Projectmanagement Auteur: Roel Grit www.roelgrit.nl Zelfstudie Hogeschool Drenthe Auteur: Roel Grit www.roelgrit.nl Zelfstudie 4 x bijeenkomst Projecten Projecthandboek Plannen Opdrachten Plan van aanpak Vragen maken

Soorten werkzaamheden

Projecteigenschappen Wat is een project? Projecteigenschappen (Duidelijk) eenmalig doel Een project moet worden opgestart Een project heeft een opdrachtgever Meestal multidisciplinair Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum Eigen (vast) budget Eigen projectorganisatie Een project moet je creëren!!

Principes projectmatig werken Eerst denken, dan doen! Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor. Werken van grof naar fijn: d.w.z. Top-Down werken. Dus eerst de grote lijnen, dan de details!

Faseren van een project En waarom? Vraag: Waarom wordt fasering toegepast?

De 6 alternatieve fasen van een project  Enthousiast begin Diepe teleurstelling Ongebreidelde paniek Zoektocht naar de schuldige Straffen van de onschuldige Belonen van de verkeerde

Het project en de buitenwereld Ext. Opdrachtgever Leveranciers Consultants Klanten Overheid Referentiegroep Projectleiders Werkgroepleiders Secretaris Archivaris Projectleden Interne opdrachtgever Afdelingen Andere projecten Directie Moeder organisatie Projectgroep Buitenwereld Uitwisseling van: - Informatie - Geld - Middelen - Mensen

Projectorganisatie Stuurgroep Beheersen meerdere projecten Informatie-uitwisseling Bestaat uit directielid + projectleiders Werkgroep Uitvoering deeltaken Bestaat uit projectleden Samenwerking

Matrixorganisatie Maximaal ingericht op projectmatig werken Projectgroepen worden uit afdelingen samengesteld

Mislukken van projecten Een succesvol project Levert het juiste projectresultaat Kost niet meer dan afgesproken Wordt op tijd opgeleverd Bij een mislukt project wordt aan één of meer van deze punten niet voldaan. Vraag: Waardoor mislukken projecten?

Het beheersen van een project Hoe houd ik mijn project onder controle? Welke afwijkingen van de specificaties zijn acceptabel? Meetbare criteria Interne en externe samenwerking, toewijzing van taken en verantwoordelijkheden, besluitvorming, organisatie van vergaderingen TGKIO-factoren

Hoe organiseer ik een project? Het Plan van Aanpak inhoudsopgave De achtergronden Doelstelling De projectopdracht Projectactiviteiten Projectgrenzen De producten Kwaliteit De projectorganisatie Planning Kosten en baten Risico-analyse PvA Bij een groot project moet je vooraf verplicht een plan van aanpak maken! Meestal doet de project- leider dit.

Planning (van een automatiseringsproject)

? Doel planning Doel van een planning 25-4-2017 Doel planning Doel van een planning Wie? Wat? Wanneer? Plan ning Organiseren van het werk van de projectmedewerkers Vaststellen totale projecttijd Vaststellen van de gevolgen van een vertraging Vaststellen van de kosten van het project Bewaken van de voortgang en de kosten ? Wat moet je weten om te kunnen plannen? Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten? Lange termijn planning

Planning - opstellen Opstellen planning Verzamelen gegevens Opsporen activiteiten Schatting tijdsduur van elk Vaststellen afhankelijkheden Wie moet activiteit uitvoeren? Netwerkplanning (Pertchart, CPM-chart) Analyseren gegevens Opstellen netwerkplanning Vaststellen kritieke pad Maken strokenplanning Strokenplanning (Barchart, Ganttchart)

Uitwerking voorbeeld Netwerkplanning = Pert chart Kritieke pad = 14 25-4-2017 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen 6 C Leveren CV ketel 5 D Leveren radiatoren E Installeren radiatoren F Installeren CV ketel C, B G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G Netwerkplanning = Pert chart Uitwerking voorbeeld Kritieke pad = 14 B=6 A=2 F*=2 C=5 F*=2 H*=2 G*=4 D=2 E=2 H*=2 G*=4 Strokenplanning Speling = marge As soon as possible = ASAP ALAP Must start on Milestones Resources A=2 = Gantt chart 5 10 8 14 2 12 B=6 G*=4 C=5 speling H*=2 D=2 F*=2 speling E=2 speling D, E

Het kritieke pad Is die serie activiteiten die de mimimale tijdsduur bepaalt van het hele project Als 1 van deze activiteiten (een z.g. kritische activiteit) vertraging oploopt, dan is het gehele project vertraagd

Managementsamenvatting Verantwoording & conclusies Aanbevelingen & beslispunten verleden toekomst Afgesloten project of fase Management samenvatting Exploitatie project of volgende fase Tijd

Doelen/opdrachten moeten SMART zijn Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar & Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Met Uitdagend wordt het USMART U: ook nog uitdagend De levering van onze producten moet worden verbeterd. Ik wil gezonder leven.

Time management Matrix Dringend Niet dringend Activiteiten Crises Urgente problemen Projecten met deadline Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderzoeken Belangrijk Activiteiten Interrupties Sommige telefoontjes Sommige post & rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tov anderen Activiteiten Beuzelarijen Sommige telefoontjes Sommige post Tijdverdrijf Aanstaande kwesties Plezierige activiteiten Niet Belangrijk