Afdelingsbelevering in de Apotheek van het Erasmus MC anno mei 2008 t.b.v. leveranciers 19 mei 2008

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 2 Opbouw presentatie 1.Korte introductie Apotheek Erasmus MC en zijn verzorgingsgebied 2.Aanleiding voor herziening logistieke grondvorm 3.Situatie voor en na afdelingsbelevering 4.Automatisering 5.Aandachtspunten m.b.t. inkoop en leveranciers 6.Vragen?

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 3 1. Verzorgingsgebied Apotheek Erasmus MC Verzorgingsgebied:  Erasmus MC Centrumlocatie  Erasmus MC Sophia  Erasmus MC Daniel  Havenziekenhuis  Revalidatiecentrum Rijndam

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 4 Kengetallen geneesmiddeldistributie Erasmus MC vóór afdelingsbelevering  Logistiek en administratief personeel: 9,55 + 3,61 = 13,16 fte  Bestelregels bij leveranciers:23.000, ruim 70% groothandel  Aantal verstrekte regels afdelingen: , > 70% afd.voorraad  Aantal klinische afdelingen:ong. 75 verdeeld over 5 locaties  Aantal andersoortige afleverpunten:ong. 25 grote afnemers, 325 kleine  Percentage nee-verkopen:4%  Fouten bij levering:4% van de regels

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 5 2. Aanleiding voor herziening logistieke grondvorm 1.Ruimtegebrek 2.Nieuwbouw in Logistieke prestaties  groothandel: proces GH wordt verstoord door bulk bestellingen apotheek  apotheek: vrij veel pickfouten, servicegraad naar afdelingen beinvloed door servicegraad GH 4.Herbezinning toegevoegde waarde van de apotheek in geneesmiddeldistributieproces  verschillende modellen beschreven van alles uitzetten door apotheek tot aan alles uitbesteden  onze conclusie: vanaf voorschrift tot aan toediening = “logistiek”: zo efficiënt mogelijk inrichten onder bepaalde voorwaarden  logistiek is niet kerncompetentie van apotheek, wel van groothandel 5.Gekozen grondvorm:  Afdelingsvoorraden voor veelvoorkomende medicatie (A lijst)  Afdelingsvoorraden worden aangevuld door groothandel (via apotheek)  Vrijkomende ruimte in magazijn apotheek benutten voor neerleggen heel breed assortiment B-medicatie (niet-afdelingsvoorraad)  Apotheek geeft B-medicatie op patiëntniveau uit voor 5 dagen

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 6 Gekozen logistieke grondvorm Stijging van het aantal orders van 500 naar in 2007 en aantal bestelregels van naar in Elk product dat niet leverbaar is, leidt nu tot 10 keer zoveel fouten in de 3 fasen van het inkoopproces

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 7 Verbeteren kwaliteit logistieke dienstverlening  Relatief vaak nee-verkopen: wat is de oplossing?  hogere voorraden aanleggen?  standaardisatie assortiment  verbeteren inzicht bestelpatroon (forecasting)  doorlooptijden terugdringen  ketenintegratie: samenwerking met groothandel!  Adequate beschikbaarheid vraagt niet per se om hoge voorraden:  informatie kan dit ondervangen, evenals verbetering doorlooptijden  Ketenintegratie kan nee-verkopen terugdringen

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 8 3. Situatie voor en vanaf afdelingsbelevering (1/2) Logistiek proces artikelen afdelingsassortiment ADMINISTRATIEVE VERWERKING GAAT ALLEMAAL VIA EDI EN AUTOMATISCH!

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina 9 4. Automatisering: cruciaal! 1.Ziekenhuisinformatiesysteem van I Soft 2.Barcodescanners 3.EDI order, pakbon en factuur (nb beveiliging door communicatie via aparte server) 4.Maatwerk modules:  orderscheiding (groothandel versus eigen magazijn)  afhandeling ontvangsten van groothandel en verstrekkingen aan afdeling  afhandeling facturen  substitutiemodule (nog niet in gebruik): substitutie voor niet leverbare artikelen  tracking and tracing (nog niet in gebruik) 5.Aandachtspunt = bestandsbeheer !!  Zi nummers  prijzen  verpakkingsgrootte  signaalvlaggen, die orderscheiding sturen  tabel met deelnemende afdelingen (kostenplaatsnrs en EAN adrescode)

Afdelingsbelevering in het Erasmus MC anno maart 2008pagina Aandachtspunten m.b.t. inkoop en leveranciers 1.Levering via de groothandel!  Dan afdelingsbelevering mogelijk: handling van bestelling t/m factuurafhandeling kan allemaal automatisch.  Dan geen voorraad meer nodig in magazijn van de Apotheek: lagere voorraadkosten, minder logistiek personeel nodig  Anders meer leveranciers aan de deur, meer aparte bestellingen, geen automatische verwerking pakbon, factuurmatching mogelijk: hogere handling kosten 2.(langdurig) niet leverbaar en quotering:  er is geen buffer meer in de Apotheek: leveringsprobleem heeft direct effect op afdeling  groothandel moet op meer orders nee verkopen: direct op veel orders negatief effect op servicegraad  meer handling om te corrigeren 3.Zi nummers moeten aanwezig zijn t.b.v EDI communicatie met groothandel 4.Verpakkingsgrootte > aflevereenheid van Apotheek aan afdelingen:  Apart ZI nummer nodig voor kleine aflevereenheid t.b.v. EDI communicatie met groothandel