Bedrijfskunde Inleiding De Basis, Structuren, processen,

Bedrijfskunde Bedrijfskunde is een samenvoeging van 1. Bedrijf en 2. Kunde Bedrijf = organisatie met een doel (missie, visie, strategisch beleid) Kunde = Bekwaamheid in een vak/ wetenschap Bedrijfskunde = Vak/ wetenschap dat zich bezighoudt met het beheer van organisaties Bestudeerd de werking van een bedrijf en de relatie van dat bedrijf met de omgeving. bijv. de markt >> de plaats waar kopers en verkopers elkaar zoeken. Bedrijfskunde heeft raakvlakken met de deelgebieden economie, sociologie, psychologie en informatica.

Bedrijf als 4 systemen en zijn stromingen Technisch Systeem 1. Informatiestroom Financieel Economisch Systeem 2. Geldstroom Sociaal Politiek Systeem 3. Goederenstroom Open Systeem 4.Transformatieprocessen

Stromen Informatiestroom: inkooporder, verkooporder, productieorder Geldstroom: ruilmiddel, rekenmiddel, oppotmiddel Goederenstroom: productie van producten/ diensten 4 factoren van Goederenstroom: Arbeid (menskracht) Natuur (grondstoffen) Kapitaal (om machines te kunnen kopen) Kennis

Stromen Goederen Informatie Geld Goederen Informatie Geld Geld Geld

Bedrijf als 4 systemen Bedrijf als Open Systeem = relaties met de omgeving Alles wat in verbinding staat met het bedrijf Leveranciers Klanten Kapitaalverschaffers Wet – en regelgeving Concurrentie

Bedrijf als financieel systeem: Bezittingen (grond, gebouwen, machines.......) Schulden (leningen bij de bank (+ rente), leverancierskrediet Bedrijf als Sociaal - Politiek Systeem : Sociaal = mensen bij elkaar komen om gezamelijk een doel(en) te bereiken. Behoeften zijn: Salaris Werksfeer Zelfstandigheid Erkenning Status

Het bedrijf Allereerst behandelen we de onderdelen van een bedrijf. Vervolgens vertellen we iets over de verschillende bedrijfsfuncties die we in een bedrijf kunnen onderscheiden. Daarna laten we zien hoe de bedrijfsfuncties worden uitgevoerd in processen en hoe het bedrijf kan zijn ingedeeld in afdelingen. Tenslotte geven we de value-chain als middel om de verschillende kosten-componenten bij de totstandkoming van een product te analyseren.

Onderdelen van een bedrijf Volgens Mintzberg (in [Mintzberg, 1983]) kunnen we een bedrijf indelen in vijf basisonderdelen, zoals aangegeven in het onderstaande figuur

Vijf basisonderdelen van Mintzberg de strategische top De staf van specialisten Het middenkader de uitvoerende kern

de strategische top Als eerste hebben we de strategische top. De strategische top bestaat uit de eigenaar of directie van een bedrijf. Het is de taak van de strategische top om het voortbestaan van het bedrijf te waarborgen. Hiervoor moeten zij een aantal dingen doen, namelijk het stellen van doelen, het ontwikkelen van het bedrijfsbeleid en het laten uitvoeren van dit beleid teneinde de doelstellingen te bereiken.

Het middenkader bestaat uit al het leidinggevende personeel onder de strategische top dat zich in de lijn (deze term wordt later uitgelegd) van de organisatie bevindt, zoals teamleiders, afdelingschefs en divisie-directeuren. Het middenkader staat tussen de top en de rest van de organisatie. ‘Naar boven’ hebben ze een uitvoerende taak en ‘naar beneden’ een leidinggevende taak. De uitvoerende taak bestaat uit het vertalen van de plannen van de top naar operationele plannen. Daarnaast moeten zij problemen signaleren en deze òf oplossen òf overbrengen naar de top. De leidinggevende taak bestaat uit het organiseren van de werkzaamheden van anderen, het motiveren van anderen en het laten uitvoeren van werkzaamheden.

Er zijn auteurs (zoals Drucker in [Drucker, 1988]) die stellen dat het middenkader grotendeels zal verdwijnen onder invloed van informatietechnologie. De traditionele hiërarchische structuur zou plaats maken voor teams van specialisten die hun eigen werk sturen en ondersteund worden door de technologie. Daardoor zou het aantal leidinggevenden verminderd kunnen worden. Deze trend is in ieder geval zichtbaar bij automatiseringsbedrijven waar de uitvoerende kern bestaat uit specialisten op verschillende terreinen die in tijdelijke teams worden samengevoegd voor het oplossen van problemen.

de uitvoerende kern Door de uitvoerende kern wordt het feitelijke werk uitgevoerd. Zij zijn degenen die de producten maken die het bedrijf verkoopt. Zij worden in hun werkzaamheden gestuurd door de leidinggevende niveaus.

De staf van specialisten De staf van specialisten doet specialistisch werk voor andere onderdelen van de organisatie. Het gaat daarbij om taken als planning, onderzoek en training. De ondersteunende diensten zijn dienstverlenende eenheden, zoals de kantine, de postkamer en de reproductie-afdeling.

Taken & beslissingen per niveaus De strategische top zal zich vooral bezighouden met de het stellen van strategische en tactische doelen. Om deze doelstellingen te bereiken zal de top beleid ontwikkelen. Bij het ontwikkelen van beleid worden o.a. beslissingen genomen op de volgende gebieden: Productassortiment Doelgroepen Groeirichting Vestigingsplaats Ondernemingsvorm Bedrijfsgrootte Investeren in en aantrekking van productiemiddelen Ruimtelijke indeling Samenwerking met andere bedrijven  

Deze beslissingen hebben meestal betrekking op een langere periode en hebben betrekking op de gehele organisatie. Het middenkader bestaat uit al het leidinggevende personeel onder de strategische top dat zich in de lijn (deze term wordt later uitgelegd) van de organisatie bevindt, zoals teamleiders, afdelingschefs en divisie-directeuren. Het middenkader staat tussen de top en de rest van de organisatie. ‘Naar boven’ hebben ze een uitvoerende taak en ‘naar beneden’ een leidinggevende taak. De uitvoerende taak bestaat uit het vertalen van de plannen van de top naar operationele plannen. Daarnaast moeten zij problemen signaleren en deze òf oplossen òf overbrengen naar de top. De leidinggevende taak bestaat uit het organiseren van de werkzaamheden van anderen, het motiveren van anderen en het laten uitvoeren van werkzaamheden. Door de uitvoerende kern wordt het feitelijke werk uitgevoerd. Zij zijn degenen die de producten maken die het bedrijf verkoopt. Zij worden in hun werkzaamheden gestuurd door de leidinggevende niveaus.

Doelenstellingen per niveaus We kunnen doelenstellingen op verschillende niveaus onderscheiden: Strategische doelstellingen: deze doelenstelling geven globaal aan wat het bedrijf wil bereiken. Ze hebben een tijdshorizon van twee tot vijf jaar. Tactische doelstellingen: deze doelstellingen zijn een vertaling van de strategische doelstelling naar individuele bedrijfsresultaten. Ze hebben een tijdshorizon van één of twee jaar. Operationele doelstellingen: deze doelstellingen geven een concreet formuleerbare en toetsbaar resultaat dat binnen een gestelde termijn moet worden gerealiseerd. Ze hebben een tijdshorizon van enkele weken of maanden.

Verschillende visies op een bedrijf In deze paragraaf zullen we de drie fundamenteel verschillende visies op een bedrijf uiteenzetten: bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen en organisatie-structuur. Bedrijfsfuncties We kunnen in elk bedrijf een aantal essentiële bedrijfsfuncties onderscheiden. Een bedrijfsfunctie is een aspect van een bedrijf. We onderscheiden in de meeste bedrijven, in enigerlei vorm, in ieder geval een primaire functie, een logistieke functie, een financiële functie, een personele functie en een informatievoorzieningsfunctie. De bedrijfsfuncties staan verticaal op de organisatieniveaus.

Als we bijvoorbeeld kijken naar de logistieke functie, die omvat de activiteiten op alle niveaus die te maken hebben met de doorstroom van goederen, dus van het fysiek verplaatsen van goederen in een magazijn tot het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld voorraadniveaus. Elk van deze functies wordt uitgevoerd door een aantal functionarissen. Afhankelijk van de gekozen organisatie-structuur kunnen deze functionarissen zich op één plek of op verschillende plekken in de organisaties bevinden. We komen hierop terug als we de organisatie-structuur bespreken.  

Bedrijfsprocessen De bedrijfsfuncties worden uitgevoerd door middel van bedrijfsprocessen. Een bedrijfsproces is een logisch gegroepeerde reeks activiteiten. Bedrijfsprocessen staan horizontaal op de organisatieniveaus, oftewel een proces speelt zich af op één organisatieniveau. In een bedrijf zijn verschillende soorten bedrijfsprocessen aan te wijzen: Het primaire proces: tot het primaire proces behoren alle uitvoerende activiteiten die rechtstreeks verband houden met het tot stand komen van de te verkopen goederen en diensten en de feitelijke levering daarvan aan klanten. Deze processen dienen voor het realiseren van de doelstellingen van het bedrijf.

Bedrijfsprocessen. vervolgd Ondersteunende processen: dit zijn processen die een hulpmiddel zijn voor het primaire proces. Zij houden geen direct verband met het maken of leveren van goederen, maar zijn wel noodzakelijk voor het functioneren van het bedrijf. Besturende processen: dit zijn de processen die het primaire proces en de ondersteunende processen sturen.

De relatie tussen deze processen is weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Bedrijfsprocessen. vervolgd Elk proces is op zijn beurt opgebouwd uit een aantal processtappen of bedrijfsactiviteiten. Een bedrijfsactiviteit wordt gekenmerkt door een input en een output. Als we bijvoorbeeld kijken naar het primaire proces van een productie-bedrijf dat we hieronder geschetst hebben, dan zien we dat de bedrijfsactiviteit assemblage onderdelen als input heeft en goederen als output.

Een voorbeeld van een ondersteunend proces is het verkopen van de goederen die het bedrijf produceert. In het volgende figuur is het verkoopproces geschetst. Er zitten vaak relaties tussen de verschillende processen die in een bedrijf spelen. Zo kunnen er tussen de bovengenoemde processen op verschillende plaatsen relaties zitten. Als het bedrijf goederen produceert als er een order binnenkomt (het bedrijf hanteert dan een Assemble-to-Order tactiek) zal het productieproces in gang gezet moeten worden als er een order binnenkomt.

Organisatie-structuur   De structuur van het bedrijf is de opdeling van het bedrijf in organisatorische eenheden, bestaande uit een mensen en middelen. Deze eenheden kunnen permanent zijn, zoals divisies en afdelingen, maar de eenheden kunnen ook van tijdelijke aard zijn, zoals projectgroepen. Een projectgroep is een vaak toegepaste organisatievorm binnen de automatisering, we komen daar in hoofdstuk 10 nog uitgebreid op terug. De opdeling van een bedrijf in afdelingen en divisies kan volgens een aantal criteria plaatsvinden: Indeling naar functies Indeling naar produkten, dus produktieprocessen Indeling naar markten Indeling naar geografische locaties

Een voorbeeld van een indeling naar functies is een bedrijf dat afdelingen heeft rond de functies inkoop, productie, marketing en verkoop en financiën en administratie. Bij een indeling naar producten is er een afdeling gecreëerd rond elke productgroep die het bedrijf produceert, zoals Philips met de divisies Lighting en Consumer Electronics. Een bedrijf dat is ingedeeld naar markten heeft afdeling gevormd rond de markten waarop het zich richt, zoals Cap Gemini met de divisies Industrie en Financiële Instellingen. Tenslotte bij een indeling naar geografische locaties is een bedrijf opgedeeld in afdelingen rond de regio’s waarin het actief is.

Structuur Naast deze min of meer hiërarchische geordende afdelingen bestaan ook afdelingen die horizontaal op deze hiërarchie staan, namelijk stafafdelingen. Een stafafdeling verstrekt gevraagd en ongevraagd adviezen aan de lijnorganisatie, maar heeft geen bevoegdheden om de uitvoering van deze adviezen af te dwingen. In de onderstaande figuur staat een voorbeeld van een organogram met daarin stafafdelingen.

Stafstructuur De afdelingen bestaat uit een aantal kleinere eenheden, namelijk werkplekken. Een werkplek is de fysieke plaats binnen een bedrijf waar een medewerker zijn taken uitvoert.

Bedrijfsprocessen.

Value-chain De opbouw van een bedrijf komt ook terug in de value-chain van Porter (zie [Porter, 1985]). De value-chain geeft aan uit welke onderdelen de kosten van een bedrijf zijn opgebouwd. In de volgende figuur is de value-chain getekend.   De horizontale balken in de figuur geven die aspecten van een bedrijf aan die niet specifiek zijn voor één product. We zouden kunnen zeggen dat dit de ondersteunende processen van het bedrijf zijn. De verticale balken vormen het proces dat specifiek is voor een product. In feite is dit het primaire proces.  

Besturing   Bij het kijken naar de besturing van organisaties wordt vaak gebruik gemaakt van het besturingsparadigma van de Leeuw. Dit paradigma is weergegeven in de volgende figuur (bron [de Leeuw, 1982]).

De kern van deze figuur is dat bij de uitvoering van een proces er een bepaalde interactie is met de omgeving (input en output). Als we zeer globaal kijken naar een bedrijf, dan zien we dat een bedrijf bepaalde grondstoffen binnen krijgt, hier een aantal bewerkingen op uitvoert en de resulterende producten verkoopt aan de omgeving. Dit proces wordt bestuurd door een besturende instantie, in dit geval het management van het bedrijf, die het proces in de gaten houdt en bijstuurt als dat nodig is. Tenslotte is er ook interactie tussen de omgeving en het besturende orgaan, omdat het de omgeving is die bepaald welke producten gemaakt moeten worden, etc. We gaan verder in op de omgeving in de volgende paragraaf. De omgeving Een bedrijf bestaat niet geïsoleerd, maar opereert in een complex krachtenveld dat omgeving heet. In deze omgeving bevinden zich onder andere de concurrenten, de leveranciers en de afnemers. In deze paragraag laten we een aantal van de elementen zien die spelen in de omgeving van het bedrijf.

De bedrijfskolom   Een onderdeel van de omgeving van het bedrijf is de bedrijfskolom. De bedrijfskolom bestaat uit alle partijen die betrokken zijn bij de fabricage en distributie van een product. In het onderstaande figuur is een uitgebreide bedrijfskolom weergegeven. De bedrijven die op hetzelfde niveau van de bedrijfskolom actief zijn, noemen we een bedrijfstak. Dit zijn dus de bedrijven waaruit een bedrijf dat zich één niveau lager in de bedrijfskolom bevindt, kan kiezen om het product in te kopen. Het is mogelijk dat een bedrijf op meerdere niveaus in de bedrijfskolom actief is.

Distributiekanaal Als we spreken over de weg die een product van een bedrijf naar de consument aflegt, hebben we het over het distributiekanaal van een product. In de volgende figuur is een eenvoudig distributiekanaal weergegeven van bier van een bierbouwer naar consumenten: Een distributiekanaal is iets anders dan een bedrijfskolom. Een distributiekanaal is de weg die de producten van één bedrijf afleggen naar de consument, terwijl een bedrijfskolom alle partijen aangeeft die betrokken zijn bij het product. In principe voegt iedere schakel in het distributiekanaal iets toe aan het product. We spreken in dit verband dan ook wel van de value-added chain. Als een schakel te weinig toevoegt aan het product zal het uit het kanaal worden gedrukt. Dit kan gebeuren onder invloed van technologie. Als een luchtvaartmaatschappij bijvoorbeeld besluit om vliegtickets ook direct via het Internet aan consumenten te gaan verkopen, kan daardoor het reisbureau uit de bedrijfskolom gedrukt worden. Het reisbureau zal dan moeten proberen om extra waarde aan het vliegticket toe te voegen, bijvoorbeeld door het combineren van vliegtickets en de huur van accommodaties tot complete reizen.

Distributiekanaal. Een voorbeeld

EDI Aan de andere kant kan technologie er voor zorgen dat de verschillende schakels in de value-added chain juist naar elkaar toe groeien. Met een technologie als EDI kunnen opeenvolgende schakels in de value-added chain de bedrijfsprocessen optimaal op elkaar afstemmen. Daardoor lijkt het alsof er één bedrijfsproces ontstaat dat door meerdere organisaties loopt. We spreken dan ook van ketenintegratie. Zo kan bijvoorbeeld een supermarkt met EDI zijn verkoopproces aan het bestelproces van de groothandel koppelen. De barcode-scanners in de kassa’s registreren alle verkopen, die een aantal maal per dag automatisch via EDI aan de groothandel worden doorgeven. De groothandel zorgt dan dat de verkochte producten weer aangevuld worden.

Concurrentie Er zijn een aantal factoren die de concurrentiepositie van een bedrijf kunnen beïnvloeden. In de volgende figuur staat zij schematisch aangegeven (bron [Porter, 1980]).

De macht van de leveranciers bepaalt de prijs die het bedrijf moet betalen voor de inkomende producten. Hoe groter de macht van de leveranciers, hoe hoger de prijs. Deze macht hangt onder andere af van het aantal mogelijke leveranciers waaruit het bedrijf kan kiezen en van de grootte van beide bedrijven. De afnemers beïnvloeden ook de concurrentie-positie van het bedrijf, omdat zij degenen zijn die het product moeten kopen. Daarvoor moeten zij het product dus prefereren boven de producten van concurrenten en bereid zijn er een bedrag voor te betalen. Daarnaast wordt de concurrentie-positie van het bedrijf beïnvloed door de reeds aanwezige concurrenten en de eventuele nieuwe concurrenten (potentiële toetreders). Zij leveren vergelijkbare producten als het bedrijf en strijden dus om dezelfde afnemers. Naast concurrenten beïnvloeden ook substituten de concurrentie-positie van het bedrijf. Een substituut is een bedrijf dat een product levert dat verschilt van het product dat het bedrijf levert, maar in dezelfde behoefte kan voorzien. Als we bijvoorbeeld kijken naar de NS dan is Lovers Rail een concurrent, ze leveren immers dezelfde diensten, namelijk de verplaatsing van A naar B. Maar de autohandel is een substituut, zij leveren producten die in dezelfde behoefte kunnen voorzien, namelijk verplaatsing.

Relatie tussen bedrijf en omgeving Om in deze dynamische wereld te overleven zal het management van het bedrijf continu "naar buiten" moeten kijken om te zien wat er in de omgeving gebeurt. De bevindingen zullen moeten worden omgezet in concrete plannen voor het bedrijf (naar binnen vertalen). Deze lemniscaatbeweging is afgebeeld in de volgende figuur.  

Trends Opkomst van virtuele bedrijven Opkomst van mobiel werkplekken Steeds hechtere intergratie over de valus-chain Lerende / levende organisaties Zelfsturende organisaties Cybercorps Statements Een onderneming/bedrijf is in essentie een groep mensen met een gemeenschappelijke richting; de rest (grondstoffen/halffabrikaten, kapitaal, kennis/informatie, gebouwen en apparaten/machines) is slecht décor, want alleen mensen hebben bewustzijn/creativiteit: - de groep wordt bij elkaar gehouden door communicatie - het belangrijkste hulpmiddel is kennis - de belangrijkste ondersteuning bestaat uit infrastructuur en ICT. Bovengenoemde groep heeft dezelfde kenmerken als een individu in termen van zelfontplooiing.