Jaarverslag 2015 Ondernemingsraad Zorggroep Solis.

Presentatie over: "Jaarverslag 2015 Ondernemingsraad Zorggroep Solis."— Transcript van de presentatie:

1 Jaarverslag 2015 Ondernemingsraad Zorggroep Solis

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding en terugblik 20153 2. De OR in cijfers4 3. In gesprek met de OR5 4. Missie en Visie van de OR6 5. Samenstelling van de OR in 20157 6. Commissies en OR-werkgroepen8 7. Scholing OR9 8. Aanloop naar de OR-verkiezingen10 9. Meepraten en meedoen in de OR11 10. Vooruitblik12 11. Colofon13

3 1. Inleiding en Terugblik op 2015 2015 was een jaar, waarin we in volle vaart zijn doorgegaan met de ingezette strategische krimp. We hebben afscheid moeten nemen van een groot aantal medewerkers, dat deed zeer. De achterblijvers moesten door, hoe moeilijk ook. De ondernemingsraad heeft hierover van gedachten gewisseld met de bestuurders en een aantal managers. We hebben stilgestaan bij het rouwen van de organisatie. Dat was, volgens de OR, nodig om vooruit te kunnen. En vooruit moesten we! De medewerkers van de keukens kregen eindelijk duidelijkheid over hun voortbestaan. Het ei is gelegd. De centrale productiekeuken gaat dicht. Net voor Kerst kregen de medewerkers te horen voor wie er ontslag wordt aangevraagd. Een belangrijke wens van de medewerkers was, om nog voor de Kerst te horen waar men aan toe was. De OR heeft de bestuurders gevraagd hier gehoor aan te geven. Ook binnen de pijler revalidatie gaan de zaken minder dan verwacht. De OR heeft ook hiervoor een adviesaanvraag ontvangen en behandeld. Ook hier geldt, dat er zowel op materiaal als op personeelskosten bezuinigd moet worden. Hebben we dan helemaal niets positiefs te melden over het afgelopen jaar? Zeker wel! We mogen ons verheugen op een nieuwe start met alle zittende OR-leden en vier nieuwe leden! Dankzij de verkiezingscampagne, die we eind van het jaar hebben gehouden. Ook een goede ontwikkeling is de lancering van het intranet. De ondernemingsraad streeft ernaar om meer informatie te delen, zichtbaarder te zijn en vooral ook vindbaar voor alle medewerkers van Zorggroep Solis. Dit jaarverslag wordt je ook via het intranet aangeboden, ga er maar eens even voor zitten. We nemen je mee terug in tijd. Veel leesplezier! Martine Schenk, Voorzitter OR

4 2. De OR in cijfers in 2015 Reguliere OR-vergaderingen (waarvan 1 extra ingelaste) 10 Formele OR-vergaderingen (met bestuurder) 7 OR-cursus (in voor- en najaar) 1 x 2 (dagen) 1 x 1 (dag) Er zijn bewust minder reguliere OR-vergaderingen ingepland in 2015 om ook te bezuinigen op vergadertijd. Ook zijn er slechts 3 cursusdagen gehouden. Er is toch in oktober één extra reguliere vergadering gehouden om de artikel 24 vergadering voor te bereiden. En in november en december is het bestuur 2 x extra aangeschoven in een deel van de reguliere OR-vergadering. Dit had natuurlijk alles te maken met de krimp op de revalidatie en de sluiting van de productiekeuken (tranche 2a facilitair). Desalniettemin is er spaarzaam met vergadertijd omgegaan klik hier voor: Adviesaanvragen klik hier voor: Instemmingsaanvragen klik hier voor: Initiatieven OR klik hier voor: Informatie aan de OR klik hier voor: Wat houdt de Artikel-24 vergadering in?

5 3. In gesprek met de OR Naast advies- en instemmingsaanvragen ontvangt de OR ook informatie over bepaalde onderwerpen. De OR kan hierbij een klankbord zijn voor de bestuurder. De bestuurder komt in bepaalde gevallen met zaken, waarvan hij wil weten hoe de OR en dus de medewerkers daar tegenover staan. Onze bestuurder hecht hier zeker waarde aan, omdat dit ook voor hem een manier is om de mening en gevoelens die leven onder de medewerkers te peilen. Ook de OR kan onderwerpen aandragen waar de leden, in het belang van jullie allen, meer over willen weten. Formeel heeft de OR in deze trajecten geen zeggenschap. Ook in 2015 heeft de OR met beide bestuurders rondom verschillende onderwerpen zijn mening gedeeld. Hierbij heeft het afgelopen jaar de nadruk gelegen op het door de bestuurders delen van de voorinformatie rondom de sluiting van de centrale productiekeuken (tranche 2a facilitair) en de plannen rondom de krimp Revalidatie. Ook over de aanpassingen in de overlegstructuur bij Zorggroep Solis is al in een vroeg stadium informatief tussen bestuurders en OR gesproken (in april 2015, terwijl de formele info in september naar de OR is toegekomen).

6 Sta jij achter deze OR-missie ? De in 2013 aangepaste missie/visie van de OR is nog onverminderd van kracht in 2015. Het OR-doel, om zo zichtbaar mogelijk te zijn, is in grotere mate behaald. Tevens streefde de OR ernaar, zo veel mogelijk een verschil te maken voor medewerkers en organisatie. Ook hieraan heeft de OR vanwege alle ontwikkelingen, meer en diepgaander gehoor weten te geven. De bovenvermelde missie/visie wordt steeds meer een vanzelfsprekendheid binnen de OR-gelederen. Wij zorgen samen met de bestuurder voor een gezonde, sociale, klant- en medewerkersvriendelijke organisatie. Wij zijn het zuivere geweten van de organisatie: open, toegankelijk, respectvol. Wij voeden en ondersteunen elkaar. Wat wij ons als doel stellen is : onze zichtbaarheid vergroten, waarbij wij zowel onze kwetsbaarheid als onze kracht laten zien.

7 5. Samenstelling OR in 2015 Martine Schenk-Smit (voorzitter) Verpleegkundige (De Bloemendal) Renate Arends (vicevoorzitter) Roosterplanner G&V Hermien PollEVV-er Dagbehandeling PW Janssen Marjolein WentinkErgotherapeut Ortis Brenda BraamhaarMedewerkster informatiebureau HRM Karla HofmanCasemanager Dementie Thea OltvoortVerpleegkundige ANWD 4 vacatures Klik hier voor: Vergaderschema 2015Vergaderschema 2015

8 6. Commissies en OR-werkgroepen OR-Commissies en OR-werkgroepen: Om zo functioneel mogelijk met de OR-tijd om te gaan en dieper op bepaalde advies- en instemmingsaanvragen te kunnen ingaan, besluit de OR in het najaar van 2013 om een 3-tal vaste OR-werkgroepen in te stellen, waarbij advies- en instemmingsaanvragen steeds door een wisselende werkgroep diepgaand behandeld worden. In iedere werkgroep is een verdeling gemaakt in aandachtsgebieden, zoals duidelijk wordt in het onderstaande schema. De werkgroepen rapporteren en koppelen terug aan de voltallige OR, waarna besluitvorming plaatsvindt. Deze werkwijze bevalt de OR en daarom gaat de OR hier in mee door. De voordelen van deze werkwijze komen steeds beter naar voren. In 2016 zullen na de OR- verkiezingen de OR-werkgroepen opnieuw worden ingedeeld (worden herzien). CAO/Wet en Regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen Hermien, Karla, Martine Financiëel/economischMarjolein, Thea, Brenda Arbeidsomstandigheden (o.a. veiligheid), Sociaal Beleid/regelingen>> personeel (communicatie naar medewerkers). Renate, Brenda Martine Werkgroep 1Karla, Martine, Brenda Werkgroep 2Thea, Renate, Martine Werkgroep 3Hermien, Marjolein, Brenda Deskundigheden:

9 7. OR-Scholing Klik hier voor: OR najaarscholingOR najaarscholing In het voorjaar van 2015 gaat de OR op cursus: De eerste cursusdag wordt vooral gebruikt om te bepalen, waar de sterkte en kracht van de OR in aanwezig is en welke kwaliteiten wellicht nog toegevoegd kunnen en moeten worden. Hiervoor worden o.a. de Belbin rollen gebruikt. Verder wordt de afgelopen periode geëvalueerd, waarin de OR met moeilijke voortvloeisels van de reorganisatie te maken kreeg. Een direct gevolg hiervan was, dat de OR direct in januari gedwongen afscheid heeft moeten nemen van OR-lid Marja Beekhuis, die voor de kraam werkte. De ochtend van de tweede dag wordt gebruikt voor een kringgesprek met de nieuwe pijlermanagers. Een aantal stellingen wordt hierbij als leidraad gebruikt. Ook wordt hierin het rouwproces besproken, waar veel medewerkers mee te maken hebben gekregen door het wegvallen van behoorlijke aantallen collega’s wegens de reorganisatie. De middag van de 2 e dag gaat de OR “de hei op”. Op de Posbank voert de OR onder deskundige leiding een aantal teambuildingsactiviteiten uit. Bij deze activiteiten blijkt, dat de OR een goed geolied team is, dat zeer goed kan samenwerken. Een mooie opsteker voor de OR om de komende ontwikkelingen van 2015 gezamenlijk het hoofd te kunnen bieden.

10 8. Aanloop naar de OR-verkiezingen Na de zomer van 2015 worden voorbereidingen getroffen voor mogelijke OR-verkiezingen begin 2016. De OR bestaat in 2015 uit 7 leden en kan wel wat aanvulling gebruiken. Ook reglementair is het begin 2016 tijd voor verkiezingen. Volgens de reglementen bestaat een voltallige OR uit 11 leden. Dus worden er lijsten van kiesgerechtigde en (mogelijk) verkiesbare medewerkers in de organisatie verspreid, en wordt een nieuw verkiezingsdraaiboek opgesteld. En in de organisatie wordt bekend gemaakt, dat medewerkers (die minimaal 6 maanden in dienst zijn van Zorggroep Solis op de verkiezingsdatum, 8 februari 2016) zich verkiesbaar kunnen stellen. Hiervoor worden een aantal verkiezingsposters verspreid, o.a. via het nieuwe Intranet, waaronder de onderstaande. Dit resulteert in de aanmelding van 4 nieuwe OR-leden: Saskia ten Hoopen, Jorien Michailidis, Yvonne Peters en Henriëtte van Eunen. Omdat in totaal niet meer dan 11 OR-leden zich hebben aangemeld, kunnen zowel de oude als de nieuwe OR-leden zonder verkiezingen geïnstalleerd worden in de formele OR-vergadering van 9 februari 2016. Klik hier voor de volledig verkiezingsposter:

11 Adviesaanvragen Klik op groene pijl om terug te gaan Adviesaanvragen:  Memo juridische structuur (positief advies)  Memo Vastgoed (positief advies – halfjaarlijkse terugkoppelingen)  Info rondom benoeming nieuw lid Raad van Toezicht (positief advies)  Begroting 2015 (positief advies, met opmerkingen)  Tweehoofdige Raad van Bestuur en benoeming lid Raad van Bestuur (positief advies – evaluatie)  Voorgenomen besluit over het sluiten van de centrale productiekeuken (tranche 2a facilitair) (positief advies)  Voorgenomen besluit krimp revalidatie (positief advies, met opmerkingen)  Begroting 2016 (nog in behandeling begin 2016) Adviesaanvragen:  Memo juridische structuur (positief advies)  Memo Vastgoed (positief advies – halfjaarlijkse terugkoppelingen)  Info rondom benoeming nieuw lid Raad van Toezicht (positief advies)  Begroting 2015 (positief advies, met opmerkingen)  Tweehoofdige Raad van Bestuur en benoeming lid Raad van Bestuur (positief advies – evaluatie)  Voorgenomen besluit over het sluiten van de centrale productiekeuken (tranche 2a facilitair) (positief advies)  Voorgenomen besluit krimp revalidatie (positief advies, met opmerkingen)  Begroting 2016 (nog in behandeling begin 2016)

12 Instemmingsaanvragen Klik op groene pijl om terug te gaan Instemmingsaanvragen:  Notitie indienen declaraties (2 versies) (ingestemd)  Notitie opvang na een schokkende gebeurtenis (ingestemd)  Roosterbeleid, nieuwste versie (ingestemd, jaarlijkse evaluatie, mei 2016)  Memo aanbevelingen procesverloop re-integratie bij langdurige ziekte (ingestemd, halfjaarlijkse evaluatie)  Plan van aanpak en rapportage RI&E St. Jurriën (ingestemd)

13 Initiatieven OR Klik op groene pijl om terug te gaan Initiatieven van de OR en van medewerkers naar OR:  Sociaal Plan “Solis in het nieuw Zorglandschap” : In het kader van de strategische krimp is dit Sociaal Plan door zowel de bestuurder als de OR ondertekend op 20.01.2015. Zal worden geëvalueerd in voorjaar 2016.  OR-reglementen: - Reglement OR 2015 - Overeenkomst tussen OR en bestuurder betreffende faciliteiten OR en Zorggroep Solis - Reglement voor de overlegvergadering tussen OR en bestuurder  Ingekomen brief Team Dorth rondom Sociaal Plan, Strategische krimp en vakbonden  Keuze voor Like Vis als contactpersoon voor de OR vanuit de Raad van Toezicht  Reactie OR aan F. Hagens op vraag medewerkers Hoteldienst rondom ongelijke beloning (afgestemd met A. Hofman HRM: maatregel van bestuur vanuit ministerie nodig)  Vraag en onduidelijkheid rondom opleiding VIG via medewerker. Verwijzing naar HRM. Initiatieven van de OR en van medewerkers naar OR:  Sociaal Plan “Solis in het nieuw Zorglandschap” : In het kader van de strategische krimp is dit Sociaal Plan door zowel de bestuurder als de OR ondertekend op 20.01.2015. Zal worden geëvalueerd in voorjaar 2016.  OR-reglementen: - Reglement OR 2015 - Overeenkomst tussen OR en bestuurder betreffende faciliteiten OR en Zorggroep Solis - Reglement voor de overlegvergadering tussen OR en bestuurder  Ingekomen brief Team Dorth rondom Sociaal Plan, Strategische krimp en vakbonden  Keuze voor Like Vis als contactpersoon voor de OR vanuit de Raad van Toezicht  Reactie OR aan F. Hagens op vraag medewerkers Hoteldienst rondom ongelijke beloning (afgestemd met A. Hofman HRM: maatregel van bestuur vanuit ministerie nodig)  Vraag en onduidelijkheid rondom opleiding VIG via medewerker. Verwijzing naar HRM.

14 Informatie ontvangen over: Klik op groene pijl om terug te gaan  Intensivering samenwerking Ortis aanpak middellang verzuim  Evaluatie plan van aanpak RI&E Diepenveenseweg  Projectplannen met betrekking tot strategische krimp  Evaluatieverslag en plan van aanpak RI&E PW Janssen en Hospice de Winde  Evaluatieverslag en plan van aanpak Solis Thuiszorg en kinderthuiszorg Vte  Statutenwijziging in het kader van wijziging juridische structuur  Memo banenafspraak en quotumwet & participatiewet  Opleidingsbegroting 2015  Beleid persoonlijke beschermingsmiddelen  Beleid beroepsopleidingen  Memo rondom adviesaanvraag tranche 2a facilitair (voorafgaand aan adviesaanvraag)  Notitie Solis overlegstructuur  Memo generieke functiebeschrijvingen  Memo ontvlechting afspraken-bureau  Aanpassing privacyreglement  Offerte inzake verkennend onderzoek naar mogelijkheden strategische samenwerking tussen onze organisatie en 2 andere organisaties  Evaluatieverslag RI&E Groote & Voorster

15 Klik op groene pijl om terug te gaan Voor de cursus in het najaar heeft de OR er voor gekozen om een ééndaagse workshop te volgen met als onderwerp: “multimediale communicatie met de achterban”. Hiervoor komt een uitgekozen trainster van de OR Academy naar Solis toe. In de workshop wordt aandacht besteed aan het soort achterban dat wij hebben, hoe deze het best bereikt kan worden en welke hulpmiddelen daarbij voor de OR het meest functioneel zijn. Uit allerlei onderzoeken blijkt een achterban best moeilijk te bereiken en daarom is het belangrijk een communicatieplan op te stellen, hoe de OR de medewerkers het best kan bereiken. Het feit, dat ons nieuwe Intranet in oktober in werking gegaan is, is een mooi hulpmiddel hierbij. Besloten wordt, dat dit voorlopig het beste “multimediale” medium is om de medewerkers te bereiken, beter nog dan bijv. het openen van een Facebook-pagina. En naar de inhoud van de boodschap wordt ook kritisch gekeken. Besloten wordt, om steeds verkorte OR-verslagen van 1 A4 te verspreiden in de organisatie i.p.v. de officiële notulen van een behoorlijk aantal pagina’s. De OR hoopt op deze wijze de medewerkers beter en op meer aansprekende wijze te kunnen informeren over waar de OR over vergadert en mee bezig is.

16 Klik op groene pijl om terug te gaan

17

18 In eerdere afspraken van OR met bestuurder en Raad van Toezicht is vastgelegd, dat een afvaardiging van de Raad van Toezicht twee maal per jaar in een Artikel 24 vergadering wordt uitgenodigd. Deze Artikel 24 vergaderingen worden jaarlijks gehouden in juni en in november. In deze 2 formele OR-vergaderingen worden de Artikel 24 onderwerpen als agendapunt opgenomen. De afvaardiging van de Raad van Toezicht kan zelf besluiten of zij bij de overige agendapunten van de formele OR-vergadering aanwezig wil zijn of niet. Er zijn ook afspraken gemaakt inzake het aanschuiven van een 2 e roulerend lid van de Raad van Toezicht en de procedure bij verhindering. In de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) staat vermeld, dat de uitgenodigde leden van de Raad van Toezicht verschijningsplicht hebben bij deze vergaderingen. Ook in 2015 heeft de OR zo een goed inzicht kunnen krijgen in de visie van de Raad van Toezicht op bijvoorbeeld de sluiting van de centrale productiekeuken op de Bloemendal en andere belangrijke onderwerpen voor onze organisatie. De OR kijkt in 2015 terug op nuttige afstemming met de Raad van Toezicht, waar de OR veel van opgestoken heeft en goed van gedachten heeft gewisseld met de afvaardiging van de Raad van Toezicht. In de zomer van 2015 neemt de heer Koeman afscheid van de Raad van Toezicht en dus ook als contactpersoon vanuit de Raad van Toezicht voor de OR. Ter vervanging wordt door de OR de keuze gemaakt voor mevrouw Like Vis als nieuwe contactpersoon vanuit de Raad van Toezicht voor de OR. In de juni-vergadering wordt het jaarverslag van Zorggroep Solis besproken. Eveneens komt dan het OR-jaarverslag aan de orde. In de november-vergadering licht de Bestuurder de Beleids- en Kaderbrief toe aan de OR en geeft hij een vooruitblik op de Begroting. In beide Artikel 24 vergaderingen wordt in ieder geval door de Bestuurder de algemene stand van zaken besproken. In beide vergaderingen, waarin de Art. 24 agendapunten aan de orde komen, worden eveneens afspraken vastgelegd op welke wijze en welke momenten door de Bestuurder de OR betrokken wordt bij advies- en instemmings-plichtige onderwerpen. Dit zijn dan doorgaans de onderwerpen, die ook de goedkeuring van de Raad van Toezicht vergen. Artikel 24 vergadering. Klik op groene pijl om terug te gaan

19 9. Meepraten en meedoen in de OR! Je werkt met hart en ziel in de gezondheidszorg. De ene keer loopt het lekker, de andere keer gaat het minder. Er speelt van alles in de organisatie. Financiële problemen, samenwerking met anderen, gevolgen voor medewerkers. Je wilt graag meepraten. Voor jezelf, maar ook voor collega’s. Wat kun je daaraan doen? Heb je als individuele werknemer invloed op het beleid van zo’n grote organisatie en onderdelen daarvan? Het antwoord? JA. Als lid van de Ondernemingsraad kun je wel degelijk meepraten over en meewerken aan veranderingen. Door krachten te bundelen staan we samen sterk. Blijf dus niet langer aan de zijlijn staan en grijp je kans! De OR is nu voltallig, maar je kunt ook als niet OR-lid een afspraak maken om aan te schuiven in een OR-vergadering over een onderwerp, dat jou bezighoudt. Of je kunt buiten de vergadering om in gesprek gaan met OR-leden. Wat is er te doen als OR-lid? De belangrijkste taken van de OR bestaan uit:  Behartigen van de belangen van alle werknemers  Adviseren van de werkgever op sociaal, organisatorisch en financieel economisch gebied  Instemming verlenen op het gebied van personeelsbeleid en sociaal beleid  Voorstellen indienen bij de werkgever  Toezien dat de CAO afspraken worden nagekomen  Toezien dat alle bepalingen en regels van de Arbowet worden nageleefd en de wetten die daarmee in verband staan zoals bij de Arbeidstijdenwet.  Luisteren naar en informeren van de medewerkers. Je ziet dat er veel werk verzet moet worden, Onze inbreng doet ertoe en wordt serieus genomen. Maar dan moet ons medezeggenschapsorgaan goed bemensd zijn. Voor wat hoort wat: Lid zijn van een OR kost tijd en energie maar daar staat ook iets tegenover:  Je wordt een vastgesteld aantal uren uitgeroosterd voor je OR-werk.  Je hebt recht op tenminste vijf OR-scholings- dagen per jaar.  Je vergroot je betrokkenheid bij de organisatie.  Je kunt een kijkje in de keuken nemen van de Raad van Bestuur en de managers.  Je kunt er héél veel van leren.  Je werkt aan je persoonlijke ontwikkeling. Meer informatie nodig? Neem contact op met de ambtelijk secretaris of een OR-lid.

20 10. Vooruitblik In 2016 starten we met een deels nieuwe OR. De eerste cursus in april zal dan ook in het teken staan van kennismaken en hervormen. Op het moment dat ik dit schrijf, zijn de vier nieuwe leden al geïnstalleerd en succes gewenst. Dit laatste gaan ze nodig hebben, want met alle veranderingen stappen ze in een voortrazende trein. De strategische krimp en reorganisatie zal dit jaar als een rode draad door alle advies- en instemmingsaanvragen lopen. Daar zal een groot deel van onze tijd en energie in gaan zitten. We willen ook graag energie steken in de kanteling (van) werktijden. De medewerker krijgt m.i.v. 2017 inspraak in het vaststellen van werktijden. De ondernemingsraad zal hierover, d.m.v. een enquête en het zelfroosterspel, een beroep doen op jullie. Van jullie willen we horen wat jullie belangrijk vinden bij het opstellen van zo’n kader. Samen met de bestuurder gaan we uiteindelijk het kader vaststellen. Wat de toekomst verder brengt, valt moeilijk te voorspellen. Daarvoor is het vernieuwde zorglandschap nog te veel in beweging. Dat betekent zowel voor de bestuurder als voor de ondernemingsraad meebewegen en inspelen op de veranderingen en daarbij de beste mogelijke keuzes maken. Martine Schenk Voorzitter OR

21 11. Colofon Zorggroep Solis BV Diepenveenseweg 169 7413 AP Deventer Postbus 5014 7400 GC Deventer ondernemingsraadSolis@zorggroepsolis.nl www.zorggroepsolis.nl Voor informatie over het jaarverslag of over de OR: Ambtelijk secretaris OR: Lizzy Kool lizzy.kool@zorggroepsolis.nl De ondernemingsraad van Zorggroep Solis is verantwoordelijk voor de uitgave van het OR-jaarverslag 2015. Teksten: Lizzy Kool. Foto’s: uit archief Zorggroep Solis en door Lizzy Kool.