G!DS Basismodule Trainingsdag 3 Naam, functie Datum, Plaats

Programma  Oefeningen bespreken  Korte herhaling trainingsdag 1 en 2  G!DS Beheer  Gegevens controleren  G!DS Redacteuren trainen (Train de Trainer)  Afronding

Oefeningen  Laat zien:  Wat heb je ingevoerd?  Wat ging goed?  Waar liep je tegenaan?  Waar wil je nog wat extra uitleg over?  Heb je nog opmerkingen?  Beschouw je medecursisten als leerlingen.

Korte herhaling dag 1 en 2  Contract aanmaken, organisatie invoeren.  Complexe organisaties  Productgegevens invoeren  Profielen

G!DS Beheer

Verschillende rollen  Accountmanager  Beheerder  Uitvoerbeheerder  Redacteur

Verschillende rechten  Afhankelijk van de rollen die een gebruiker heeft, ontvangt hij rechten en heeft hij plichten.  Komt een gebruiker zijn plichten niet na (bijvoorbeeld controle van een organisatie) gaat er een seintje naar een gebruiker die in G!DS één niveau hoger staat.

Schematische structuur G!DS PSO 1PSO 2 Landelijke organisatie VOB Bibliotheek A Lokale organisatie Bibliotheek B Provinciale organisatie Lokale organisatie

Rol: Accountmanager  Beheert en is verantwoordelijk voor onderliggende organisaties.  Mag nieuwe contracten (dus nieuwe organisaties) aanmaken.

Rol: Beheerder  Kan gebruikers aanmaken voor zijn organisatie, en deze gebruiker één of meerdere rollen geven.

Rol: Uitvoerbeheerder  Kan profielen aanmaken en beheren.

Rol: Redacteur  Is een medewerker van een organisatie die gegevens van de eigen organisatie invoert en beheert.

Rechten toekennen  Geef aan organisaties de juiste rechten.  Meerdere vestigingen? Bedenk dan:  Geef je de organisatie accountmanagement- rechten?  Accountmanagement onder eigen beheer en geef je de organisatie alleen redacteurrechten?

Gebruiker toevoegen  Kies of zoek de betreffende organisatie waar een gebruiker aan toegevoegd moet worden.

 Kies in het linkermenu “Overig” voor “Gebruikers”.

Gebruiker aanmaken  De gebruiker zit nog niet in het systeem.  Klik op “Nieuwe gebruiker”

 Het “Nieuwe gebruiker”-venster verschijnt.

 Vul de gegevens in:  Voor- en achternaam  adres (is tevens de inlognaam)  Wachtwoord  Kies vervolgens de juiste rollen.  Kies “Opslaan”

 Zo kunnen meerdere gebruikers aangemaakt worden.  Geef aan de aangemaakte gebruiker door hoe hij in kan loggen.  Door een gebruiker te selecteren, komen er andere mogelijkheden beschikbaar.

 Voer wijzigingen toe ( , wachtwoord, naam of rechten).  Verwijder de gebruiker.  Beheer van de gebruiker overdragen aan een andere organisatie.

Externe gebruiker toevoegen  Gebruiker die in G!DS al bij een andere organisatie een rol vervult.

Externe gebruiker toevoegen  Kies of zoek de betreffende organisatie waar de gebruiker aan toegevoegd moet worden.

 Kies in het linkermenu “Overig” voor “Gebruikers”.

 Kies in het menu “Gebruikerstaken”, voor “Externe gebruiker toevoegen”.

 Vul in het scherm wat verschijnt het e- mailadres in van degene die aan de organisatie toegevoegd moet worden.

 Voorwaarde: gebruiker is bekend in G!DS.

1 e keer inloggen (redacteur)  Als de redacteur van de organisatie de eerste keer inlogt, krijgt hij een melding die hij moet accepteren.  Een redacteur zal alleen het scherm van de organisatie te zien krijgen.

Zelf aan de slag  Zie oefeningenblad  Ga naar de trainingsomgeving van G!DS:  Denk aan:  Wie geef je welke rechten?

Lunch

Gegevens controleren

 In elk contract is ingesteld dat de gegevens van een organisatie om een bepaalde tijd (aantal weken) gecontroleerd moet worden.  Na controle wordt deze termijn weer opnieuw gestart.

 Op de Mijn G!DS-pagina verschijnt het bericht: Controleer gegevens van… In dit bericht staat ook de deadline voor het controleren van de gegevens.  Het op tijd controleren van gegevens is zeer belangrijk! Alleen dan kan G!DS goed up to date blijven.

 Als gegevens niet op tijden worden gecontroleerd, escaleert het bericht naar de bovenliggende accountmanager (bijvoorbeeld naar het provinciaal servicemanagement).  Deze onderneemt hier vervolgens actie op, door de gegevens zelf aan te passen of de verantwoordelijke aan te spreken.

 Ga naar de organisatie die gecontroleerd moet worden.  Klik op “Gegevens controleren”.

 Het venster wat verschijnt, moet volledig doorlopen worden.  Naar alle producten staan snelkoppelingen.

 Als er iets gewijzigd moet worden, klik dan op het potloodje in de blauwe balk.

 De knop om de controle te bevestigen wordt pas zichtbaar als je alle informatie doorgenomen hebt.

Organisaties trainen

Organisaties en redactie  Organisaties die zelf redactie gaan voeren krijgen een twee uur durende module.  Deze training wordt georganiseerd en verzorgd door de bibliotheek.  Ondersteuning van provinciaal servicemanager is in overleg mogelijk.

Training  Afgeslankte vorm van Basismodule G!DS.  Materiaal is beschikbaar.

Materiaal  Powerpoint èn bijbehorende documentatie te vinden op  Maak hiervoor zelf een inlog aan.

Materiaal  Materiaal staat bij “Trainingsmateriaal voor G!DS-module voor redacteuren”  Voer sleutel voor toegang in: Red248

Communicatie  Communiceer altijd professioneel met organisaties.  Zoek bij gemeentelijke trajecten samenwerking met de gemeente. Schrijf organisaties aan vanuit de gemeente.

Communicatie  Zorg dat duidelijk beschreven is waarvoor medewerking gewenst is. Geef ook aan hoeveel tijd het gaat kosten.  Overleg met het provinciaal servicemanagement als het gaat om het uitnodigen van regionale of provinciale organisaties.

Communicatie  Vaak stelt een organisatie een marketing of communicatie medewerker aan, die de informatie in G!DS bij gaat houden. Houd hier ook rekening mee.

Complexe organisatie?  Maak eerst met de organisatie een individuele afspraak om de organisatie goed in kaart te brengen.

Aandachtspunten  De bijeenkomst is een visitekaartje van je eigen organisatie.  Belangrijk: de redacteuren moeten hun informatie voor jóu bij gaan houden. Zorg dus dat je ze “in de watten legt”.

Aandachtspunten  Zorg dat alles klaar staat als de redacteuren komen.  Pc, beamer, scherm, werkende internetverbinding  Koffie, thee en water  Visitekaartjes en contactinformatie  Informatie over G!DS en de bibliotheek die meegenomen kan worden  Etc.

Programma van de training  Welkom heten van de aanwezigen en voorstellen.  Inleiding in G!DS: Wat is het? Waarom moeten wij er iets mee?  Rondleiding in G!DS.  Eigen organisatie beheren (aanvullen en aanpassen).  Producten toevoegen en beheren (aanpassen, verwijderen).  Wat als we er niet uitkomen?

Succes!

Afronding

Je staat er niet alleen voor  Helpdesk en vragen: Provinciaal servicemanagement  Opleidingen: Provinciaal servicemanagement  Handleidingen: te vinden in G!DS  Én…

G!DS helpt je! Je wordt door G!DS begeleid door vooraf opgestelde formats.

Dank voor uw aandacht! Vragen?