Digitale urenverwerking voor leerbedrijven Handleiding Digitale urenverwerking voor leerbedrijven Versie 1.1 | 01-07-2014

Inhoudsopgave 1. Inloggen op het urenregistratiesysteem blz. 3 2. Invullen van de urenverantwoording blz. 4 t/m 8 3. Overzicht ingevulde urenverantwoordingen blz. 9 t/m 10 4. Overzicht verstuurde urenverantwoording blz. 11 t/m12 5. Contactgegevens blz. 13 6. Notities blz. 14

1. Inloggen op het urenregistratiescherm Om de urenverantwoording van de leerlingen op te geven in het digitale urenverwerkingssysteem, dient u in te loggen via de volgende link;  Urenverantwoording https://www.formdesk.com/vtlflex/urenverantwoording/?get=true U komt dan op het inlogscherm, zoals u hieronder kan zien. Scherm 1 In dit scherm meldt u zich aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord zoals de invoerder deze heeft ontvangen per e-mail. Als u voor de eerste keer inlogt, dan wordt er gevraagd om beide items. Het is aan te raden om gebruikersnaam en wachtwoord ergens te noteren. Bent u het wachtwoord vergeten, dan kunt u de gebruikersnaam invullen en op “wachtwoord vergeten” klikken. U krijgt dan een nieuw wachtwoord toegestuurd per e-mail.

2. Invullen van de urenverantwoording Scherm 2

2. Invullen van de urenverantwoording (2) Toelichting scherm 2 Gegevens medewerker: Jaartal Hier staat standaard het actuele jaartal. Indien er direct na een jaarwisseling nog een urenverantwoording opgegeven moet worden voor het oude jaar, dan dient het jaartal te worden gewijzigd in dat jaartal. Weeknummer Standaard wordt hier het actuele werkweeknummer getoond (aan de hand van systeemdatum). Dit betekent dat het praktisch is, de urenverantwoording aan het einde van de betreffende werkweek (uiterlijk zondag) in te vullen. Indien dit gebeurt op maandag na de werkweek, dan dient het werkweeknummer handmatig te worden aangepast. Vanuit de combinatie jaartal en weeknummer worden automatisch achter de dagen van de week de juiste data getoond (niet wijzigbaar). Uren die uiterlijk op maandag voor 14.00 uur zijn ingevoerd, worden tijdig verwerkt. Indien u de uren later invoert, ontvangt de leerling-werknemer een week later salaris. Wij verzoeken eventuele vertragingen vooraf met de leerling-werknemer af te stemmen, omdat er door de latere betaling problemen kunnen ontstaan bij de leerling-werknemer met betrekking tot betaling van de reiskosten of studie. Naam Hier dient men de leerling-werknemer te kiezen waarvoor de urenverantwoording opgegeven wordt. Indien er alleen maar ->maak een keuze<- staat, is er voor desbetreffende week geen leerling-werknemer gekoppeld aan uw bedrijf. Wanneer u de naam van desbetreffende de leerling-werknemer niet kunt selecteren, kunt u een e-mail sturen naar info@vtlflex.nl

2. Invullen van de urenverantwoording (3) Ploegentoeslag Hier dient u zelf de voor álle gewerkte uren geldende ploegentoeslag te worden gekozen. De keuze bestaat uit 8,75%, 11,25% óf 13,75%. In de Detacheringsgids vindt u meer uitleg over de ploegentoeslag. Overwerktoeslag, weekendtoeslag en feestdagtoeslag Deze toeslagen worden automatisch door het systeem berekend wanneer u gewerkte uren invoert die voldoen aan de desbetreffende criteria. In de Detacheringsgids vindt u meer uitleg over deze toeslagen. Gegevens gewerkte uren: Gewerkte uren In de kolom’ gewerkte uren’ dienen de daadwerkelijk gewerkte uren worden ingevoerd. Gewerkte uren dienen altijd afgerond te worden op kwartieren. Het gebruikte scheidingsteken is daarvoor een punt. Notatie is bijvoorbeeld: 8, 8.25 , 8.50 of 8.75. Begintijd rit en Eindtijd rit Het is mogelijk om per dag maximaal drie afzonderlijke ritten op te voeren. Zodra het veld met eindtijd van de eerste rit wordt gevuld, verschijnen de invulvelden voor een eventueel gemaakte tweede rit. Het gebruikte scheidingsteken is daarvoor een dubbele punt. Notatie voor de rittijden is bijvoorbeeld: 8:00 tot 13:00. De rittijdenregistratie is bedoeld om te kunnen bepalen of de leerling recht heeft op de verblijfskostenvergoeding die hier (onder bepaalde voorwaarden) voor bestaat. Deze bepaling gebeurt automatisch op het moment dat het totale urenbestand wordt aangemaakt. Indien de leerling-werknemer geen rit heeft gemaakt dienen hier dan ook geen tijden ingevoerd te worden. Er kunnen geen toeslagen voor eendaagse nachtritten en meerdaagse ritten worden opgegeven. Dit geldt ook afwijkende onkosten. Hiervoor kunt u een e-mail sturen naar info@vtlflex.nl met de onkosten die uitbetaald moeten worden.

2. Invullen van de urenverantwoording (4) Bedrijfsgegevens: Naam bedrijf Hier wordt de naam van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel te wijzigen. Plaats Hier wordt de plaats van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel te wijzigen. Naam invuller Hier wordt de naam van de verantwoordelijke van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel te wijzigen. Datum Hier wordt de actuele systeemdatum getoond. Buttons: Akkoord en verzenden Door te klikken op deze button worden de ingevoerde gegevens van de urenverantwoording vastgelegd. Men gaat nu door naar het printscherm van de urenverantwoording. ! Na het klikken op de button akkoord en verzenden wordt er zowel naar de invuller van het leerbedrijf als naar de leerling een e-mail gestuurd waarin het opgevoerde urenverantwoordingsformulier wordt getoond.

2. Invullen van de urenverantwoording (5) Annuleren Door te klikken op deze button breekt men de invoer van de urenverantwoording af, er ligt nu niets vast. Men komt nu terug in het overzicht ingevoerde urenverantwoordingen. Belangrijk: Wanneer u de urenverantwoording voor maandagmiddag 14.00 uur aanlevert, zal de leerling-werknemer diezelfde week het salaris op zijn of haar bankrekening ontvangen.

3. Overzicht ingevulde urenverantwoordingen Opmerking: Alleen getoond wanneer er al eerder urenverantwoordingen zijn ingevoerd   Scherm 3 Toelichting scherm 3 Dit scherm is het overzicht van de ingevoerde urenverantwoordingen. De mogelijkheden in dit scherm zijn: Nieuw formulier invullen: Maakt het mogelijk een formulier voor bijvoorbeeld een andere leerling-werknemer binnen het bedrijf op te geven of een tweede urenverantwoording voor dezelfde leerling-werknemer.   

3. Overzicht ingevulde urenverantwoordingen (2) Wijzig uw persoonlijke gegevens: Maakt het voor de aangemelde gebruiker mogelijk om de persoonlijke gegevens te wijzigen Stoppen: Hiermee verlaat men het overzicht en komt men terug in het aanmeldscherm voor de gebruiker.   Daarnaast is het mogelijk: De urenverantwoording te wijzigen via het icoon voor de betreffende urenverantwoording. De urenverantwoording te verwijderen via het icoon voor de betreffende urenverantwoording. Het wijzigen/ verwijderen van de urenverantwoording kan tot maandagmiddag 14.00 uur. Hierna is dit alleen mogelijk door een e-mail te sturen naar info@vtlflex.nl met uw wijzigings- of verwijderingsverzoek.

4. Overzicht verstuurde urenverantwoording Scherm 4

4. Overzicht verstuurde urenverantwoording (2) Toelichting scherm 4 In dit scherm wordt de ingevoerde urenverantwoording getoond en het is mogelijk met de printbutton boven in het scherm, te printen. Met de button ‘Verder naar overzicht urenverantwoordingen’ kan men dit scherm verlaten.

5. Contactgegevens Voor vragen en/ of opmerkingen over het digitale urenverwerkingssysteem kunt u contact opnemen met VTL flex. VTL flex Postbus 12600 1100 AP Amsterdam-Zuidoost T: 0900 – 1442 (optie 2, optie 1) E: info@vtlflex.nl Heeft u vragen over de VTL Detacheringsgids, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Customer Relations. VTL Postbus 112 2400 AC Alphen aan den Rijn T: 0900 – 1442 (optie 2, optie 2) E: info@vtl.nl

6. Notities Gebruikersnaam: Wachtwoord: