Agenda Inleiding en Lagerhuis: Proces management en proces keten optimalisatie gaat ons helpen inzicht te krijgen in de impact van toekomstige veranderingen. Wie is Mavim Wat is de impact van goed informatie management Hoe kan het Mavim Rules software uitgelegd worden

V S T O Wet & regelgeving Beleid, Visie & Strategie Afspraken en SLA’s Mensen Toezichthouders Externe Auditors Processen Systemen Normen & Waarden Prestatie-indicatoren V Normeringen Het verkrijgen van de juiste informatie is echter een complexe aangelegenheid. Informatie is verspreid over mensen, processen en systemen. Daarbij heeft men te maken met de verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) die elk vanuit een ander perspectief of behoefte informatie benadert en vastlegt. Tevens is in een gemiddelde organisatie de informatie verspreid in diverse documenten en systemen en is hier onderling geen samenhang of consistentie. Tenslotte heeft een organisatie te maken met allerlei interne factoren zoals beleid, richtlijn en prestatieindicatoren. Maar ook met externe factoren zoals wet en regelgeving, toezichthouders, normeringen. Dit heeft grote invloed op de wijze waarop informatie tot stand komt of aan moet voldoen..

Inleiding Effectief en sociaal verantwoord bezuinigen met behoud van kwaliteit, hoe kan dat samen? Bij welke processen zijn uw medewerkers betrokken? Doen wij dingen goed en efficiënt of zijn er mogelijkheden tot verbeteren? Welke systemen of materialen gebruiken wij eigenlijk? Weet u wat er binnen uw organisatie eigenlijk allemaal gedaan wordt en door wie? Wie doet nu eigenlijk wat en is waar verantwoordelijk voor? Hoe kan ik dit meetbaar maken? Waarmee worden taken gedaan, afgehandeld en hoe overgedragen? En wanneer is een taak afgerond? Doen wij zaken dubbel of helemaal niet?

Stellingen (lager huis): Onderwijs is klaar voor verandering Onderwijs kan anders georganiseerd worden Onderwijs is al (proces) volwassen Er is hoge mate van inzicht in de impact van veranderingen Culturele aspecten houden ons tegen goed met verandering om te gaan Onze AO / IC organisatie ondersteund efficiënt en effectief het primaire proces? Wij kunnen eenvoudig sturen zonder problemen

Over: Filmpje Wij richten ons met onze software op organisaties die voor een grote verandering staan. (klik) Als uw organisatie aan de vooravond van grote veranderingen staat, heeft onze software een grote waarde voor U.

Mavim, de organisatie i Mavim staat voor methodische aanpak voor informatie management. De nadruk ligt op Informatie management……

Goed managen van informatie is de sleutel voor de business om te kunnen omgaan met veranderingen. ….want, in onze visie kan een organisatie alleen veranderen indien men over de juiste informatie beschikt. Informatie en kennis moet tenslotte leiden tot verbetering van de resultaten en is daardoor de sleutel tot verandering.

Essentie van “het procesdenken” “5 kolommen model” 4 2 1 3 5 Afdeling X Afdeling Y Afdeling Z Start Start Verander Verander Input Output Stop Stop

Taken & Processen Taakoptimalisatie Afdeling Y Afdeling Z Afdeling X Proces/Keten management Pr oc es op t i m a l i s a t i e Afdeling Y Afdeling Z Afdeling X Taakoptimalisatie

Geen inzicht is niet kunnen sturen Een goed georganiseerde bedrijfsvoering is met name borging van continuïteit en kwaliteit Strategie is enkel uit te voeren als je mét inzicht kunt sturen met behoud van continuïteit en kwaliteit! ….want, in onze visie kan een organisatie alleen veranderen indien men over de juiste informatie beschikt. Informatie en kennis moet tenslotte leiden tot verbetering van de resultaten en is daardoor de sleutel tot verandering.

Proces en Informatie Management Mavim, de organisatie Opgericht 1990 Software voor Proces en Informatie Management +/- 70 medewerkers Mavim is opgericht in 1990. Al meer dan 20 jaar zijn wij actief op het gebied van softwareontwikkeling.

Mavim, de organisatie 1.000+ +/- 2000 Klanten 10.000 Proces beheerders 1.000.000 Eindgebruikers +/- 2000 Studenten En onze software wordt door meer dan 1000 organisaties, 10000 power-users en 1 miljoen gebruikers, wereldwijd in verschillende branches en voor verschillende doeleinden gebruikt.

Mavim, de organisatie Service Microsoft & Support Network Mavim Partner Network Microsoft Gold Partner Technologie partner Solution partner Consulting partner Wij streven er naar gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen die door middel van onze hoogwaardige consultancy en trainingsdiensten, eenvoudig in uw organisatie én binnen een korte tijd in gebruik genomen kan worden.

Waarom Processen? Verbeteren van de kwaliteit van diensten of producten. Optimaliseren van processen. Inzicht in wettelijke kaders en risico’s. Om de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren, processen te optimaliseren, risico’s en de wettelijke kaders inzichtelijk te hebben…..

niet consistente informatie ! Klassieke situatie Geen samenhang Erg Risicovol niet consistente informatie ! Losbladig systeem Verspreid over schijven, intranet, portals, etcetera. Ongetwijfeld goed bedoeld alleen ook problematisch in verband met veranderingen. Een verandering in een formulier zonder communicatie naar gebruikers houdt in dat uw ISO of uw systeem niet meer klopt. Mensen slaan regelmatig gebruikte documenten al snel op hun eigen harde schijf op of printen het formulier regelmatig in grotere hoeveelheden uit. Resultaat is dat in de gehele organisatie OEI gedrag kan gaan ontstaan.

Werkinstructie en activiteit Inzicht in informatie Werkinstructie en activiteit Documenten Processen Betrokkenen Systemen ..... heeft men inzicht nodig in activiteiten, processen, betrokkenen, ondersteunende systemen en documenten en feitelijk alles dat de organisatie bestuurt. Dit is veelal al ergens in de organisatie vastgelegd echter onsamenhangend, niet consistent en in vele losse documenten en systemen opgeslagen. Onze software richt zich erop om dit geheel aan informatie samen te brengen en met elkaar te verbinden en het inzicht te bieden hoe de organisatie nu werkelijk werkt om zodoende binnen de organisatie de juiste veranderingen te kunnen bepalen.

Mavim Rules software concept Wat behelst ons softwareconcept?

Structureren en Modeleren Wat? Wie? Waarmee? Waar? Wanneer? Waarom? Zodra de informatie is gecentraliseerd binnen de Rules ontwikkelomgeving, kan de informatie-ontwikkelaar starten met het organiseren van de informatie. Met Rules kan informatie eenvoudig gestructureerd, gecategoriseerd en ontdubbeld worden zodat er een consistent en duidelijke getypeerde informatiebron beschikbaar is voor de verdere modelleerwerkzaamheden van de projectgroep. In de categorie “wie” zetten we bijvoorbeeld alle functies, medewerkers en rollen. En onder de “waarmee” bijvoorbeeld de voor het proces benodigde documenten en applicaties. Binnen de database kunnen op eenvoudige wijze informatieonderdelen toegevoegd worden en ook deze worden weer geborgd en opgeslagen in de structuur van de Rulessoftware.

Twee onderdelen Rules Ontwikkelaar Rules Publicatie Het Mavim Rules softwareconcept bestaat uit 2 onderdelen Enerzijds bieden wij de Rules ontwikkelomgeving. Deze wordt gebruikt in het kader van verbetertrajecten door medewerkers die de informatie moeten ontwikkelen. Dit zijn veelal kwaliteit, proces, risico, informatie en compliance managers. Anderzijds bieden we de Rules Publicatieomgeving aan waar deze informatie ontwikkelaars hun informatie naar toe kunnen publiceren zodat het geraadpleegd kan worden door de medewerkers in de organisatie.

Publiceren, Communiceren Rules Ontwikkelaar Rules Publicatie De Publicatieomgeving biedt verder faciliteiten om de medewerkers op de gepubliceerde informatie feedback te kunnen laten geven aan de informatie ontwikkelaars. Daarmee beschikt de organisatie over een interactief en continue verbetercyclussysteem. Verandering en verbetering is tenslotte een continue proces. (next slide)

Verzamelen en hergebruik van informatie Rules Ontwikkelaar De informatieontwikkelaars kunnen starten met het verzamelen van de informatie die reeds in de organisatie aanwezig is. Dit kunnen allerlei office-achtige documenten zijn met proces gerelateerde informatie,  zoals Word, Visio en Excel. Maar ook primaire systeembronnen zoals databases of de active-directory van de organisatie met alle functies en medewerkers die benodigd zijn bij het modelleren van de processen, kunnen worden geïntegreerd.

Relateren en verbinden van informatie Externe Documenten Wet & Regelgeving Systemen & Applicaties Risico’s & Beheersmaatregelen Rollen & Functies Om uiteindelijk tot het benodigde inzicht en overzicht te komen om te kunnen veranderen, is het leggen van relaties en verbanden tussen de verschillende informatieonderdelen. Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel in de Rules-software. Met Rules kan feitelijk elk onderdeel gerelateerd worden met elkaar: Een procesactiviteit kan worden gerelateerd met actoren, ….maar ook met risico’s en beheersmaatregelen …of de ondersteunende applicatiefuncties. Daarnaast kan er aangeven worden welke regelgeving van toepassing is op het proces…. …en tenslotte kunnen procesondersteunende werkdocumenten, die elders op het netwerk staan opgeslagen, worden gekoppeld.

Modelleren en beschrijven: Visio/Word integratie Integratie word en visio

Structuur en verbanden Relateren van informatie - boomstructuur Processen Waarmee, Wie, Waar, Wanneer, Waarom Proceseigenaar Beslisser

Analyseren, inzicht en overzicht (Automatisch te genereren) Direct inzichtelijk waar eventuele knelpunten liggen

Proces ten opzichte van Normeringen

Analyseren, inzicht en overzicht, Risico’s en maatregelen Vanuit de Risico’s gegenereerd Vanuit de Maatregelen gegenereerd

= Inzicht = Kennis = Macht = Management S T O En met behulp van de verschillende inzicht- en overzichtsmogelijkheden van Rules, kan vanuit een verschillend perspectief de informatie bekeken worden..

Procesmodellen Praktische voordelen Snelle start Eenvoudig aan te vullen met bedrijfsspecifieke data Te koppelen, verbinden met alle andere afdelingen zoals Finance, IT, inkoop, HR etc. Verandering van de methode van samenwerking Borging op uniforme wijze Eenduidig beleid en sturing op verbetering

Vragen? Ik hoop u zojuist een beeld te hebben gegeven van onze organisatie en de mogelijkheden die onze software biedt.