PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte.

Presentatie over: "PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte."— Transcript van de presentatie:

1 PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte

2 Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

3 WWW.DIAS.BE MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

4 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

5 WWW.DIAS.BE WELKE DOCUMENTEN? CMR’s Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie E-mails …

6 Digitaal beheren en archiveren van personeelsdossiers

7 WWW.DIAS.BE Gepersonaliseerde loopbaan begeleiding Loopbaan beëindiging (pensioen / ontslag) Werving / selectie Loopbaan LOOPBAANTRAJECT

8 WWW.DIAS.BE PERSONEELSADVERTENTIES

9 WWW.DIAS.BE SOLLICITATIEBRIEVEN

10 WWW.DIAS.BE ARBEIDSOVEREENKOMST

11 WWW.DIAS.BE WERKNEMERSFICHE

12 WWW.DIAS.BE DIMONA-AANGIFTE

13 WWW.DIAS.BE RSZ KWARTAALAANGIFTE

14 WWW.DIAS.BE OPLEIDING

15 WWW.DIAS.BE VERZEKERINGEN

16 WWW.DIAS.BE BEDRIJFSWAGENS

17 WWW.DIAS.BE ALGEMENE DOCUMENTATIE

18 WWW.DIAS.BE SJABLONEN

19 WWW.DIAS.BE VERLOFAANVRAGEN

20 WWW.DIAS.BE ZIEKTEBRIEFJES

21 WWW.DIAS.BE ISO PROCEDURE

22 WWW.DIAS.BE  Elektronische aangifte van een arbeidsongeval  Onkostennota’s  Functieomschrijvingen  Foto’s  Evaluatieverslagen  Bevallingsverlof, ouderschapsverlof, etc.  Extern selectiekantoor / interim kantoor ... ANDERE DOCUMENTTYPES

23 WWW.DIAS.BE COMMUNICATIEMEDIA Personeelsadvertenties Sollicitatiebrieven Werknemersfiches Dimon-aangiften RSZ kwartaalaangiften Opleiding Verzekeringen Bedrijfswagens Algemene documentatie Ziektebriefjes Onkostennota’s Foto’s Functieomschrijvingen Evaluatieverslagen...

24 WWW.DIAS.BE DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-

25 WWW.DIAS.BE Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN

26 WWW.DIAS.BE DIAS = scanner onafhankelijk  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer SCANNING

27 WWW.DIAS.BE Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling BARCODE HERKENNING PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

28 WWW.DIAS.BE OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

29 WWW.DIAS.BE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE

30 WWW.DIAS.BE DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

31 WWW.DIAS.BE Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande e-mails  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

32 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE MS WORD / EXCEL  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk

33 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

34 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE FAX

35 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE WEB

36 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

37 WWW.DIAS.BE INTEGRATIE TELEFONIE

38 WWW.DIAS.BE Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Vacature- databank Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

39 WWW.DIAS.BE DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

40 WWW.DIAS.BE FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

41 WWW.DIAS.BE GERELATEERDE DOCUMENTEN

42 WWW.DIAS.BE VACATUREDATABANK

43 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

44 WWW.DIAS.BE DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Genereren van formulieren  Document versturen (e-mail / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

45 WWW.DIAS.BE VERSIEBEHEER

46 WORKFLOW

47 WWW.DIAS.BE INTERACTIE Algemeen Management Personeelsdienst Medewerker 1Medewerker 2Medewerker 3 VerkoopafdelingKwaliteitsdienstFinanciënIT afdeling

48 WWW.DIAS.BE Belangrijkste functionaliteiten:  Goedkeuring vragen  Instellen van deadlines  Toekennen van status  Digitaal handtekenen  Automatische of manuele workflow  Seriele of parallelle workflow  Workflow op basis van condities WORKFLOW

49 WWW.DIAS.BE EEN FLOW CREËREN

50 WWW.DIAS.BE AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet

51 WWW.DIAS.BE SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan

52 WWW.DIAS.BE Geweigerd VERWERKING MET CONDITIES  Goedgekeurd

53 WWW.DIAS.BE Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

54 CENTRAAL ADRESSENBEHEER

55 WWW.DIAS.BE ADRESSENBEHEER

56 WWW.DIAS.BE FLEXIBELE INTERFACE

57 WWW.DIAS.BE AGENDABEHEER

58 WWW.DIAS.BE - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

59 WWW.DIAS.BE DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax  E-mail  Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

60 WWW.DIAS.BE CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD

61 WWW.DIAS.BE  Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

62 WWW.DIAS.BE SECURITY  Wie mag documenten - inkijken - wijzigen - versies maken  Beveiliging op diverse niveau’s - gebruiker - documenttype - individueel document -...  Documenten zijn onuitwisbaar

63 WWW.DIAS.BE PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES

64 WWW.DIAS.BE