H7 Organiseren

Wat organiseren Wát moet worden georganiseerd is afhankelijk van de scope en de netwerkplanning: Mensen: de projectmedewerkers Hoeveel Waar Wat moeten ze kunnen Tarieven Hoelang nodig Aantal uren per dag beschikbaar Welke middelen hebben ze zelf beschikbaar Informeren over wat moet worden gedaan Middelen: gereedschap, hulpmiddelen, materieel Materiaal: op het juiste moment, op de juiste plaats in de juiste hoeveelheid Facilitaire zaken voor eten, drinken, omkleden, verschonen Vergunningen om project te mogen uitvoeren

Mobiliseren Organiseren is een logistiek proces Wat en hoeveel moet waar, wanneer en van welke kwaliteit zijn?

Opstarten Met goed voorbereiden wordt geld verdiend Naleveren kost vaak een veelvoud van wat het oorspronkelijk zou kosten Niet alle delen van het project lopen volgtijdelijk en sommige zaken moeten langer vooraf geregeld worden vanwege levertijd Communiceer wie, welke bevoegdheden heeft Zorg ervoor dat partijen elkaar op tijd informeren over wat, wanneer nodig is

Inkoopcontracten Geld is niet alleen uitgaven maar ook loonkosten en andere kosten Leg duidelijke afspraken met toeleveranciers schriftelijk vast Neem toeleveranciers serieus Als contracten uit de kast moeten komen is er stront aan de knikker

Voorbereiden afronden met projectplan Achtergrond Scope Structuur Planning Risico’s Communicatie en rapportage

Projectplan In eerste instantie voor jezelf Ten tweede voor je projectteam en de deelprojectleiders Ten derde voor de projectmedewerkers Enkele delen zijn dynamisch: Planning Projectkaart Risico analyse Dit dynamische deel gesplitst up-to-date houden en verspreiden

Communicatieplan Projectachtergrond Initiële business case Projectdoelen Stakeholdersanalyse Projectkaart Communicatieschema Haalbaarheid

Kwaliteitsplan Kwaliteitseisen Bewaking kwaliteit Kwaliteitsmeting

Veiligheidsplan Veiligheid risico analyse

Risicomanagementplan Risico analyse

Projectstructurering Scope Resultaten/eindproducten, mijlpalen Work Breakdown Structure Projectorganisatiestructuur Benodigde resources

Fasering Managementfasering met no/no go momenten Projectfasering/ technische fasering

Initieel projectplan Balkenplanning Netwerkplanning Deadlines

Projectcontrolplan Beheersplan Rapportages

Financieel plan Geldbeheersing, in- en uitgaande geldstromen en kosten Financieringsplan, evenwicht ingaande en uitgaande stromen bewaken

PSU project start up Kick off met alle betrokkenen projectplan doornemen Mobiliseren van projectmedewerkers

Valkuilen Als je niet duidelijk vertelt wat moet worden gedaan, doet men niet wat moet worden gedaan Ingehuurde medewerkers zijn niet automatisch intrinsiek gemotiveerd Materiaal is niet onbeperkt op voorraad De planning van de opdrachtgever kan wijzigen en werkzaamheden van derden kunnen uitlopen Goedkoop inkopen is vaak voor korte termijn interessant. Logistieke taken moeten worden nagekomen Leveranciers en onderaannemers hebben hun eigen verantwoordelijkheden. Check daarom regelmatig de voortgang Ook goed gemotiveerde mensen zien niet altijd wat er gedaan moet worden