PARTNER IN AUTOMATISERING

GESCHIEDENIS C&C kiest Progress 4GL technologie Start ontwikkeling DynIris OpenEdge 10 Verhuis Ambachtstraat, Oudenaarde Eerste commercialisering IRIS ERP Verhuis Bruwaan, Oudenaarde

KERNACTIVTEIT SOFTWARE HARDWARE Commerciële administratie E-commerce Document Management Workflow Management Contact Management / CRM Diverse ontwikkelingen op maat van de klant Behoefteanalyse Installatie Support Onderhoud Boekhouding Financiële administratie

PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES

Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

DIAS postregistratie - Inkomend - Uitgaand DIAS digitaal documentbeheer - Papier - Digitaal - Inkomend - Uitgaand DIAS complete afhandeling van digitale documenten 3 IMPLEMENTATIE NIVEAU’S

BASIC: POSTREGISTRATIE Inkomende / uitgaande postRegistratie poststukOpslag van postregister in DIASVerdere verwerking op papier

DIAS postregistratie - Inkomend - Uitgaand DIAS digitaal documentbeheer - Papier - Digitaal - Inkomend - Uitgaand DIAS complete afhandeling van digitale documenten 3 IMPLEMENTATIE NIVEAU’S

DOCUMENT INVOER PAPIER Inkomende / uitgaande postRegistratie + scanning poststuk Opslag in DIAS

Aandachtspunten:  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer KEUZE DOCUMENTSCANNER

Functies van de barcode:  Barcode als documentseparator  Barcode voor herkenning documenttype  Barcode voor flowinformatie  Barcode voor automatische afhandeling BARCODE HERKENNING

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE

DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Gemarkeerde tekst Koffie vlekken gekleurde background Doorslagen handschrift Dot Matrix Text Low Contrast Logo

Image File Size = 213 KB Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

REGISTRATIE SCAN

REGISTRATIE SCAN DOCUMENTTYPE

DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE SCAN

DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE SCAN

DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE SCAN

DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE SCAN

DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING REGISTRATIE SCAN

OMSCHRIJVING CONTACT DOCUMENTTYPE REGISTRATIE SCAN

BIJKOMENDE METADATA OMSCHRIJVING CONTACT DOCUMENTTYPE REGISTRATIE SCAN

FLEXIBELE OPBOUW

DOCUMENT INVOER DIGITAAL PAPIER Inkomende / uitgaande postRegistratie + scanning poststuk Digitale documenten zoals s, MS Word, MS Excel, foto’s, PDF, etc. Centraal bewaren in DIAS

DIAS INTEGRATIE MS Office Fax WebSoftware app.Telefonie Andere applicaties Applicaties gebaseerd op XML CTI-

Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande s  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL Microsoft Word knoppenbalk  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

INTEGRATIE FAX

INTEGRATIE WEB

INTEGRATIE ANDERE SOFTWARE

INTEGRATIE TELEFONIE

BIJKOMENDE METADATA OMSCHRIJVING CONTACT DOCUMENTTYPE REGISTRATIE DIGITAAL DOC.

DOCUMENT INVOER DIGITAAL  Werkstations  Intranet  Internet  Mobiel / PDA  Citrix / VPN  Printer  Fax   CD-ROM  DVD  Tape  WORM INPUT OUTPUT PAPIER Inkomende / uitgaande postRegistratie + scanning poststuk Digitale documenten zoals s, MS Word, MS Excel, foto’s, PDF, etc. Centrale bewaren in DIAS

CENTRAAL ZOEKSCHERM zoeken resultaat workflow

 Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Toevoegen aan favoriete documenten  Document versturen ( / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

VERSIEBEHEER

DIAS postregister DIAS digitaal documentbeheer 1. Papier 2. Digitaal 3. Inkomend - Uitgaand DIAS complete afhandeling van digitale documenten 3 IMPLEMENTATIE NIVEAU’S

DOCUMENT INVOER DIGITAAL INPUT VERWERKING PAPIER

EEN FLOW CREËREN

AUTOMATISCHMANUEEL FACTUUR UITNODIGING WORKFLOW JosElkeJan JosElkeJanPiet voorgedefinieerde flow

SERIEELPARALLEL DOCUMENT WORKFLOW Jos Elke Jan JosElkeJan

< > VERWERKING AANKOOPFACTUUR

Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

DIAS OVERZICHT Boekhouding / ERP Telefonie Digitale fax Website Scanner Andere toepassingen Multimedia Gebruiker

Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Wagenpark Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

DEMO

 Tijd besparen  Routine automatiseren  Meer uniformiteit en transparantie  Security  Snellere dienstverlening  Ruimte besparen VOORDELEN EDM

 Integratiemogelijkheden  Combinatie met workflow en CRM  Maximale parametrisatie  Gebruiksvriendelijk  Onderhoudsvriendelijk  Ondersteuning (helpdesk, service engineers,...)  Groeipotentieel VOORDELEN DIAS