Werkkostenregeling 5 en 7 oktober 2010 VGN en NVZ Bram de Gier PGGM HR Advies Versie

2 Agenda / werkkostenregeling Wat komt er op u af? Wat kunt u alvast doen? Vragen?

3 Werkkostenregeling Wat komt er op u af? Per 1 januari 2011: een nieuw systeem van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen. Overgangsregeling van maximaal drie jaar Werkgever kiest voor oude of nieuwe systeem

4 Doelstelling Vereenvoudiging en administratieve lastenverlichting –Vervallen regelgeving –Eenvoudige administratieve procedure Gevolg: Systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen wijzigt

5 Systeem 1)Over vergoedingen en verstrekkingen wordt via bruto loon loonheffing berekend, maar: 2)Eindheffing – 80% – over door de werkgever aangewezen eindheffingsbestanddelen 3)Geen belastingheffing over eindheffingsbestanddelen in forfaitaire ruimte 4)Forfaitaire ruimte 1)1,4% loonsom 2)Minus gerichte vrijstellingen 3)Toepassing waarderingsregelingen

6 Wel werkkosten Aangewezen gerichte vrijstellingen Aangewezen eindheffingsbestanddelen Voorbeelden: –Kerstpakketten e.d. –Personeelsverstrekkingen/feesten e.d. –Vaste kostenvergoedingen –Doelen meerkeuzesysteem: fiets / vakbondcontributie / vakliteratuur / bedrijfsfitness e.d. –Etcetera

7 Geen werkkosten Betalingen aan niet-werknemers Verstrekkingen die nooit tot het loon behoorden, vallen er nog steeds buiten: –Rouwkrans –Fruitmand Intermediaire kosten Geldt niet voor Pensioen / Levensloop / Spaarloon

De trechter van de werkkostenregeling forfaitaire ruimte: 1,4% van de loonsom vrijgesteld overschrijding forfaitaire ruimte: belast met 80% eindheffing Vergoeding of verstrekking in de “trechter” Valt onder een 0-waardering Valt onder een gerichte vrijstelling Wordt als belast loon aangemerkt Wordt niet als loon beschouwd Valt in het forfait Verschuldigdheid van loonheffing verschuift van werknemer naar werkgever als de werkgever kiest voor eindheffing in plaats van voor individueel loon

9 Werkkostenregeling / Gerichte vrijstellingen Extraterritoriale kosten Huisvestingskosten seizoensarbeiders uit het buitenland Kosten van cursussen Kosten van EVC-procedure Kosten van door de werkgever verstrekte hypothecaire geldleningen Outplacementkosten Studiekosten Tijdelijke verblijfskosten Vergoedingsregeling voor reiskosten Verhuiskosten Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.

10 Werkkostenregeling / Forfaitaire regeling  Geen loonheffing * over vergoedingen en verstrekkingen *binnen de forfaitaire ruimte  Forfaitaire ruimte *1,4 % van de loonsom ( kolom 14 loonstaat ) ( Invoering WUL: 1,5%)

11 Werkkostenregeling / Eindheffing 80% loonheffing voor rekening van de werkgever - Vergoedingen / verstrekkingen - Af:Intermediaire kostenvergoedingen - Af: Gerichte vrijstellingen - Af:Bijzondere waarderingen - Af:1,4% fiscaal loon* * Kolom 14 loonstaat Totaal x 80%

12 Werkkostenregeling / Belaste vergoedingen Verplicht bruto loon Privé gebruik auto van de zaak Genot van een dienstwoning –Vanwege: hoog privé karakter; en –niet passend in het forfait of in de eindheffing Afgesproken bruto loon Tussen werkgever en werknemer overeengekomen brutovergoedingen

13 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Loon in natura: Was: waarde in het ec.verkeer, of besparingswaarde Wordt: factuur van derde, of w.e.v. Branche-eigen produkt: prijs die aan een derde – onder vergelijkbare omstandigheden – in rekening wordt gebracht.

14 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Vergoeding in geld: Bedrag dat wordt uitbetaald

15 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: nihil a.Genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting van de werkplek in brede zin) Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier e.d) b.ARBO-voorzieningen Geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting werkplek Niet: verstrekken van een fiets in het kader van gezondheidsbevordering c.Consumpties Hoeft niet meer tijdens werktijd d.Werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld - Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform); of - die achterblijft wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten) e.Gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld, >90% zakelijk gebruik Vakliteratuur, computers, notebooks, gereedschapskist f.Mobiele telefoons, ter beschikking gesteld, >10% zakelijk gebruik En overige t.b.s. communicatiemiddelen

16 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: forfaitaire waarde a.Maaltijden - € 2,90 per maaltijd Forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner) b.Huisvesting en inwoning (niet zelfstandige huisvesting) - € 5 per dag Inclusief energie, water, bewassing c.Kinderopvang, cf. Wet kinderopvang Aantal uren * uurprijs volgens Wet kinderopvang Buiten de werkplek: factuurwaarde of w.e.v.

17 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Specifieke regelingen a.Waarde privégebruik OV-kaart en voordeelurenkaart: nihil Mits ter beschikking gesteld en tevens zakelijk gebruikt b.Rentevoordeel personeelsleningen: - Rentevoordeel aftrekbaar in IB: nihil NB. Opnemen in loonadministratie van een schriftelijk verklaring, met vermelding van het bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke stukken; plus vermelding in loonadministratie van toepassing artikel 3.10 lid 1 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting. - (Elektrische) fiets of scooter voor woon-werkverkeer (>50%): nihil c.Genot dienstwoning: 18% jaarloon van 36 uur d.Ziektekostenregelingen: oude regeling

18 Werkkostenregeling / voorbeeld

Deze werkgever heeft een loonsom van stel € Forfaitaire ruimte (1,4% * ) = € Vergoedingen in forfaitaire ruimte = € Overschrijding forfaitaire ruimte = € Eindheffing (80% * 6.970)= € In bruto/netto- traject Geen (belast) loonVerg. binnen forfaitaire ruimte Verg. Buiten forfaitaire ruimte Intermediaire kosten Auto van de zaak Diensttijdvrijstelling (jubileumuitkeringen) Fietsen (30*749) Dienstreizen 0, * 0, * 0, Kerstpakketten4.000 Bedrijfskleding Zakelijk Onvoldoende zakelijk Bedrijfsfitness6.000 Contributie vakbond3.000 Totaal41.970

Gevolgen - arbeidsrechtelijk Wat is in de CAO geregeld? Wat is in reglementen (MKS?) geregeld? Wat is in de arbeidsovereenkomst geregeld? Welke andere rechten/gebruiken hebben zich ontwikkeld? 20

Wat is in de CAO geregeld? Zie door VGN en NVZ uitgereikte indicatieve CAO-analyses 21

Gevolgen - administratief Vastleggen in financiële boekhouding Geen vastleggingen op individueel niveau meer Aangifte op voorschotbasis met eindafrekening 22

Gevolgen - processen Herijken declaratieprocedure Herijken inkoopprocedure Herijken factuurverwerking 23

Gevolgen - conclusie De gevolgen zijn relevant voor diverse afdelingen binnen de instelling: -Financiële administratie -Planning en control -P&O afdeling -Financiën -Salarisadministratie -Medewerkersservices 24

Overgangsregeling 2011/2012/2013 Jaarlijkse keuze mogelijk Regeling personeelsfeesten - € 454 Vervallen / herleven afspraken Belastingdienst 25

26 Werkkostenregeling Wat kunt u alvast doen?  Plan van Aanpak

27 Plan van aanpak –Inventariseren –Analyseren –Optimaliseren arbeidsvoorwaardengebouw –Optimaliseren administratieve processen –Ondersteunen besluitvorming –Ontwikkelen & implementeren –Fiscaal afstemmen

28 Plan van aanpak / Cijfermatig en beleidsmatig inventariseren Hoe is het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen opgebouwd? In welke mate wordt er gebruik van gemaakt? Welke beslissingen liggen aan het toekennen van vergoedingen en verstrekkingen ten grondslag?

29 Plan van aanpak / Analyseren Welke conclusies kunnen aan de inventarisatie worden ontleend? Welke denkrichting brengt dit met zich? Wat betekent dit voor het keuzemoment?

30 Plan van aanpak / Optimaliseren gebouw Hoe kan het huidige systeem optimaal worden ingericht? –Voorsorteren op de keuzemogelijkheden in 2011 tot en met 2013 –Welke kosten worden aangewezen als: Gerichte vrijstellingen Eindheffingsbestanddelen

31 Plan van aanpak / Optimaliseren proces Hoe kan het administratieve proces optimaal worden ingericht? –Toetsing binnenkomende facturen –Declaratieprocedure –Overleg in de organisatie met de betrokken partijen over de (her)inrichting van het administratieve proces

32 Plan van aanpak / Besluitvorming Overleggremia (opschalen?): –Bestuur / Directie –Inhoudelijke / Uitvoerende afdelingen –OR / Vakbonden Rollen: –Procesbegeleider –Inhoudsdeskundige –Bemiddelaar –Ontwikkelaar Overleg in de organisatie met de betrokken partijen over de (her)inrichting van het kostenvergoedingensysteem

33 Plan van aanpak / Ontwikkelen en implementeren Opstellen regelingen, documenten en formulieren, processen Procesinrichting Fiscale toetsing Communicatie & voorlichting voor werkgevers en werknemers

34 Plan van aanpak / Resultaat –Inzicht in huidig systeem van vergoedingen en verstrekkingen –Inzicht in mogelijke kosteneffecten –Inzicht in fiscale ruimte huidige en volgende kalenderjaren –Optimale benutting van fiscale mogelijkheden –Optimalisering van kostenvergoedingensystematiek –Optimalisering van processen –Gefundeerde keuze kunnen maken!!!

Vragen? Hartelijke dank voor uw aandacht Veel succes en graag TOT ZIENS! 35