NS en E-procurement Jan van Putten Concern Inkoop juni 2007 Oude wijn in nieuw zakken, of juist nieuwe wijn in ouden zakken NS valt onder de Nuts-richtlijn Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Agenda Iets over NS Kort overzicht van het inkoopproces Sturen op dashoards Veranderingen in het P2P proces Het fenomeen veiling Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Who is Dutch Railways? Indeed we are a railway company, since 1836 2006 1836 Indeed we are a railway company, since 1860 Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

We work in Europe UK Netherlands We work in Europe, from a Dutch base Northern, Mersey (was Misery) Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

The Dutch rail network is used extensively Netherlands Switzerland JR Kyushu Denmark Belgium Britain Germany France Spain Sweden 44,000 32,000 30,000 26,000 26,000 25,000 20,000 15,000 84% BEROUWBAARHEUD, 40% ZELF, 40% Infra, 30% Hand of God NS rijdt het dubbele van het aantal treinen van Belg’”e met de helft van het personeel. (factor 4) Geen staatssteun zoals de rest van Europa The railway infrastructure in the NL is very densely used. NS is by far using its available railways in the most dense way. This implies for example that small disruptions already have major effects on the punctuality of several trains. The stability of the scheduled services on this densely used network is a major concern for us. This, combined with an unacceptable high amount of delays caused by the infrastructure itself, led to a decreasing punctuality in the recent years. An other important issue is the separated responsibility for operations and infrastructure Since 1995 the complete infrastructure management started to be separated from NS. Infrastructure activities are since then more managed by the ministry of Transport. Since 2003 Prorail is the new name of the Dutch Infrastructure Manager. It is a new limited company with a very strong financial dependence from the state. In the light of the EU legislation (Infrastructure Package) our implementation of the separation is going far beyond the minimum requirements. Maintenance of infrastructure, allocation of infrastructure, infrastructure charging is separated from NS, but also the operations of traffic control with all kind of difficult consequences for the day to day operations. 11,000 8000 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 train kilometres per passenger / network kilometre Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

We are profitable X million % Squeeze tussen prijzen niet mogen verhogen van 2e kamer en extra vergoeding gebruik rails door die zelfde overheid. Vandalisme etc. Inkoop steeds meer populair Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

General customer satisfaction 90% 70% % mark of 7 or more 50% Contract management: we deliver on our promises 30% 2001 2002 2003 2004 2005 Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Rapidly growing, adding yearly 40,000 new customers Vergt massieve investeringen. Een dubbeldekker kost € 10.000 per stoel of Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Bedrijfsmatig geïntegreerd opereren! MVO = 3 P’s People: mens, klant en samenleving centraal Planet: zuinig op milieu en grondstoffen Profit: rendement voor continuïteit en verbeteringen Bedrijfsmatig geïntegreerd opereren! People: Maatschappelijke verankering is nu speciaal belangrijk voor reputatie en concessieverlening HRN Goed werkgeverschap is nu speciaal belangrijk voor arbeidsmarktpositie Planet: Duurzaamheid is nu ‘hot issue’ bij klanten, burgers en stakeholders Profit: Goede balans tussen rendement en publieke rol is én blijft altijd van belang Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

NS is maatschappelijk onmisbaar 51% 49% 60% 52% 68% 59% Er wordt nog wel eens schamper gedaan over het aandeel van de trein in de mobiliteit dat in totaliteit niet meer dan 10% bedraagt. Maar mobiliteit is een breed begrip. Hij omvat alle mogelijke verplaatsingen (lopend, fietsend, auto enz.) op alle tijden van de dag en de week en op zowel korte als langere afstanden. Kijken we naar het vraagstuk van files en bereikbaarheid dan moeten we het spitsuur in ogenschouw nemen dan nog vooral die drukke corridors waar (vooral) automobilisten elkaar op dat drukke tijdstip ‘verdringen’. Doen we dat dan wordt het beeld van de rol van de trein ineens totaal anders. Op basis van vijf jaar waarnemingen (1999-2004) CBS / AVV mobiliteitsonderzoek zijn in deze grafiek de spitsverplaatsingen per trein en auto op een paar belangrijke routes in de Randstad bij elkaar opgeteld. Aan de betrokkenen is gevraagd om aan te geven hoe laat zij met welk vervoermiddel van A naar B zijn gereisd. Je komt dan op marktaandelen van de trein van wel 68% (Rotterdam-Utrecht) en 60% (Amsterdam-Utrecht). BRON: MON 1999-2004 spits AUTO TREIN Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

De trein is (véél) schoner dan de auto spits Vervoermiddelen zijn efficiënter, schoner en milieuvriendelijker naarmate zij beter bezet zijn. Treinen bieden in dit opzicht vele mogelijkheden. Het vegroten van de bezettingsgraad van de treinen is niet alleen bedrijfseconomisch van groot belang, maar ook vanuit een oogpunt van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

E-procurement Jan van Putten Concern Inkoop juni 2007 Oude wijn in nieuw zakken, of juist nieuwe wijn in ouden zakken NS valt onder de Nuts-richtlijn Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Kranen om aan te draaien Specificaties Interne processen Vraag beïnvloeding Prijzen onderhandelen Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

€ Inkoopproces Initieel inkoopproces Operationeel inkoopproces Adm. Investerings beslissing Selecteren en meten Betalen/ Specifceren Bestellen Contracteren Bewaken Van Weele 2 x 3 stappen met een schutting in het midden Meeste geld kun je besparen door nee te zeggen Nader specifceren Nader selecteren Nader contracteren Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Hulpsystemen voor Inkoop Spend cube Sourcing ordering Contract Mgt Leveranciers mgt. Contract mgt. Spend mgt. Vraag management -/- Maverick buying Borging Processen Control Jan van Putten Concern Inkoop NS

Het e-procurement proces Category -Procurement Spot sourcing Travel Expences Category Management Buyer Invoice Ariba Sourcing Contract Workbench Contract Compliance Supplier Performance Management Van Weele 2 x 3 stappen met een schutting in het midden Meeste geld kun je besparen door nee te zeggen Analysis los van ERP Connectie met ERP Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Waarom E-procurement / Ariba Spend mgt 5 different ERP-systems who do not communicate Movex, SAP, BAAN, Oracle, Peoplesoft,) we have it all 8 different creditor files so there is no collective data available for a Spend cube 21 different financial administrations Need for one procurement platform No need to replace all the current ERP-systems. If you can manage your spend via one system which can talk with different ERP’s Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Stuurbare en beheerste processen; Dashboard Verlopen contracten kalender aankondigingen projecten aanvragen Goed te keuren Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Het belang van standaardisatie De Overeenkomst tussen de draagraketten van een spaceshuttle en de breedte van een paardenkont. Jan van Putten Concern Inkoop NS

A short time ago I found on the internet a funny story that shows the origins of standardization in the railway business and how it has spread its wings around the world. It even influences our standards in the discovery of outer space.   Let me share this story for a short moment with you. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

As you will know the standard distance between rails is 1 meter and 43,5 centimeters. That’s an exceedingly odd number. So why was that standard gauge used? Because that's the way the English built their first railways. It corresponds to 4 feet and 8,5 inch. Also an exceedingly odd number, by the way.   Why did the English build them like that? Because the first rail lines were built by the same people who built the pre-railroad tramways, and that’s the gauge they used. Why did they use that gauge then? Because the people who built the tramways used the same jigs and tools that they used for building wagons, which used that wheel spacing. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Okay. Why did the wagons have that particular odd wheel spacing Okay! Why did the wagons have that particular odd wheel spacing? Well, if they tried to use any other spacing, the wagon wheels would break on some of the old, long distance roads in England, because that's the spacing of the wheel ruts.   So, who built those old rutted roads? Imperial Rome built the first long distance roads in Europe and England for their legions. The roads have been used ever since. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

What about the ruts in the roads What about the ruts in the roads? Roman war chariots formed the initial ruts, which everyone else had to match for fear of destroying their own wagon wheels. Since the chariots were made for Imperial Rome, they were all alike in the matter of wheel spacing. The Imperial Roman war chariots were made just wide enough to accommodate the back ends of two war horses. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Now the twist to the story Now the twist to the story. When you see a Space Shuttle taking off, there are two big booster rockets attached to the sides of the main fuel tank. These are solid rocket boosters, made in Utah.   The engineers who designed them would have preferred to make them a bit fatter, but the rockets had to be shipped by train from the factory to the launch site. The railroad track, as you now know, is about as wide as two horses' behinds. So, a major Space Shuttle design feature of what is arguably the world's most advanced transportation system was determined over two thousand years ago by the width of two horse's asses. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Door standaardisatie van processen is veel te winnen P2P proces en inkoop Door standaardisatie van processen is veel te winnen Geld zowel in het administratieve- Als in het commerciële proces Jan van Putten Concern Inkoop NS

A new process … Utrecht London Amsterdam … is possible. preparation documents Scanning “Reading” the invoice Manual completion missing data to Workflow, Document Management en accounts payable Local scanning invoices Local recall or authorization of invoices Productivity inclining and cost reduction op to 60% Hardly necessary of doing things manually or using a Chinese interface as we are used to call it No more invoices that are lost No more Xeroxing of invoices and sending them to the internal budget keeper Minimalization of paper archieves Better Quality, Transparency en controllability Less mistakes Living up to the internal standards and legislation (Sorbanes Oxly) Multiple security levels concerning the ability to look at documents Documents are quick and, 7x24 en everywhere available Linking of the invoice image to the General Ledger in the ERP sytem Eases concentration Shared Service Sertre Working area: Invoices Correspondence with suppliers Order forms, freight letters, requisition forms, etc. London Amsterdam … is possible. Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Concerning the purchase to pay process Can be computerized Request Purchase Order Receive Goods / services Formal receipt Receive Invoice Sort Invoice check System entry Three way match Solve Issues Archive Pay Can be computerized …Things can be made far more simple ! Jan van Putten Concern Inkoop NS

E-sourcing process Reporting Meeting (Test) Live Resultaat analyse e-auction Online event analysis besluit e-RFI e-RFQ Onderhandel strategie Kick-off Meeting Informatie verzamelen Markt Analyse Jan van Putten Concern Inkoop NS Time

Voorbeeld Reverse Auction Tranparant maar Anoniem voor alle leveranciers EURO Natural Gas) Best: 543.000 Seller: All Sellers Reserve price : 630.000 Delta: 36.11% Bids: meer dan 60 6 Leveranciers Time Frame: 45 Minuten (original) Automatische verlenging Price Reduction: Meer dan 15% onder de reserve price 850.000 MAXIMUM PRICE RESERVE PRICE 630.000 543.000 BEST PRICE 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 Top van de ijsberg Minder dan 2% van het werk Jan van Putten Concern Inkoop NS

Waar veilen (u wist dit al) Hoog Hefboom leverancier ! VEILEN ! Klant heeft de macht Strategische leverancier Samenwerking € Routine leverancier Zo min mogelijk leveranciers Kritieke leverancier Leverancier heeft de macht Kraljic Formules voor bv transport voor Mosselen; vers snel, beschikbaarheid, garantie op temperatuur, fexibel en o, ja de prijs Bedrijven die alle veilen tenzij, Shell, Heinz Laag Toeleverings-risico Hoog Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Heldere eenduidige specificaties !! Drie simpele eisen Tenminste vier potentiële leveranciers Tenminste € 200.000 opdrachtwaarde Heldere eenduidige specificaties !! Redenen om niet te veilen: In ben beter dan de computer Mijn markt is er niet klaar voor Mijn leveranciers willen niet Slechte ervaringen Ik wil zelf de laatste beslissing nemen Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

7 redenen om niet aan auctions te doen Wij kopen al scherp in, bovendien ben ik beter dan een computer We hebben geen producten om te veilen Zo gaan we niet met onze leveranciers om We willen alleen maar strategische alianties Goedkoop is duurkoop, bovendien zijn inkoopveilingen duur Veilen kan niet in een Europese aanbesteding Onze organisatie is er nog niet aan toe 1 euro inkoopbesparing = 1 euro winst Bewezen resultaat: 10 tot 15% lagere kosten Veilingsoftware is volwassen en succesvol bij multinationals Weinig moeite, in korte tijd veel resultaat Ook Ú heeft hefboomproducten Scherper onderhandelen door het veilingeffect Optimale prijs / kwaliteit verhouding = scherp inkopen U krijgt meer tijd voor uw strategische leveranciers Kwaliteit gewaarborgd door uw specificatie Eenvoudig huidige leveranciers benchmarken Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

7 redenen om juist wel aan auctions te doen De software werkt met bewezen resultaten Dwang voor een ieder om huiswerk te maken Zeer transparant en integer Leidt tot meer inzicht in de markt Optimale verhouding tussen prijs / kwaliteit Laag drempelig om te beginnen Reproduceerbaar proces Jan van Putten Concern Inkoop NS

De 7 gouden adviezen Kies de goede markt en wees realistisch Meen het als u het doet (Gebruik de veiling niet alleen om marktkennis op te bouwen) Accepteer geen offertes buiten de veiling om Bepaal al uw voorwaarden en veilingspelregels vooraf Alle leveranciers krijgen dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip Houd kavels bijeen ! Geen krenten uit de pap Houd leveranciers aan hun woord Total web Gebruik alleen leveranciers als u zaken met hen wilt doen Gepikt van Edwin Noordermeer Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Partijen en de verandering Ik moet specificieren !? Mijn relatie met toeleverancier !? Mijn voorkeur wordt zichtbaar !? Interne klantr Toeleverancier Ik wil dit niet ! Alleen maar op prijs ! Ik lever meer dan product alleen, ook service ! Inkoop Ik word proceseigenaar, heb ik de power wel ? Mijn kennis van de markt wordt zichtbaar ! Mijn toegevoegde waarde wordt anders ! Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Veilingstrategie Of Kies voor Laagste prijs Of Meest economisch voordelige aanbieding 10 puntsschaal bid prijs Rank beste aanbieding Kwaliteit 10 /10 pnt Prijs € 9,25 Bod 9,25*10/10 = € 9,25 Kwaliteit 9/10 pnt Prijs € 8,25 Beste Bod 8,25*10/9 = € 9,16 Kwaliteit 7/10 pnt Prijs € 7,50 Bod 7,50*10/7 = € 10,71 Kwaliteit 6/10 pnt Prijs € 5.95 Bod 5.95*10/6 = € 9,91 Jan van Putten Concern Inkoop NS

Second price sealed bid (reversed) Dutch (opslag dmv klok) Soorten veilingen First price sealed bid Second price sealed bid (reversed) Dutch (opslag dmv klok) (reversed) English (opbod) Braziliaans (geld bedrag staat vast) Japans (mix van kavels en lots) FPSB iedereen tegelijk één bod laagste krijgt de opdracht; voordeel kans op irrationeel gedrag (etherfrequentie veiling); nadeel niet transparant (bouwfraude) vaak geen effect SBSP zie boven de 2e krijgt de opdracht (onzin?) Dutch, met een klok (bloemen); voordeel transparant, winnerscurse; nadeel klok, kwaliteit internet Reguliere reversed auction; voordeel open, kans op irrationeel bieden, agressief; nadeel; moet gelijkwaardige partijen, kans op afspraken onderling Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw

Vragen ? Te goedkoop aanbieden heeft met markthonger en economie te maken niet met veilen op zich. Wel onderscheid in vaste en variabele kosten zoals KLM (hotelkamers) en drukkerijen Jan van Putten Concern Inkoop NS Titel, datum - NS Sans regular 12 pt, NS blauw