Opleiding HRM deel II onderluitenant Vergadertechnieken Opleiding HRM deel II onderluitenant Najaar 2014 Mieke Catteeu

Opbouw cursus Leidinggeven Vergaderen Motiveren Vergadertechnieken Opbouw cursus Leidinggeven Vergaderen Motiveren Conflicthantering en onderhandelen Omgaan met stress

Vergaderen Soorten vergaderingen / vergadermodel Vergadertechnieken Vergaderen Soorten vergaderingen / vergadermodel Spelregels van de vergadering Rollen in de vergadering Vaste onderdelen van de vergadering Tips & trics Tot slot….

Vergadercultuur Wat is vergaderen ? Vergadertechnieken Vergadercultuur Wat is vergaderen ? Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen ? Discussies voeren en meningen uitwisselen ? Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit. In bedrijven wordt gemiddeld 10 tot 20 % van de werktijd besteed aan vergaderen. Leidinggevenden besteden vaak de helft of meer van de werktijd aan deze activiteit. Voor velen is het zelfs een hobby. Vergaderen kost dus niet alleen veel tijd, maar ook veel energie.

Vergadercultuur Vergaderingen kunnen zinvol en leuk zijn: Vergadertechnieken Vergadercultuur Vergaderingen kunnen zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam goede eindresultaten. Alle deelnemers moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Vergaderen is nodig: voor het nemen van besluiten, afstemmen van taken, ontwikkelen van ideeën, creëren van draagvlak (ver)delen van informatie.

vergadermodel Doel Wat voorbeeld Informatie geven Vergadertechnieken vergadermodel Doel Wat voorbeeld Informatie geven Informeren, meedelen, presentatie Personeel informeren over statuut, meedelen beslissingen organisatie, … Informatie uitwisselen Uitwisselen, Werkoverleg, trainen, ervaringen uitwisselen Mening vormen Discussiëren, argumenteren Organisatie van een oefening, nieuwe procedures Ideeën ontwikkelen Brainstormen Probleem oplossen, Iets nieuws bedenken Besluit nemen Gezamenlijk standpunt, voorstel aannemen Aankoop, Bepaalde werkwijze in ploeg Activiteiten plannen Structureren, taken verdelen Oefening plannen, werkgroep Voor elk vergaderdoel is er een geschikt vergadermodel. In de praktijk zie je in een vergadering vaak een combinatie van doelen. De modellen worden op een deel van de bijeenkomst toegepast.

Combinaties van vergadermodellen Vergadertechnieken Combinaties van vergadermodellen De meeste vergaderingen zijn ‘agendavergaderingen’ – er wordt gewerkt met een vooraf vastgelegde agenda met verschillende punten. Vaak komen vrijwel alle van de hiervoor beschreven vergadermodellen aan bod Vben: algemene vergadering, werkoverleg, stafbespreking. Vaak voorkomend probleem: vaak staat onnodig veel op de agenda – gevolg: te lang en te saai ! TIP: pas je vergaderstijl aan de agenda aan !!

Vergadertechnieken

Vergadertechnieken Is vergaderen nodig ? Overweeg vooraleer een bespreekpunt op de agenda van een vergadering te zetten of dit wel nodig / nuttig is. Handig vragenlijstje: Behoort dit tot het takenpakket van de groep ? Is dit voor iedereen van belang ? Is de nodige kennis en informatie aanwezig maar versnipperd ? Is dit ingewikkeld ? Is de materie nog onbekend ? Kunnen over dit onderwerp conflicten ontstaan ? Is hierbij een breed draagvlak nodig ? Is het nodig dat het team de beslissing draagt ? Moet dit per se door middel van een vergadering worden afgehandeld? Is bespreking dus echt nodig ? Indien ‘ja’ op enkele van deze vragen → op agenda laten staan. Indien ‘nee’ op alles of deelnemers konden niet voorbereiden → laten vallen – geen zin Is de nodige kennis en informatie aanwezig maar versnipperd? Hoe meer versnipperd, des te groter de vergadernoodzaak.  Is het probleem overzichtelijk? Hoe minder, des te groter de vergadernoodzaak.  Hoe groot is de kans op een conflict? Hoe groter de kans, des te groter de vergadernoodzaak.  Hoe belangrijk is het dat het team de beslissing draagt? Hoe belangrijker, des te groter de vergadernoodzaak.

Spelregels van vergaderingen Vergadertechnieken Spelregels van vergaderingen De vergadering begint op het afgesproken tijdstip. De agenda is voor iedereen duidelijk Deelnemers weten wat van hen verwacht wordt: beslissen, nieuw ideeën aanbrengen,… Deelnemers laten anderen uitpraten. Iedereen formuleert kort en bondig. Beperk je tot het agendapunt wat dan aan de orde is. Luister goed naar anderen. Hoofdpunten of resultaten worden samengevat De vergadering wordt goed afgesloten. Oefening: iedereen aan het woord Oefening met stok Wie de stok heeft Is aan het woord Wordt niet onderbroken Geeft de stok tijdig door Voorzitter legt de discussie stil als iedereen door elkaar spreekt. Grijp in als iemand een regel breekt – vraag een time-out

Rollen in de vergadering Vergadertechnieken Rollen in de vergadering Voorzitter Is verantwoordelijk voor de procedure Organiseert de vergadering; bereidt zich goed voor ! Bewaakt het proces Zorgt dat de vergadergroep gemotiveerd en doelgericht is Structureert het overleg Bewaakt de uitvoering van de taken van de groep (product)

Vergadertechnieken

Rollen in de vergadering Vergadertechnieken Rollen in de vergadering Verslaggever Laat aantekeningen niet te lang liggen Vat samen wat er is besproken en besloten Alleen wat tijdens de vergadering besproken is komt in het verslag (geen aanvullingen die achteraf vernomen werden !!!!) Blijf objectief – gebruik geen woorden waar een waardeoordeel in zit Schrap alles wat niet van belang is (uitweidingen, afdwalingen,…) Noteer gericht op basis van het soort verslag dat je zal opschrijven en op basis van het vergadermodel waarmee je te maken hebt Noteer de afspraken op een (afzonderlijke) actielijst: wat – door wie – wanneer

Rollen in de vergadering Vergadertechnieken Rollen in de vergadering Deelnemer Bereid de vergadering voor: zorg dat je weet wat het doel is van de vergadering – neem alle bijgevoegde documenten vooraf door Kom op tijd Neem actief deel (verbaal en non-verbaal) Luister naar de ander Structureer je gedachten Breng argumenten, aanvullingen, meningen op het gepaste moment

Vergadertechnieken

Onderdelen van de vergadering Vergadertechnieken Onderdelen van de vergadering Agenda Uitnodiging Verloop van vergadering verslag

Agenda - voorbereiding Vergadertechnieken Agenda - voorbereiding Voorbereiding is essentieel: begin with the end in mind !! Leg de te bespreken punten vast (meestal voorzitter) Werk een procedure uit om deelnemers agendapunten te laten toevoegen (hoe, tot wanneer, bij wie) Vraag goedkeuring over de punten aan het begin van de vergadering Vooraf: beslissen wie de beslissingen neemt, doelstelling bij elk punt, timing per agendapunt, verdeel de rollen Bepaal de volgorde van de agenda Bereid de inleiding van elk agendapunt voor. Varia ?! Als je vooraf vraagt of de agenda voor iedereen ok is – geen varia nodig (vaak niets of nutteloze gesprekken)

Vergadertechnieken

Uitnodiging - voorbereiding Vergadertechnieken Uitnodiging - voorbereiding stuur tijdig een uitnodiging – (of spreek een vast moment af) Heldere uitnodiging: Vergadering: soort, doel, naam Organisator Deelnemers Vergaderplaats Datum Aanvang, duur Agenda Vergaderstukken Overige informatie ( eventueel achtergrondinfo, formulieren,…) Gevraagde voorbereiding

Verloop van de vergadering Vergadertechnieken Verloop van de vergadering Openen Op tijd starten (beloon de laatkomers niet – 15’ wachten is 25 % van een uur vergadertijd) Verwelkomen Overloop de agendapunten Toelichting agendapunten Voor iedereen duidelijk Schets de situatie van elk punt Geef de nodige informatie Eindig met concrete vraag Eigenlijke bespreking Houd de bespreking doelgericht Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken) Geef je eigen visie het laatst

Verloop dan de vergadering Vergadertechnieken Verloop dan de vergadering Besluitvorming Spreek voorstelsgewijs Vraag om verbeteringen en oplossingen Vat verschillen en overeenkomsten samen Gebruik de inbreng van deelnemers zinvol Trek tussentijds conclusies als mijlpalen naar consensus Stel het draagvlak en de mate van overeenstemming vast: zorg dat de deelnemers de beslissing de best mogelijke vinden Sluiten van de vergadering Vat hoofdpunten en beslissingen samen Spreek nieuwe vergaderdatum af (eventueel) Bedank

Vergadertechnieken

Het verslag Uitgebreidheid van verslag (vooraf bepalen) Vormkeuze Vergadertechnieken Het verslag Uitgebreidheid van verslag (vooraf bepalen) Elke tussenkomst ? Enkel beslissingen ? Enkel actiepunten ? Doel: geheugensteuntje of informeren van afwezigen Vormkeuze Actielijst: wat – door wie – wanneer Besluitenlijst Beknopte notulen / verslag: enkel hoofdzaken, belangrijkste standpunten, argumenten Notulen: alle vergaderbijdragen Verslaggever heeft geen andere functie Gebruik volzinnen Maak het verslag zo snel mogelijk na de vergadering

Het verslag – enkele tips Vergadertechnieken Het verslag – enkele tips Laat nota’s niet te lang liggen Vat samen wat besproken is Blijf objectief – jouw mening is als verslaggever niet van belang Schrap alles wat niet van belang is (afdwalingen, uitweidingen,…) Alleen wat tijdens de vergadering besproken is komt in verslag Zorg dat wat er staat niet op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden Houd het simpel: gewone woorden en korte zinnen Overzichtelijk lay-out

10 Vergadermissers op een rij Vergadertechnieken 10 Vergadermissers op een rij 1. Deelnemers arriveren te laat Niets irritanter dan een vergadering die wordt gestoord door deelnemers die te laat binnenkomen. Organiseer een vergadering buiten de ‘spitsuren’. Maak ook duidelijke afspraken over het beginuur van de vergadering en laat beleefd weten dat laatkomers niet worden geapprecieerd. 2. Er werden te veel mensen uitgenodigd In vergaderingen worden vaak mensen uitgenodigd die eigenlijk niets met het project te maken hebben of van het onderwerp niets afweten. Een goede voorbereiding van een meeting houdt onder meer in dat je nadenkt over welke personen onmisbaar zijn op de vergadering en welke eigenlijk niet. 3. Er ontstaan discussies die niet ter zake doen Zorg er daarom altijd voor dat er iemand verantwoordelijk is voor de agenda van de vergadering, die als een soort scheidsrechter toekijkt of er niet al te veel wordt afgeweken van de te bespreken onderwerpen. Vaak wordt er op vergaderingen onnodig veel tijd verspild. Vergaderen kan op een veel efficiëntere manier gebeuren dan nu in de meeste bedrijven het geval is. Met deze 10 ‘vergadermissers’ en tips om ze te voorkomen kan alvast een stap in de goede richting worden gezet. Vergaderen is noodzakelijk wanneer zaken niet via e-mail of telefoon kunnen worden geregeld en wanneer ideeën en meningen van verschillende mensen tegelijk moeten worden gehoord. Maar op een meeting kan dus aardig wat mislopen ...

10 Vergadermissers op een rij Vergadertechnieken 10 Vergadermissers op een rij 4. Na de vergadering is er nog steeds niets beslist Wees duidelijk over het einddoel van de vergadering. Moeten er gewoon zaken worden uitgelegd of herhaald aan werknemers, of moeten er echt nieuwe beslissingen worden genomen? Ook wanneer er gestemd moet worden, kan je dit beter duidelijk vooraf melden. Is een halve meerderheid voldoende of moet echt iedereen akkoord gaan? 5. Het is niet precies duidelijk waarover de vergadering gaat Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het zal gaan. Zo kan iedereen zich optimaal voorbereiden, eventuele vragen bedenken en zal de vergadering op tijdsvlak minder uit de hand lopen. 6. De vergadering verloopt structuurloos Stel een duidelijke agenda op van de te bespreken onderwerpen. Behandel de verschillende agendapunten stap voor stap.

10 Vergadermissers op een rij Vergadertechnieken 10 Vergadermissers op een rij 7. De vergadering neemt veel meer tijd in beslag dan afgesproken Bereken vooraf hoeveel tijd ieder onderwerp maximum in beslag mag nemen. Deel dit desnoods aan de deelnemers mee, zodat er niet nodeloos over één bepaald onderwerp wordt gediscussieerd, waardoor andere onderwerpen niet meer aan bod kunnen komen. 8. Belangrijke personen zijn niet uitgenodigd Vooral in vakantieperiodes is het niet altijd gemakkelijk om een vergadering te organiseren waar iedereen die ertoe doet aanwezig kan zijn. Als die ene deelnemer die het meest van het project afweet twee weken afwezig is, aarzel dan niet om de meeting tot dan eventjes uit te stellen. 9. Er wordt vergaderd totdat iedereen het met elkaar eens is Helaas, je kan er alleen maar van dromen dat iedereen het op elk vlak met elkaar eens raakt. Zoek daarom naar een gulden middenweg, waar iedereen (of bijna iedereen) zich min of meer bij kan neerleggen. Op vergaderingen moet immers iedereen wat water bij de wijn doen.

10 Vergadermissers op een rij Vergadertechnieken 10 Vergadermissers op een rij 10. Sommige deelnemers worden tijdens de vergadering niet gehoord Minder mondige deelnemers komen vaak niet aan bod in drukke vergaderingen. Luister ook naar hen en vraag duidelijk naar hun mening. Zo vermijd je dat ze achteraf naar jou komen en jou toevertrouwen waarom bepaalde genomen beslissingen toch niet zo’n goed idee zijn. Herkenbaar ?

Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Vergadertechnieken Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Leg alleen een vergadering vast wanneer er effectief nood aan is. Dikwijls gebeuren vergaderingen uit gewoonte of uit veiligheid ('er moest maar eens iets te melden zijn'). Breng variatie aan. Herken je deze situatie? Ieder werkoverleg is hetzelfde, zelden gebeurt iets onverwachts. Zorg voor afwisseling: deelnemers kunnen bv. om de beurt de vergadering voorzitten of in groepjes agendapunten voorbereiden. Zo raakt iedereen weer geïnteresseerd in wat er in de vergadering gebeurt. Vergaderingen splitsen Er zijn vergaderingen die vooral informatief zijn, zoals werkoverleg of teamoverleg. Moeten er zware besluiten worden genomen, dan is het niet handig om dat in een 'verzamelvergadering' te doen. Beleg dan liever een aparte vergadering met één onderwerp. Dan kunnen deelnemers zich volledig concentreren op dat ene agendapunt. Leg vooraf een agenda vast. Maak deze bekend aan de personen die het moeten weten zodat ze zich kunnen voorbereiden. Probeer je ook aan de agenda te houden. Zo vermijd je dat een vergadering op drift slaat.

Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Vergadertechnieken Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Agenda verbeteren Zorg voor een duidelijke agenda. Geef bij ieder agendapunt aan hoeveel tijd er is per onderwerp en of het agendapunt een besluit op moet leveren, of ideeën, of dat het alleen bedoeld is om de aanwezigen te informeren. Wil je uitdrukken dat er ruimte is voor discussie, dan kun je dat nadrukkelijk op de agenda zetten (met een tijdsplanning). Wees duidelijk over het doel Geef bij de uitnodiging en op de agenda het doel van de vergadering duidelijk weer. Bijvoorbeeld: Vergadering projectgroep thuiszorg op 22 juli met als doel om wensen te inventariseren over het nieuwe roosterprogramma. Of: Informatieve bijeenkomst op 29 oktober met als doel de buurtbewoners te informeren over de bouwactiviteiten van bedrijf X. Of: Stafvergadering met als doel tot een gezamenlijk besluit te komen over de bezuinigingsronde 2004. Geen discussie naar aanleiding van het verslag Je kunt een heleboel tijd besparen als je traditionele agendapunten afschaft. Zo wordt er naar aanleiding van het verslag heel wat afgepraat. In feite doe je dan de vergadering van de vorige keer nog eens dunnetjes over. Als mensen nog iets willen bespreken naar aanleiding van het verslag, moeten ze dat vooraf als normaal agendapunt opgeven. Dan kan het in de vergaderplanning meelopen en hou je zicht op de tijd. Je zult zien, dat veel mensen er dan gewoon van afzien, omdat het meestal niet zo relevant is wat er allemaal naar aanleiding van het verslag wordt opgemerkt.

Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Vergadertechnieken Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie van de deelnemers dan ook als sneeuw voor de zon. Mocht je toch vast komen te zitten in een marathonmeeting, probeer er dan voor te zorgen dat er voldoende pauzes worden ingelast. Probeer op tijd te beginnen, ook als nog niet iedereen aanwezig is. Afhankelijk van het soort mensen waar je mee vergadert kan je spelen met de timing. Weet je dat je medevergaderaars nogal eens de neiging hebben om oeverloos uit te wijden, plan de meeting dan kort voor de middag of kort voor het eind van de dag. Zijn het mensen die moeite hebben om stipt te zijn, werk dan met een vreemd tijdstip, bijvoorbeeld 17’ na het uur. Deze manier van werken zou stiptheid aanwakkeren. Hou het aantal deelnemers aan de vergadering beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. Bovendien zullen mensen die niet echt nodig zijn op de meeting alleen maar hun tijd verspillen. Hetzelfde geldt voor jezelf, als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf.

Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Vergadertechnieken Tot slot… enkele aanbevelingen om efficiënter te vergaderen Rondvraag afschaffen. Soms zit je gewoon te suffen tijdens een vergadering en bedenk je achteraf nog een punt dat je aan de orde had willen stellen. Geen nood, want vlak voordat de vergadering gesloten wordt, heb je nog een kans: de rondvraag. Het komt wel voor dat de rondvraag even lang duurt als alle voorgaande agendapunten bij elkaar. Omdat de deelnemers al een tijd hebben gezeten, nemen ze niet erg goed meer op wat er gezegd wordt. Om die reden krijgen de punten van de rondvraag soms geen goed vervolg. De rondvraag kun je daarom beter afschaffen. Dan letten ze tijdens de vergadering beter op en het bespaart een heleboel tijd. ‘Varia’ is voor amateurs. Dit agendapunt is een vrijbrief om allerhande (meestal huishoudelijke) zaken in de groep te gooien. Bij de visclub in de kantine is het best gezellig, maar in een professionele organisatie kan het écht niet meer. Geen verslag, maar actie. Maak het verslag niet langer dan nodig is, of beter nog: maak helemaal geen verslag, maar richt je energie op een uitvoerige actiepuntenlijst met daarbij duidelijk de plandatum, de inhoud van de actie, wie hem uit moet voeren en wie er verantwoordelijk is voor verdere agendering (als dat nodig is). Maak er een gewoonte van om aan het eind van de vergadering kort alles samen te vatten en het actieplan te overlopen. Zo weet iedereen bij het buitengaan zeker wie waarmee bezig is. Geef iedereen een kopie mee van de actielijst.

Vergadertechnieken Tot slot… Vermijd dat deelnemers dit gevoel hebben: