Vlaamse Reguleringsinstantie voor de Elektriciteits- en Gasmarkt Ervaringen bij opmaak stappenplan en organisatiebeheersing Netwerking organisatiebeheersing 27/10/2009

VREG Vlaamse Reguleringsinstantie voor de Elektriciteits- en Gasmarkt –Toezicht houden op de vrijgemaakte elektriciteits- en gasmarkt (beheer van het net, marktwerking) –Toekennen van (en toezicht houden op het systeem van) groenestroom- en warmtekrachtcertificaten EVA binnen beleidsdomein LNE 28,5 VTE

Uitgangspunten? VREG is klein agentschap Alle aspecten van organisatiebeheersing moeten onder controle zijn Beheermaatregelen moeten in proportie zijn tot de schaal van het agentschap Te ondernemen acties moeten relevant zijn voor het agentschap

Hoe aangepakt? Start traject in januari 2008 Eerste zelfevaluatie Inventariseren van bestaande instrumenten van organisatiebeheersing (nota’s, plannen, interne procedures, rapporteringen,…) Hoe? –Zelf op zoek gaan (DMS) –Aparte vergaderingen met interne verantwoordelijken financiën, personeel, ICT, communicatie –Belangrijke input leidende ambtenaar

Hoe aangepakt? Opmaak document waarin alle (bestaande) beheersmaatregelen van VREG zijn beschreven = “uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle” –Beschrijving algemene principes maatregel organisatiebeheersing (wie, hoe, wanneer, …) => min of meer stabiele tekst –Bevat link naar onderliggende documenten (o.a. rapporteringsdocumenten, plannen, …) => zo geen nood aan continue update van “gedocumenteerd systeem van interne controle” Ook folder en subfolders met deze documenten

Hoe aangepakt? Opgebouwd volgens indeling leidraad (11 thema’s) “Doelstellingen” uit leidraad per thema opgenomen Daaronder aangetoond dat we daaraan voldoen Aanduiden: –Wie verantwoordelijk voor elk thema of deelthema? –Hoe actueel houden document? Ook aangevuld met andere relevante informatie (o.a. links naar relevante wetgeving, websites, contactpersonen,…)

Hoe aangepakt? Nieuwe zelfevaluatie en maturiteitsinschatting Uitgangspunt: uitgeschreven en gedocumenteerd overzicht van bestaande maatregelen inzake organisatiebeheersing Centrale vraag: om voor thema maturiteitsniveau 3 te behalen, wat ontbreekt dan redelijkerwijze nog? Deze acties werden opgelijst in stappenplan Deelacties, timing, verantwoordelijkheden

Hoe aangepakt? Audit IAVA van stappenplan midden 2009 Geauditeerde documenten: –Zelfevaluatie –Beschrijving huidige maatregelen inzake organisatiebeheersing –Stappenplan Resultaat audit: –Validatie aanpak opmaak stappenplan –Gaat in richting van een volledig gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing –Goede aantoonbaarheid van de beheersmaatregelen –Documenten konden eenvoudig worden opgevraagd

Inspanningen? Personeelsinzet: –Schatting: documenten opzoeken en analyseren, opmaken beschrijving huidige organisatiebeheersing, opmaak stappenplan en interne afstemming hierover (20 mandagen) –Opgelet: wel nog veel belangrijke inspanningen te leveren om maturiteitsniveau 3 te halen voor alle thema’s (uitvoering stappenplan)

Inspanningen? Inzet van middelen: –Beschrijving organisatiebeheersing en opmaak stappenplan in eigen beheer –Consultants enkel bij uitwerking controlemaatregelen bij bepaalde thema’s

Voordelen oefening? Wel gevoel redelijk oké, maar nu ook gestaafd Inventaris opgemaakt en nu voor iedereen duidelijk wat afspraken zijn Ook duidelijk wat nog geactualiseerd of nog eens gecommuniceerd moet worden Debat op gang gebracht over wat er eigenlijk zou moeten zijn, maar er nog niet is

Voordelen oefening? “Uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle” –niet enkel geschreven voor IAVA! –wordt gebruikt door leidend ambtenaar en andere personeelsleden –efficiëntiewinst door eenvoudige opzoeking relevante documenten

Aanbevelingen? Inventariseer wat er al bestaat Beschrijf de afspraken die bestaan, maar nog niet op papier zijn gesteld (quick wins) Bekijk bestaande maatregelen kritisch: relevant, actueel, bondig genoeg,… Hou rekening met specificiteit van je agentschap Cruciale vragen: –Wat zou van mijn agentschap redelijkerwijze verwacht moeten worden? –Voldoen we daar dan aan? Maak maximaal gebruik van je inspanningen! Communiceer de afspraken (nog eens) duidelijk

Vlaamse Reguleringsinstantie voor de Elektriciteits- en Gasmarkt Bedankt!