OPTIMALISATIE VAC Brugge Jacob Van Maerlantgebouw, Koning Albert 1-laan 1-2, 8200 Brugge Werkgroep Facilities – 05.03.2015

Inhoud werkgroep facilities Omvat alle gebouwgebonden materie en facilitaire dienstverlening rond het optimalisatieproject: Planning project Verhuisplannen Meubilair ICT / databekabeling HVAC Telefonie Toegangscontrole Signalisatie … Alle info is terug te vinden op de webpagina: www.bestuurszaken.be/vacbruggeoptimalisatie

Historiek optimalisatie April – juni 2014: bilateraal overleg met agentschappen Vlekkenplannen Intekening ruimte, schikking meubilair Hoeveelheid archiefruimte op de werkvloer en in de kelder 06.06.2014: stuurgroep Beslissing om opdracht te faseren in 3 fases: Fase 1: Huisvesting Vlabel Fase 2: Optimalisatie agentschappen met minder archief Fase 3: Optimalisatie agentschappen met veel archief Najaar 2014: voorbereidingen fase 1 + opstart informatiebeheer December 2014: werken en inhuizen Vlabel Fase 1 afgerond

Optimalisatie vervolg fase 2 en fase 3 Begin 2015: formaliseren intekeningsplannen WG Facilities dd. 05.03.2015 WG Facilities dd. 18.03.2015 Eind maart 2015: definitief intekeningsplan alle agentschappen Verwerken laatste opmerkingen en info (eigen netwerk, telefonie, …) 31 juli 2015: compacteren kelderarchief binnen voorziene aantal lm ANB – LV - AWV September 2015: fase 2: verhuis agentschappen + inhuizen ABB Voorzien kelderarchief kan worden ingevuld. December 2015: rolarchieven die verdwijnen op +3 en +4 leeg Begin 2016: fase 3: uitvoering werken en aansluitend verhuis fase 2

Optimalisatie vervolg fase 2 en fase 3 Wonen Vlaanderen WSE inspectie en arbeidsmigratie Syntra Agentschap ondernemen FIT Jongerenwelzijn (OCJ – RD - SDJ – ITP – IJH) AHOVOS VAPH Kind en Gezin Agentschap Binnenlands Bestuur

Optimalisatie vervolg fase 2 en fase 3 Landbouw en Visserij Agentschap Natuur en Bos Agentschap zorg en gezondheid LNE milieuvergunningen LNE milieu-inspectie Agentschap Wegen en Verkeer + MOW Inspectie RWO Onroerend Erfgoed Ruimte Vlaanderen

Verhuis – fase 2 Verhuisbeweging 2e verdieping + stuk gelijkvloers en 4e verdieping

Verhuis – fase 3 Verhuisbeweging 3e verdieping

Verhuis – fase 3 Verhuisbeweging 4e verdieping

Kelderarchief -1/2 ANB  compacter Ruimte voor overige agentschappen

Kelderarchief -1/3 Milieuvergunningen

Kelderarchief -2 LV en AWV  compacter Ruimte voor overige agentschappen

Verhuis HFB staat in voor de verhuis van: Meubilair (interne reorganisatie en afvoer) Archief (dossiers) naar de kelder en op de werkvloer Kantoormateriaal (boeken, mappen, schrijfgerief,…) ICT materiaal (desktops, schermen, kleine printers, toetsenborden,…) De reorganisatie van het meubilair, ICT materiaal, archief & kantoormateriaal zal door de verhuisfirma uitgevoerd worden aan de hand van intekeningsplannen in combinatie met stickers en vermelding van dropzones.

Nummer dropzon e

Verhuis meubilair Het bestickeren van het meubilair, zowel het gedeelte afvoer als interne reorganisatie, wordt door het HFB gedaan. Om de interne reorganisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen moeten alle kasten leeggemaakt worden. Meubilair zal, indien nodig, worden gedemonteerd, verhuisd en op de nieuwe locatie opnieuw gemonteerd door de verhuisfirma (volgens plan).

Verhuis archief en kantoormateriaal De hoeveelheid archief, kantoormateriaal en ICT materiaal worden opgevraagd a.d.h.v. een verhuisinventaris. Het sjabloon zal via de webpagina beschikbaar zijn. Op basis daarvan krijgen jullie de nodige verhuisdozen en stickers. Agentschappen zorgen voor het inpakken en stickeren van de verhuisdozen en noteren de juiste dropzone. De verhuisfirma verplaatst de verhuisdozen naar de juiste dropzone. Voor de kelder kan er gewerkt worden met rolkarren. De agentschappen pakken de verhuisdozen uit. HFB of de verhuisfirma haalt de verhuisdozen op.

Verhuis ICT materiaal De verhuisfirma voorziet het nodige beschermings- en inpakmateriaal t.b.v. inpakken en beschermen van het breekbaar materiaal en de elektronische toestellen. Inpakfolie ICT boxen Elektronische toestellen zullen door de agentschappen ontkoppeld en bestickerd worden: Agentschappen koppelen alles af Kabels en toebehoren in verhuisdoos steken Toestel laten staan Toestel voorzien van verhuissticker Verhuisfirma zal de toestellen afschermen, inpakken, verhuizen en terug uitpakken. Het aankoppelen van de toestellen gebeurt door het agentschap.

Verhuis ICT materiaal Laptops worden door de agentschappen zelf verhuisd (minste risico op schade). Verhuizen van grote kopieertoestellen met een leasecontract gebeurt steeds door de leasefirma. Agentschappen contacteren tijdig de leasefirma.

Verhuis algemeen We gaan de verhuis opsplitsen zodat elk agentschap zo kort mogelijk gestoord wordt. Zone per zone aanpakken. Elk agentschap stelt 1 a 2 verhuisverantwoordelijken aan. Via de webpagina wordt er een in te vullen lijst beschikbaar gesteld Deze worden betrokken bij al het overleg rond de verhuis en hebben rechtstreeks contact met de verhuisfirma en de verhuiscoördinator HFB. De verhuisverantwoordelijken zijn samen met de verhuiscoördinator HFB het aanspreekpunt voor de verhuizers. De andere personeelsleden zijn tijdens de verhuisdagen liefst zoveel mogelijk afwezig op de werkvloer. Dit om hinder bij de verhuizing te voorkomen.  TELEWERKEN

Afvoer overtollig materiaal Afvoer meubilair zal door de verhuisfirma gebeuren Afvoer overtollig computermateriaal kan kosteloos via Recupel. Contactpersoon is Claude Detremmerie Tel: 02/706.86.81 of e-mail naar claude.detremmerie@recupel.be Registratie gebeurt via de website van recupel: https://frontoffice.recupel.be/BRProfile/RegisterB usinessRelation/RegisterBusinessRelation.aspx Recupel levert karren. Wanneer deze vol zitten, verwittig je Recupel waarna ze het kosteloos komen ophalen. Afvoer archief of restafval verloopt op kosten van de agentschappen. Hiervoor kunnen jullie zelf of via ons een offerte opvragen bij Sita. Contactpersoon is Corinne Degrave Tel: 02/263.04.14 of e-mail naar corinne.degrave@sita.be

Afvoer overtollig materiaal Overbrengen van archief naar het depot in Vilvoorde kan ook via de cel goederenvervoer van HFB Beschikken over een vrachtwagen en klusjesmannen Zijn veel gevraagd dus neem tijdig contact met hen op Aanvragen mag je richten tot Ronny De Nooze Tel 02/553.50.88 of e-mail naar ronny.denooze@bz.vlaanderen.be

Verhuis - planning fase 1 Begin maart: agentschappen ontvangen sjabloon verhuisinventaris en de in te vullen lijst van verhuisverantwoordelijken Aantal lopende meter (lm) archief op de werkvloer + aantal lm naar kelder, hoeveelheid kantoormateriaal en ICT-materiaal. Downloaden via webpagina. Ingevuld terug bezorgen tegen eind maart aan simon.baetens@bz.vlaanderen.be. April 2015: gedetailleerde verhuisplanning Welk agentschap op welke dag. Juli 2015: aanleveren volgende documenten door HFB Intekeningsplannen met dropzones, verhuisboekjes, verhuisdozen en stickers September 2015: leveringen, werken, verhuis agentschappen

IT en databekabeling Wordt behandeld tijdens WG 18/03/2015. Aanwezigheid van de ICT-verantwoordelijke van het agentschap.

Vragen?