Rekenkamer West-Brabant Presentatie onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 13 januari 2009

Onderzoeksvragen In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid qua opzet, bestaan en werking toereikend vanuit een oogpunt van doelmatigheid? In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid qua opzet, bestaan en werking toereikend vanuit een oogpunt van doeltreffendheid? Wordt gewerkt conform wet- en regelgeving en de vastgestelde richtlijnen? Zijn in het kader van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoende maatregelen getroffen om de integriteit van het opdrachtgeverschap te borgen?

Onderzoeksaanpak Uitgavenanalyse. Onderzoek gemeentelijke documenten. 9 interviews (11 medewerkers). Juridisch dossieronderzoek aanbestedingen: –Electriciteit (gezamenlijk met 12 andere gemeenten) –Organisatie van sportevenementen –Reiniging van gebouwen –Beplanten en onderhouden groengebieden –Renovatie zwembaden (toegevoegd/beperkt)

Conclusies doelmatigheid (kwaliteit van het inkoopproces) Inkoopproces is per saldo onvoldoende georganiseerd. De belangrijkste verbeterpunten hebben betrekking op: –Het formuleren van concrete inkoopdoelstellingen. –Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gedateerd. –Invoeren van systematisch leveranciersmanagement. –Verder vergroten betrokkenheid inkoopspecialisme (o.a. bij selectie van leveranciers en specificatie van behoefte). –Gecoördineerde inkoopmodel is niet duidelijk geïmplementeerd. –Ontbreken contractbeheer. –Kwaliteit deelproces ontvangst goederen en diensten. –Het opstellen van inkoopplannen en het monitoren van de mate waarin deze plannen gerealiseerd worden.

Conclusies doeltreffendheid 13% van leveranciers = 80% beïnvloedbaar inkoopvolume. 22% van leveranciers = 80% facturenstroom. Besparingspotentieel rekenkundig vastgesteld. In aantal segmenten indicaties dat besparingen mogelijk zijn. (Nog) geen goed inzicht in lopende contracten. Besparingen mogelijk door efficiëntere inrichting facturenstroom. Er zijn weliswaar uitgangspunten geformuleerd op het gebied van duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar dat daar in de praktijk slechts in zeer beperkte mate op systematische wijze uitwerking aan wordt gegeven.

Conclusies rechtmatigheid Geen van de beoordeelde aanbestedingsdossiers wordt aangemerkt als onrechtmatig. Wel bevatten de dossiers tekortkomingen. Inkoop wordt bij lang niet alle trajecten betrokken (mede veroorzaakt door afwezigheid inkoper).

Conclusies integriteit In het onderzoek zijn geen feiten geconstateerd die aanleiding geven tot twijfels omtrent de integriteit. Wel wordt geadviseerd om met het oog op de borging van integriteit enkele aanvullende afspraken op te nemen in de opzet van het inkoopproces.

Belangrijkste verbeterpunten (1) Geadviseerd wordt de regie van het college en het management op een systematische ontwikkeling van de inkoopfunctie te bevorderen door: −In de jaarlijks op te stellen inkoopplannen concrete inkoopdoelen op te nemen m.b.t. te realiseren besparingen op het inkoopvolume, verbeteringen in het inkoopproces, reductie van het aantal leveranciers, reductie van het aantal facturen. −De voortgang te monitoren, analyseren en rapporteren.

Belangrijkste verbeterpunten (2) De opzet en werking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is één van de kernpunten in de bedrijfsvoering van de gemeente. Met het oog op de kaderstellende en controlerende rol van de raad wordt geadviseerd om in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting de hoofdlijnen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de ontwikkeling van de inkoopfunctie c.q de (SMART) geformuleerde doelen te benoemen, en in de bestuursrapportages en het jaarverslag in hoofdlijnen verslag te doen van de realisatie.

Belangrijkste verbeterpunten (3) Geadviseerd wordt in het inkoopproces z.s.m. verbeteringen door te voeren m.b.t. −Het actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. −Invoeren van systematisch leveranciersmanagement. −Verder vergroten betrokkenheid inkoopspecialisme (o.a. bij selectie van leveranciers en specificatie van behoefte). −Gecoördineerde inkoopmodel duidelijker implementeren. −Opzetten contractbeheer (kwaliteit deelproces evaluatie en beheer). −Kwaliteit deelproces m.b.t. ontvangst goederen en diensten. −Het opstellen van inkoopplannen en het monitoren van de mate waarin deze plannen gerealiseerd worden.

Belangrijkste verbeterpunten (4) Nadere analyse besparingspotentieel segmenten met indicatie ‘hoog’. Doelstellingen duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen vertalen naar concrete criteria implementeren in de organisatie. Ter verdere borging van de integriteit wordt geadviseerd om: –Het onderwerp integriteit (waaronder integriteit in relatie tot opdrachtgeverschap) structureel op te nemen in de functionerings- en beoordelingsgesprekken en het werkoverleg. –Processen zodanig in te richten dat steeds invulling wordt gegeven aan het “4-ogen” principe.

Afsluiting VRAGEN?