De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Stadsarchief Rotterdam Digitaal informatie- beheer in Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Stadsarchief Rotterdam Digitaal informatie- beheer in Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux."— Transcript van de presentatie:

1 Stadsarchief Rotterdam Digitaal informatie- beheer in Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux

2 Even vooraf… Bron:

3 Overzicht  Inleiding: Hoe werkt Rotterdam?  Architectuur & risico-analyse  Architectuur: positie van e-depot  Informatiebeheer: op basis van risico’s  Instrument voor overdracht  Overdrachtsprotocol

4 Hoe werkt Rotterdam?  Diensten en deelgemeenten, met grote mate van autonomie is aan het veranderen…  Veelkoppige ICT is aan het veranderen…  DIV met diverse agenda, wensen en capaciteit is aan het veranderen…  Accent op registratie van stukken is doel van informatiebeheer om dit te veranderen…  Te weinig animo en aandacht voor informatie Is aan het veranderen… Bron kaart:

5 Architectuur: positie e-depot

6

7 Informatiebeheer: op basis van risico’s Risico-analyse op vlak van informatiebeheer Bron:  Authenticiteit & integriteit  Vindbaarheid  Raadpleegbaarheid  Interpreteerbaarheid

8 Risico-analyse informatiebeheer Authenticiteit en integriteit 1.Niet zeker 2.Beschermd 3.Hoog 4.Absoluut Vindbaarheid 1.Mogelijk niet vindbaar 2.Vrijwel zeker vindbaar 3.Absoluut vindbaar Raadpleegbaarheid 1.Voor korte termijn (< 1 jaar) 2.Voor middellange termijn (1 - 7 jaar) 3.Voor lange termijn (> 7 jaar) Interpreteerbaarheid 1.Voor direct betrokkenen 2.Voor bredere kring binnen de organisatie 3.Voor belanghebbenden buiten de organisatie en door de tijd heen 4.Voor raadplegers op grote afstand en tijd Bron:

9 Opzet risico-analyse informatiebeheer 1.Vragen risicomodel invullen per overheidsproces 4.Passend informatiebeheerregime 3.Risicoklasse I-IV 2.Vereist kwaliteitsniveau per norm

10 Risicotool informatiebeheer

11

12

13  Risicoklasse bekend -> proces inrichten in beheeromgeving  Klasse I : “We don’t care”  Klasse II : samenwerkingsomgeving - gemeenschappelijke schijf  Klasse III : DMS  Klasse IV : DMS + e-depot Bron:

14 Risicotool informatiebeheer

15 Overdrachtsprotocol  Proces van overdracht, met:  Procesbeschrijving  Verantwoordelijkheden en rollen  Stappen Bron:

16 Overdracht ja nee ja nee ja nee verzoek overdracht 1 week 3 weken marginale toets mdw. Relatiebeheer controle E-conservator kennisgeving opname mdw. Relatiebeheer vernietigen SIP Archiefvormer overdracht afgerond overeenkomst aanleveren SIP Archiefvormer kwalitatieve toets mdw. Relatiebeheer akkoord? aanpassen Archiefvormer aanpassen Archiefvormer aanpassen Archiefvormer rapporteren mdw. Relatiebeheer rapporteren mdw. Relatiebeheer rapporteren mdw. Relatiebeheer aanpassen? melden geen overdracht mdw. Relatiebeheer

17 Praktisch: wat vóór overdracht?  Weten wat aanwezig is -> vastleggen informatiebeheerplan  Weten wat risico’s zijn -> risico-analyse  Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf ligt -> fundamentele verandering

18 Vragen? & Meer info: Bron:


Download ppt "Stadsarchief Rotterdam Digitaal informatie- beheer in Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux."

Verwante presentaties


Ads door Google