Planning praktisch 4 april 2007

Overzicht Waarom plannen? Rol en taken van de planner Basisprincipes van de planning Planning tool Planning in praktijk voor creatie Planning in praktijk voor accounts Aandachtspunten

Waarom plannen? 1.Kwaliteit, efficiëntie en rentabiliteit op jobs bewaken 2.Noodzaak voor globaal overzicht - centralisatie - coördinatie 3.Structureel element naast vastgelegde workflows 4.Voor een vlotte doorstroming van geïntegreerde jobs 5.Intensieve opvolging nodig om vooropgestelde deadlines te halen 6.Last minute input en feedback van klanten ASAP verwerken 7.Overboeking, gaten en verschuivingen beperken 8.Freelancers efficiënt inzetten

Rol van de planner Geen politieagent

Ook niet Harry Potter

En zeker niet: madame Irma met de glazen bol

Planning is wel: puzzelen

… een evenwichtsoefening

…of jongleren

…en kaartenhuisjes bouwen

Taken van de planner 1.Plannen  reserveren van creatie-uren 2.Anticiperen  vooraf checken of de nodige input tijdig komt 3.Opvolgen  nagaan of alles loopt zoals gepland en oplossingen zoeken bij eventuele problemen 4.Aanpassen  schuivers en gaten opvullen of tijdstekort oplossen 5.Alarmbel  bij dreigende planningchaos of te lange lead time And last but not least: Iedereen de juiste planningreflex bijbrengen

Basisprincipes van de planning 1.Opdracht beginnen = opdracht afwerken door 1 TEAM 2.ALLE aanvragen voor creatie verlopen via de planning 3.GEEN rechtstreekse opdracht aan creatie zonder de planning op de hoogte te brengen 4.Ingeplande jobs hebben IN PRINCIPE voorrang op niet ingeplande urgenties 5.UITPLANNEN is even belangrijk als inplannen 6.FIRST IN = FIRST SERVED 7.COMMUNICEER elke wijziging die invloed heeft op de planning

Planning tool Planningtool: op Direct drive ( M:\Planning) Iedereen heeft toegang, enkel de planner kan wijzigen Overzicht per week van alle creatieve teams en geboekte freelancers Per dag per persoon kan 8 uur ingepland worden 1 kleur per Account Manager Rood = niet beschikbaar Snel overzicht van beschikbare teams/tijd en van je eigen dag- en weekplanning

Planning voor creatieven: Help, we halen het niet! Neem je verantwoordelijkheid als creatief team   Check dagelijks je eigen planning  Ga achter de input aan als die er niet tijdig komt of meld dit aan de planning  Stem af met de account als er ontbrekende elementen zijn  Vermijd glijdende uurroosters in geval van een nieuwe briefing  Rek de tijd voor een concept niet op eigen houtje tot vlak voor de presentatie  Check na een briefing of de ingeplande tijd realistisch is  Check zelf ook eens of review - voorbreiding shooting – shooting - opvolging shooting – retouches… op je planning staan en geef zelf aan hoe lang je nodig hebt als je weet dat die zaken eraan komen.

Het creatietraject AE Creative brief AD / Copy Concept AD / Copy / CD / AE Review 1 en 2 AD / Copy Concept boards AE Presentatie klant Klant Feedback AE Debriefing aan creatie AD / Copy Uitwerking Copy Teksten afwerken en tekst- correcties AD Shooting/ illu voorbereiden en opvolgen AD Doc klaar voor studio Studio 1 ste studioversie AD / Copy Check Studio Laatste studioversie AD / Copy OK (stempel+handtekening) 1 2 3

Planning in praktijk voor accounts (1) Zodra VOLDOENDE info om een job in te plannen  ASAP aanvragen via subject: klant – jobnummer – omschrijving Banksys – – ad packages Vermeld in alle communicatie jobnr en omschrijving Inplannen: niet alleen concept maar OOK:  Check briefing door Henny/Adriaan  via Outlook  Briefing en reviews  via Outlook voor Henny en Adriaan  Uitwerking concept  Voorbereiding shooting – shooting – opvolging shooting  Feedback klanten (inderdaad, moeilijk in te schatten)  Check AD en copy tijdens studiofase  Studio en productie  Andere BU (Atmo, CIC, DEV…) of externe leveranciers (Eurologos, mailing house…)

Planning in praktijk voor accounts (2) Bondige – concrete – volledige – precieze uitleg:  Elementen van de job (vb. brief, A4 folder, AK, omslag, speciale kapvormen of andere speciale kenmerken)  Aantal versies en talen  Datum briefing, review, presenatie  Taal waarin het creatief concept moet voorgesteld worden  Hoeveel tijd mag er aan besteed worden door creatie?  Gewenst creatief team (indien nog vrij)  Deadline productie & dropdatum (maak ASAP een retroplanning)

Aandachtspunten Vermeld zoveel mogelijk klant, jobnummer en omschrijving in communicatie en op documenten(vb , copy doc…) Beschikbaarheid Henny & Adriaan : zoveel mogelijk vooraf inplannen via Outlook

Planning is …

Tips, suggesties, opmerkingen welkom! Thanks!