Informatiesessie evenementenbeheer 1 juni 2015

Topics Inleidend woordje Even voorstellen Wanneer een evenement aanvragen Hoe een evenement aanvragen: het aanvraagformulier Formulier ingevuld. En nu? Uitleenmateriaal Mogelijkheden om evenement te promoten Een inplantingsplan maken: ‘t is nie moeilijk, ‘t is gemakkelijk De geluidsnorm / De geluidsbegrenzer / Getuigenis Vragen gesteld via het inschrijvingsformulier Nuttige informatie Afsluitend woordje

Even voorstellen Hans Rombouts, sectormanager vrije tijd Coördinerende rol over vrijetijdsdiensten (+ dienst welzijn en preventie) Overkoepelende thema’s die meerdere vrijetijdsdiensten aangaan (besparingen, kunstencampus, standbeeld Rik Van Looy, vrijwilligersbeleid, evenementen) Doel verbeteringsproject evenementenbeheer –Duidelijkheid: wanneer aanvragen, wanneer niet? –Eén invulformulier in plaats van versnipperde formulieren –Eenduidige werkstroom voor behandelaars (oa sjablonen) –Aspect veiligheid in de procedure borgen –Volledige databank met alle voordelen (oa operationele rapportage als beleidsondersteunende rapportages) –Kostprijs = 0 €

Wanneer evenement aanvragen? Uit verschillende (niet steeds op elkaar afgestemde) wetgevingen getracht simpele beslissingsboom op te stellen die meestal duidelijkheid schept Aub: 30 dagen-regel respecteren! –Kwalititeitsvol behandelen dossier Inschatten veiligheid Opvragen verschillende adviezen/standpunten ivm gevraagde ondersteuning –U bent niet de enige die een aanvraag doet De beslissingsboom

De beslissingsboom in woorden Indien de organisator een evenement ontplooit en daarbij openbare ruimte inneemt of iets organiseert voor het ruime publiek waarbij elektronisch versterkte muziek wordt geproduceerd luider dan 85 dB en/of een activiteit ontplooit in een ruimte die hiervoor niet gangbaar is (toneelvoorstelling in een oude fabriekshal, iets in openlucht), dan moet de organisator het formulier invullen Oefeningen –Quiz in ‘t Hof –Bedrijfsfeestje op terrein van bedrijf met optreden Milk Inc voor alleen medewerkers van het bedrijf –Culinaire familiedag voor Herentals en omgeving op de Grote Markt MAAR tot maximaal 85 dB –Op de hoek van de straat onaangekondigd wat onversterkt liedjes spelen of circuskunsten vertonen

Het aanvraagformulier Alle mogelijke ondersteuning opvraagbaar via één formulier –Vormt handige checklist –‘Waar wat aanvragen?’ is niet meer relevant voor organisator Verplichte velden beperkt: Wie - Wat - Waar - Wanneer - Hoeveel mensen - Geluidsniveau - Gedragscode Uitklapstructuur zodat invulvelden enkel zichtbaar worden indien relevant Vormt de start van onze werkstroom Het formulier

Het formulier: dit nog… We bieden enkel een online formulier aan! Bij gebrek aan kennis om hier mee om te gaan, kunnen de dossierbehandelaars ondersteunen Beperkingen –Aanvullen gespreid in tijd  (nog) niet mogelijk Dossierbeheerder kan dit wel (toegang tot alle formulieren). Voor grotere evenementen kan latere informatie bezorgd worden via mail aan dossierbeheerder die het formulier aanvult –Vroeger ingegeven evenement kopiëren naar nieuwe aanvraag en datum van nieuwe aanvraag aanpassen  (nog) niet mogelijk –Afvalcontainers (nog) niet geïntegreerd in het formulier

Formulier ingevuld. En nu? –Ambtenaar noodplanning analiseert risico en geeft een ‘code’ waaraan nodige voorwaarden/acties zijn gekoppeld –Eén dossierbehandelaar die alle antwoorden bij verschillende diensten verzamelt + indien nodig collegebeslissing voorbereidt + geïntegreerd antwoord opstelt –Formulier wordt aangevuld door diensten  database –Antwoord: streefdoel is twee à drie weken. Indien langere doorloop nodig: mail aan organisator Toelating (met voorwaarden en opsomming alle toegekende ondersteuning + wat moet u nog doen) Weigering

Uitleenmateriaal Mogelijkheid om gewenst materiaal tot één maand vóór startdatum evenement te vervolledigen Gedetailleerde controle vóór en na is niet haalbaar. –Huidige situatie Defect materiaal wordt onderaan in de stapel gestoken Zeker niet communiceren (wie moet dan betalen?) Gevolg: late detectie + verschillende gebruikers worden er mee geconfronteerd –Gewenste nieuwe situatie Bij het opstellen (vóór start evenement) merkt u defect materiaal op U mailt (vóór start evenement) naar indien mogelijk met opsomming defect U biedt het defect materiaal afzonderlijk aan De herstelling/vervanging wordt u NIET aangerekend Gevolg: vroege detectie + kans op confrontatie met defect materiaal daalt

Mogelijkheden om evenement te promoten Digitale infoborden via het aanvraagformulier

Een inplantingsplan maken: ‘t is nie moeilijk ‘t is gemakkelijk Demo door ambtenaar noodplanningDemo Enkele uitgewerkte voorbeelden: –Voorbeeld 1Voorbeeld 1 –Voorbeeld 2Voorbeeld 2 –Voorbeeld 3Voorbeeld 3 Handleiding

De geluidsnorm Wetgeving (elektronisch versterkte muziek) –85 dB  geen randmaatregelen nodig –95 dB  constante geluidsbewaking of geluidsbegrenzer –100 dB  registratie geluidsniveau/aanbieden oordoppen Zorg voor rustmomenten / geluidsarme plekken

De geluidsbegrenzer Aangekocht in 2011 Wijziging wetgeving geluid 1 januari 2013 Geluidsbegrenzer is strenger dan de nieuwe norm van 95 dB(A) LAeq,15min (gemiddeld geluidsniveau over 15 minuten) Praktijk –Uitlenen maar niet aansluiten –Uitlenen en loskoppelen Wens van organisatoren om geluidsbegrenzer te houden? –Enquête (met info tot en met 31/5/2015):Enquête # inschrijvingen: 32 # reeds uitgeleend: 0 # nog niet uitgeleend: 32 (100%) # zinvol: 11 (34%) # zinloos: 4 (9%) # geen mening: 18 (56%)

Getuigenis Toon Luyten Impact van gehoorschade op de levenskwaliteit

Geluidsnormen Geen betrekking tot geluidsnormen Mijn eigen verhaal Gevaren van te luide muziek Invloed op dagelijkse leven

Eigen verhaal Voor het eerst op 15 jarige leeftijd Erger geworden sinds 19 jarige leeftijd op een festival tijdens/na een dj set Door het dragen van slechte gehoorbeschermers Schuld van de producent

Wat is er allemaal veranderd Kaartenhuisje Studie’s moeten stopzetten –Door het horen van een Piep/Tuut en door het ervaren van onaangename (te luide) geluiden. Werk zoeken is moeilijk –Ervaren van alle onaangename geluiden Ziekenhuizen bezoeken –Geen oplossing vinden

Wat is er allemaal veranderd Geen alcohol Geen festival’s meer. Geen café’s meer Geen restaurant’s meer Niets met veel publiek of aanwezigen Fobie voor geluid –Bang voor elk geluid –Bang om het erger te maken –Bang om buiten te komen

Sociaal leven Thuiszitten Niets nuttig kunnen doen Afzondering van alles Geen vrienden meer Geen contact meer Facebook is een hel

Sociaal Gevolgen Depressief Burn-out Hoofdpijn Zelfmoord

Vragen gesteld via het inschrijvingsformulier Toegelaten drank Netepark en omgeving? Af te stemmen met concessionaris Snellere communicatie mogelijk over wel-of-niet aanwezig zijn van gevraagd uitleenmateriaal? –Betrachting is twee a drie weken. Bij complexere aanvragen kan de behandeling langer duren –Aanpassingen aan aanvraag tot maand op voorhand mogelijk Discrepantie tussen opgelegde manier van geluidsniveaubewaking en meting door toezichthoudende overheid Dit moeten wij verder bekijken

Nuttige informatie Evenementenloket: Evenementengids via: Aanvraagformulier voor evenementen: Nog vragen: