Aanpak en praktijkervaring Erwin Driessen Filip Grauls 18/11/2014, VVOS Vlaams-Brabant

Audit Vlaanderen: missie Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie.

Audit Vlaanderen: aansturing

Wat doen wij? Audits uitvoeren (lokaal en Vlaams) Organisatie-audits Thema-audit / procesaudit Audits met forensische invalshoek Interbestuurlijke audits Communiceren, sensibiliseren,… -> Team van 32 auditoren

Bij wie? de lokale besturen de gemeenten; de autonome gemeentebedrijven; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen; de provincies; de autonome provinciebedrijven; de Vlaamse overheid (departementen, IVA’s en EVA’s rp) Ongeveer 900 entiteiten

Stand van zaken Audits (uitgevoerd, lopend of gepland) in 50 lokale overheidsorganisaties 4 audits met forensische invalshoek, 11 meldingen 413 medewerkers bereikt met opleidingen via bestuursscholen Trajecten rond zelfevaluatie in 4 van de 5 provincies

Wat is het kader voor de organisatieaudits?

Hoe verloopt een audit? Uitnodiging bestuur, voorstudie, documenten opvragen, etc.  2 à 4 weken voor openingsmeeting Openingsmeeting  +/- 2u Veldwerk  1 tot 2 maanden gesprekken documentenanalyse evt. testen Afsluitend gesprek met secretaris: laatste vragen en eerste terugkoppeling  +/- 4u

Hoe verloopt een audit? Ontwerprapport aan secretaris  2 tot 4 weken na afsluitend gesprek Exitmeeting (afstemming belangrijkste bevindingen en aanbevelingen met bestuur/MAT)  2u Bestuur stelt managementreactie en actieplan bij aanbevelingen op  1 tot 2 weken na exitmeeting Finaal rapport aan secretaris, voorzitter raad en AC: bestuurlijke boodschap synthese van de vaststellingen managementreactie aanbevelingen met actieplan bestuur Bevraging klantentevredenheid

Organisatie-audits Proces Goede ontvangst Aanvaarding van leidraad als kader Klantentevredenheid Betrokkenheid politieke niveau

Organisatie-audits Resultaten Diversiteit, maar toch gelijklopende bevindingen Systematiek organisatiebeheersing Dynamiek Zie ook resultaten bevraging

Organisatie-audits Resultaten Werken met doelstellingen en monitoring Samenwerking gemeente – OCMW andere besturen externen Sectorale versus organisationele dynamiek

Organisatie-audits Resultaten Kloof tussen verwachtingen in regelgeving en praktijk Interne controle BBC Evalueren medewerkers Evalueren decretale graden Klachtenbehandeling Managementteam Informatieveiligheid Archiefbeheer Afsprakennota tussen politiek en administratie Postregistratie Deontologische code Wetgeving overheidsopdrachten

Verder traject Evalueren format auditrapporten Verder focus op stimuleren zelfevaluatie Globaal rapport van de eerste organisatie-audits Goede praktijken

Vragen/bedenkingen/… http://www.auditvlaanderen.be/