Programma Wat is projectmatig werken? Projectstart Projectfasering Projectorganisatie projectplanning

Wanneer een project ??

Projectmatig werken projectmatig routinematig improviserend tijd

Wanneer een project Resultaat duidelijk begin en eind helder gedefinieerd resultaat éénmalige unieke opgave, vaak met veel nieuwe elementen meerdere vakdisciplines betrokken meerdere afdelingen betrokken beperkte middelen om resultaat te bereiken politiek gevoelig grote risico's, zowel bestuurlijk als financieel Resultaat

Projectfasering Initiatieffase (waarom) initiatieffase Waarom moet het huis worden gebouwd? >> projectopdracht Definitiefase (wat) definitiefase Aan welke eisen moet het huis voldoen? >> projectplan Ontwerpfase (hoe) Hoe komt het huis er precies uit te zien? Voorbereidingsfase (hoe te maken) Hoe wordt het huis gemaakt? uitvoeringsfase Realisatiefase (doen) Het huis wordt gebouwd. Beheersfase (in stand houden) afronding/overdracht Het huis wordt onderhouden.

De start van het project projectopdracht

7,T-PMC-02/1

8,T-PMC-02/1

9,T-PMC-02/1

10,T-PMC-02/1

11,T-PMC-02/1

12,T-PMC-02/1

13,T-PMC-02/1

14,T-PMC-02/1

15,T-PMC-02/1

16,T-PMC-02/1

Onderwerpen voor projectopdracht (initiatief fase) De uitdaging/probleemstelling De aanleiding De doelstelling Het projectresultaat (Wat is klaar als het project klaar is?) De afbakening De gebruikers De effecten De randvoorwaarden De relaties met andere projecten.

De projectopdracht in een beeld Doelstelling Randvoorwaarden Aanleiding Afbakening Resultaat R Gebruiker Effecten Uitdaging Relatie andere projecten

1. OPDRACHT GESPREK - 2 groepen - kies 2 complexere projecten - opdrachtgever + projectteam - bespreek 9 elementen

Projectfasering Projectplan Projectuitvoering Beheersing Initiatieffase (waarom) Projectopdracht Waarom moet het huis worden gebouwd? Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het huis voldoen? Ontwerpfase (hoe) Hoe komt het huis er precies uit te zien? Voorbereidingsfase (hoe te maken) Hoe wordt het huis gemaakt? Realisatiefase (doen) Het huis wordt gebouwd. Beheersfase (in stand houden) Het huis wordt onderhouden. Projectplan Projectuitvoering Beheersing

projectplan Als je weet WAT je gaat doen kun je projectplan uitwerken: = projectplan is afronding definitiefase > Start uitvoeringsfase 21,T-PMC-02/1

Projectplan T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Projectonder-steuning Projectorganisatie Stuurgroep Opdrachtnemer: Projectleider Opdrachtgever Teamleden Projectonder-steuning Planning & control Communicatie Projectteam

Planning T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Activiteitenplan - boomstructuur 3.3.1 subactiviteit 3.3.2 3.3.3 3.1 activiteit 3.2 3.3 3. hoofdactiviteit 2.1 2.2 2. 2.2.1 2.2.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.1 1.2 1.3 1. 1.4 0. projectresultaat

afhankelijkheid 3.3.1 subactiviteit 3.3.2 3.3.3 3.1 activiteit 3.2 2.1 2.2.1 2.2.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.1 1.3 1.4 BEGIN EIND Fase 1 Fase 2 Fase 3

Pert chart kritieke pad 1. 5. 8. 3. 7. 2. 4. 6.

Besluitvorming (in planning opnemen) 5 vragen Waarover moet worden besloten? Op basis van welke informatie moet worden besloten? Uit welke alternatieven kan worden gekozen? Wat zijn de consequenties per keuze? Welke keuze beveel jij aan?

2. OPDRACHT PLANNING Benoem projectresultaat - SMART Welke activiteiten (brainstorm op geeltjes) Cluster de activiteiten met subactiviteiten Zet de activiteiten op een tijdlijn Bepaal onderlinge afhankelijkheid Markeer besluitmomenten Bepaal totale doorlooptijd Schat tijd per activiteit Stel de speling vast Bepaal wat je NIET doet: afbakening

VOORBEELD De activiteitenmatrix 1 2 3 N Wie?

Voorbeeld Resultaat van de planning

GELD Geld - budget Initiatieffase  raming Definitiefase  begroting Uitvoeringsfase  gedetailleerde kostencalculatie en budgetregistratie Nazorg  financiële evaluatie, afrekening en afsluiting

Begroten arbeidskosten materiaalkosten kosten van uitbesteed werk marges voor alle kosten post ‘onvoorzien’ (naast de gereserveerde gelden voor risico’s/ de risicomarge!)

Kwaliteit koffie Kwaliteitscriterium Minimale norm Beheersmaatregel Meetmethode Warme koffie 70 graden Thermostaatkraan Een steekproef op 100 kopjes met een geijkte thermometer

Kwaliteit Welke producten in je project hebben kwaliteitsnormen? Welke rol speel je zelf in het bewaken van de kwaliteit

Informatie en communicatie Welke projectdocumenten maak je tijdens project? ( projectplan, voortgangsrapportages, notulen etc.) C: Communicatie intern organisatie en extern (wie moeten op de hoogte zijn, doelgroep: wie merkt iets van het resultaat/de effecten etc. )

Time management Dringend Niet dringend Belangrijk I Crisis Urgente problemen Klussen waarvoor een deadline geldt II Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderkennen Planning Niet belangrijk III Interrupties, sommige telefoontjes Sommige post, sommige rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tegenover anderen IV Beuzelarijen Sommige post Sommige telefoontjes Tijdverdrijf Plezierige activiteiten