Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland Marianne Loef Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht VNG bijeenkomst 13 november 2012 Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland Marianne Loef

Waarom toezicht op archieffunctie? Archief is geheugen overheid juridisch, financieel, rechtmatig, integer Principe democratische rechtsstaat: → overheidsarchief openbaar en toegankelijk Archief is belangrijke historische bron, essentieel onderdeel erfgoed

Een beetje historie Convenant archieven 2002: Onderzoek inrichting archiefinspectiefunctie 2004/2005 5 principes uit het eindrapport van 2005: Zorgdragers moeten eigen controlefunctie inrichten Extern toezicht en interne controle (=geen toezicht) principieel scheiden Dekkend toezicht voor én na overbrenging Sanctiebeleid effectiever en consequenter Landelijk expertisecentrum, opleiding, competenties

Uitgangspunten Wet Rgt Toezicht in principe door naasthogere overheid Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging binnen overheden Vertrouwen Sober, selectief en proportioneel 1. Dus niet meer door het Rijk op de gemeente En Heel Belangrijk: 2. minder leunen op de grote broer of zus, maar ZELF verantwoordelijkheid nemen. 3. maar: Vertrouwen is goed, maar controle is beter. (Wie zei dat?) 4. Dus niet met een kanon op een mug schieten. Maar: gebaseerd op risico-analyse

Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht Tot 1-10-2012 Nu Basis toezicht: Archiefwet Basis toezicht: Gemeentewet Inspectiebezoeken door provincie Gemeente/waterschap levert info aan provincie Wettelijk proactief optreden provincie, goedkeuringen vooraf Achteraf ingrijpen provincie via interventieladder (7 treden) Sanctie Archiefwet: Bestuursdwang mogelijk volgens regels Awb Sancties Gemeentewet: Schorsen/vernietigen en in de plaats treden bij taakverwaarlozing

Spelregels voor dit interbestuurlijk verkeer Wet Rgt Algemene beleidskaders voor ingrijpen door provincies (indeplaatsstelling en schorsing/vernietiging) Aanvullende beleidskaders voor sectoren: ruimtelijke ordening, Wabo, archieftoezicht Provinciale verordeningen op systematische informatie of convenanten/afspraken provincie-gemeenten

Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe Schoenen’ Informatiearrangement hoe komen we aan informatie? Toezichtscriteria wanneer grijpen we in? welke factoren spelen een rol? - risicoanalyse - Toezichtsmiddelen hoe grijpen we in? Interventieladder, reality checks

1. Hoe komen we aan informatie? Informatiearrangement (afspraken, regeling) Gemeenten, waterschappen etc. sturen informatie uit horizontale verantwoording aan provincie (provinciale verordening, afspraak, convenant) Gebruik van KPI’s aanbevolen, niet verplicht. Aanvullende info: verslag gemeentearchivaris, begrotingen, plannen Speerpunten vast te stellen per provincie Ooit: waarstaatjegemeente.nl? Realitychecks hernieuwde Gemeentewet 124E

1. Het nieuwe toezicht

2. Wanneer grijpen we in? Toetsen van toegezonden informatie aan toezichtscriteria (17) - match met KPI’s Voldoet situatie aan wet-en regelgeving? Ja: niets doen Nee: ingrijpen Meer info nodig: opvragen Indeling gemeenten in risico-categorieën Afweging per geval

2. Risicoanalyse: welke factoren? zijn onze recente ervaringen positief? werkt het horizontale mechanisme daar? is men in waarstaatjegemeente.nl opgenomen? zijn er risicovolle omstandigheden? zijn er klachten en/of signalen van derden? is er informatie van andere toezichtssectoren?

2. Mogelijke risicovolle gebeurtenissen: Informatiehuishouding bij grote reorganisaties (RUD’s) Overgang naar digitaal Nieuwbouw

3. Hoe grijpen we in? Interventieladder met 7 treden Altijd eerst overleg en kans gebrek te herstellen Waarschuwing, publiciteit, inschakelen raad Dan pas sanctie

Generieke informatievergaring volgens afspraken Informatie-arrangement Specifieke informatie opvragen en valideren Afspraken over verbetering Aankondiging juridische interventie Laatste kans voor indeplaatsstelling Sanctie indeplaatsst. Sober Op afstand Uitgebreid ? Interveniërend ? Signaleren

Voorbeeld taakverwaarlozing B&W hebben geen archiefbewaarplaats aangewezen en geen archivaris benoemd Archief staat op oude zolder (criterium 6 en KPI 7.2) Wat doet provincie? Wat kan provincie in uiterste geval doen?

Wat blijft specifiek in de Archiefwet? Verplichte melding archiefverordeningen Machtigingen tot vervreemding, tot opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid < 75 Machtiging vervanging vervalt naar verwachting in 2013

Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen kwaliteit systematisch Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden te laat? vb: Archiefdepots, vervanging Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend

Overgangsperiode (N-H) Afbouwperiode: Gemeenten krijgen kans horizontaal mechanisme op orde te brengen tot eind 2014 Provincie draagt 2012-2014 kennis en expertise over, maatwerk per gemeente en aanvullend proactief waar nodig - bv Omgevingswet (jaarplan provincie) Na eind 2014 moet horizontaal mechanisme werken en grijpt provincie zonder meer in bv. bij geen/ te weinig info Naast gemeentelijke inspecteurs ook bestuur/management gemeenten en directie archiefdiensten betrekken

Toezicht blijft Kennis, deskundigheid Ervaring Maak er gebruik van!