IPMA Award Peter Coesmans PILOT

Doelstelling Uitgebreide uitleg over proces en model van de Nederlandse IPMA award Onderdelen het “Project Excellence” model de assessment criteria het assessment proces het consensus proces het projectbezoek het (beschrijven van) feedback proces Deze presentatie behandelt NIET Alle details van het model Alle details van het proces En leidt dus NIET op tot assessor.

Programma Het Proces De Assessor Het Model Scoren Het bezoek Het feedback rapport Wvttk

International Award Winners IPMA Project Excellence Awards Winner 2002 Fluor Daniel B.V. ROG AOP-II Project Winner 2003 UBS AG IT Wrap Program Winner 2004 T-Systems Spain Open Administration of Cataluña Winner 2005 NTPC Ltd. India Simhadri Power Project Winners 2006 Chinese Academy of Space Technology Shenzou 6-Manned Spaceship T-Systems International, Germany Project: TDN REWE IP-VPN 2 Winner 2007 Jiangsu Sopo (Group) Co. Ltd., China Technological Revamping Project of 150,000 t/a Acetic Acid Winner 2008 Foster Wheeler Italiana SpA, Italy Lomellina 2 Project Winner 2009 Siemens, China Beijing T3 Airport Expansion Project Petrom, Romania Well Modernisation Program Winner 2010 CNOOC Huizhou Refinery, China CNOOC Huizhou Refinery Project Siemens, Germany Velaro RUS

Geschiedenis van de award 1980`s – USA - Malcolm Baldridge Award TQM Award 1992 – Europa – EFQM Business Excellence Model, TQM European Foundation for Quality Management 1996 – Duitsland – GPM* EFQM Model herontwikkeld naar het PEM 1997 – Duitslands eerste prijsuitreiking 2001 – IPMA Eerste training voor internationale assessoren: model gestandaardiseerd. vanaf 2002 – IPMA prijswinnaars op de internationale conferentie gepresenteerd. Verschillende nationale awards – Eerste nederlandse award door IPMA-NL

Assessorproces op een rijtje Training Papieren Assessment Consensus Definitief Voorbereiden Site Visit Site Visit Feedback Rapportage Prijsuitreiking / Parade

Deelnemersproces op een rijtje Aanmelden Training Schrijven rapport (deadline december 2012) Voorbereiden Site Visit (ca 2-3 dagen, 5 personen) Site Visit Prijsuitreiking / Parade (april 2013) Ontvangen Feedback Rapport (april 2013)

Merk Op 1 assessorenteam 1 project Het is een jury-proces (“schoonheidswedstrijd”) Inter-subjectiviteit (niet “objectiviteit”) De teams zijn niet gelijk, maar volgen een gelijk proces …

Project- Doelstel- lingen Project- Proces- sen Leider- schap Project teamleden Middelen Project Management Klant- Resul- taten KPI’s en Project- resultate n Deel- nemers resultaten Resultaten voor derden Project Resultaten Innovatie en Leren Model op Hoofdlijnen

Criteria 1-5 “Project Management” 1.Project Doelstellingen (140) Hoe het project doelstellingen formuleert, ontwikkelt, controleert, bijstelt en realiseert, op basis van uitgebreide informatie over de wensen van alle stakeholders. 2.Leiderschap (80) Hoe het gedrag van alle managers binnen het excellente project inspireert, ondersteunt en uitmuntendheid promoot. 3.Deelnemers (70) Hoe project teamleden worden betrokken, hoe hun potentieel wordt gezien en gebruikt. 4.Middelen (70) Hoe bestaande middelen effectief en efficiënt worden ingezet. 5.Project processen (140) Hoe belangrijke processen binnen het project worden geïdentificeerd, gemeten en aangepast wanneer nodig.

Helder en uitgebreid bewijs Helder bewijs Bewijs Enig Bewijs Geen Bewijs Plan (werkend proces) Do (systeem en preventie) Check (meten gevolgen) Act (handelen, integratie) Criteria 1-5 – Assessment Tabel In hoeverre is de gevolgde weg excellent?

Criteria 6-9 “Project Resultaten” 6.Klant Resultaten (180) Wat het project bereikt heeft voor wat betreft klantverwachtingen en klanttevredenheid. 7.Project Deelnemers Resultaten (80) Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van de betrokken projectdeelnemers. 8.Resultaten voor Derden (60) Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van de betrokken partijen. 9.KPI’s en Project Resultaten (180) Wat heeft het project bereikt voor wat betreft de beoogde projectresultaten.

In vergelijking met de project doelstellingen In vergelijking met andere projecten Continuïteit Resultaten worden teruggeleid naar het projectproces Excellent op alle gebieden Goed op de meeste gebieden Goed op sommige gebieden Goed op enkele gebieden Geen Bewijs Criteria 6-9: assessment tabel In hoeverre zijn de bereikte resultaten excellent

Scoren Per sub-criterium Per kolom Uitgangspunt: 50% is GOED! Op basis van uitgangspunten: zakken of stijgen Feiten, geen interpretatie. Wat is geschreven is waar! Wat niet is geschreven is afwezig! Uiteindelijke score: gewogen gemiddelde, afronden op 5 punten. Dit gaat tegenvallen!!

De Site Visit Doel: meer inzicht in het project, op basis van wat er geschreven is. Middel: interviews met betrokkenen, bekijken van project documentatie/project archief en bekijken van projectresultaten Strak geregisseerd proces!

Het feedback rapport In een format: Algemeen proces, Algemene conclusie, conclusie per aandachtsgebied en subgebied. Is, voor degenen die de prijs niet winnen, het belangrijkste! Kost de nodige aandacht van het assessorenteam. Ieder schrijft een onderdeel (verdeel de aandachtsgebieden), de teamleider maakt er één verslag van. Good Practice: het verzamelde verslag gaat nog eens rond voor feedback in het assessorenteam. Neem het nog eens goed door! Het feedbackrapport moet de score reflecteren.

Bijlage Het model, criteria en subcriteria

Criteria en subcriteria Criterium 1: Project Doelstellingen Hoe het project doelstellingen formuleert, ontwikkelt, controleert, bijstelt en realiseert, op basis van uitgebreide informatie over de wensen van alle stakeholders. 1.1De verwachtingen en eisen van de stakeholders worden geïdentificeerd (in de aanmelding moet een lijst staan met stakeholders en hun verwachtingen en eisen). De stakeholders moeten worden gecategoriseerd langs de criteria 6,7 en De project doelstellingen worden ontwikkeld, tegenstrijdige belangen worden geïntegreerd op basis van uitgebreide en relevante informatie 1.3.De project doelstellingen worden vastgelegd, gecontroleerd, bijgesteld Criterium 2: Leiderschap Hoe het gedrag van alle managers binnen het excellente project inspireert, ondersteunt en uitmuntendheid promoot. Aangetoond moet worden hoe allen 2.1Een geloofwaardig voorbeeld zijn voor uitmuntendheid. Effectief verbeteringen binnen het project voorstaan en promoten 2.2Zorg dragen voor klanten, leveranciers en andere betrokken organisaties.

Criteria en subcriteria Criterium 3: Project Team Op welke manier projectteamleden betrokken zijn, op welke manier hun capaciteiten worden benut. 3.1Aangetoond dient te worden hoe de capaciteiten van de medewerkers worden gezien, hoe ze worden benut voor het bereiken van de projectresultaten, hoe ze worden onderhouden en ontwikkeld. 3.2Aangetoond dient te worden in hoeverre alle medewerkers betrokken zijn, deelnemen en bevoegd zijn tot het nemen van zelfstandige besluiten. Criterium 4: Middelen Hoe beschikbare middelen doeltreffend en efficiënt worden aangewend. 4.1Aangetoond dient te worden hoe het project de financiële middelen aanwendt. 4.2Aangetoond dient te worden hoe het project informatie beheert. 4.3Aangetoond dient te worden hoe het project leveranciers en hun diensten doelmatig inzet. 4.4Aangetoond dient te worden hoe het project andere middelen aanwendt.

Criteria en subcriteria Criterium 5: Processen Hoe belangrijke processen binnen het project worden vastgesteld, gecontroleerd en gewijzigd, indien nodig. 5.1Aangetoond dient te worden hoe de processen die vereist zijn voor het slagen van een project, systematisch worden vastgesteld, beheerd, bewaakt, aangepast en geoptimaliseerd. (De aanvraag dient een lijst van de voornaamste processen te bevatten, met name processen en subprocessen die een belangrijke invloed hebben op de resultaten van Criteria 6 – 9). 5.2Aangetoond dient te worden hoe methoden en systemen voor projectmanagement zo effectief mogelijk worden geïmplementeerd, hoe ze worden gehanteerd en verbeterd. 5.3Aangetoond dient te worden op welke wijze oude en nieuwe ervaringen zijn vergaard en vastgelegd, zodat men hiervan kan profiteren bij nieuwe projecten.

Criteria en subcriteria Criterium 6: Klant Resultaten Wat het project op het gebied van klantverwachtingen en klanttevredenheid bereikt. Het rapport dient het verschil aan te geven tussen de verscheidene klantengroepen! 6.1Aangetoond dient te worden hoe klanten het project direct beoordelen op grond van de behaalde doelstellingen en resultaten. 6.2Aangetoond dient te worden hoe klanten de doelstellingen en resultaten van het project indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen. Criterium 7: Resultaten voor Project Medewerkers Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en tevredenheid van de betrokken medewerkers. 7.1Aangetoond dient te worden op welke wijze medewerkers en managers het project, het teamwerk binnen het project, de behaalde doelstellingen en projectresultaten direct beoordelen. 7.2Aangetoond dient te worden op welke wijze medewerkers en managers het project, het teamwerk binnen het project, de behaalde doelstellingen en projectresultaten indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen

Criteria en subcriteria Criterium 8: Resultaten voor andere betrokken partijen Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van andere betrokken partijen. 8.1Aangetoond dient te worden welke invloed het project heeft op de overige betrokken partijen en op welke wijze zij het project direct beoordelen. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende partijen 8.2Aangetoond dient te worden welke invloed het project heeft op de overige betrokken partijen en op welke wijze zij het project indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen. Het rapport dient onderscheid te maken naar de verschillende betrokken partijen. Criterium 9: KPI’s en Projectresultaten Wat heeft het project bereikt voor wat betreft de beoogde projectresultaten 9.1Aangetoond dient te worden in hoeverre het project de doelstellingen heeft bereikt. 9.2Aangetoond dient te worden welk succes het project heeft bereikt, met inachtneming van andere indicatoren dan bij 9.1.