Secretarie Secretarie voegt kop en staart aan het besluit toe en legt voor aan de burgemeester of de gemachtigd ambtenaar. Inboeking in het notulenboek door Secretarie + uittreksel wordt bezorgd aan de dienst Voorbeeld burgemeesterbesluit (pg. 64)

De Secretaris Bevoegdheden: De algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Hoofd van het personeel en bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. Voorbereiding, uitvoering, evaluatie van het gemeentelijk beleid en organisatie en uitvoering van de interne controle. Adviesbevoegdheid op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak.

De Secretaris Bijwonen van de raad en het college. Verantwoordelijkheid inzake notulering. Taken betreffende de organisatie van de briefwisseling en het archief. Taken gedelegeerd door het college (vb. aanstelling en ontslag van personeel) of rechtstreeks toevertrouwd door specifieke wetgeving. Taak tot het medeondertekenen van stukken. Taak in functie van betalingen en kasverrichtingen.

De Secretaris Secretarisbesluiten: Vooral gebruikt door diensten personeelszaken, financiën en de financiële cel, …. Cfr. besluiten college Werkwijze is idem burgemeesterbesluit Besluit digitaal bezorgen aan Nadine Daese Zij zorgt voor nazicht en ondertekening secretaris en inboeking in het notulenboek. Voorbeeld secretarisbesluit

Andere vergaderingen Dossiers voor andere vergaderingen: Zelfde kwaliteitseisen Vb: extra college, raadscommissie, vzw’s, …

Veelvoorkomende fouten Te notuleren: wel of niet aangevinkt Decimaal classementsnummer niet ingevuld Classificatie: openbare of geheime zitting Soort stemming: heel vaak niet juist ingevuld Bijlagen niet geüpload Verwijzen naar foutieve of verouderde wetgeving Voettekst collegedossier niet ingevuld Onverenigbaarheden niet doorgegeven (art 27 GD)

Veelvoorkomende fouten Alle bijlagen in het papierendossier ook uploaden in Cobra behalve voor de dienst Stedenbouw Bij de bijlagen moet er steeds aangevinkt staan Bij een gelduitgave geen advies gevraagd aan de dienst Financiën Ontwerpbeslissing soms geüpload i.p.v. via: nieuw - ontwerpbeslissing - standaard - bewaren Uitspraak en datum niet of niet correct ingevuld – niet als vraag maar als uitspraak

Nog enkele zaken… Standaardinstellingen Procedures maken en hands-on uitleg cobra op afspraak Wiki-pagina ( Opzoeken in cobra Archief notulen intranet Nog vragen of op zoek naar meer info: of

Nawoord Verspreid deze info bij je collega’s en controleer je medewerkers aan de hand hiervan Heel veel informatie terug te vinden op intranet en docbeheer (o.a. timing GR, overzicht delegaties, schema’s voor visum, werkprocessen ICS, …) Nog vragen of op zoek naar meer info: of