Het pensioenakkoord en operationele risico's Wat zijn de consequenties voor pensioenuitvoering? Is uitbesteding hierop een goed antwoord? Patrick Heisen 27 september 2011

Inleiding Pensioenakkoord heeft grote gevolgen voor het ontwerp van pensioenregelingen. Het heeft echter ook gevolgen voor de uitvoering van de regelingen. Doelstellingen: Inzicht geven in mogelijke operationele risico’s binnen de pensioenuitvoering Antwoord op de vraag of uitbesteding hierop een goed antwoord is Bewustwording over een optimaal management van uitbestedingsrisico

Deelnemersadministratie Aanpassing pensioenleeftijd afgestemd op geleidelijk stijgende AOW-leeftijd. Rechten deelnemers kunnen aangepast worden als gevolg van toename levensverwachting en financiële schokken. Aanpassingen verhogen de complexiteit: het opbouwpercentage kan variëren opgebouwde aanspraken volatieler ingegane uitkeringen volatieler vrijwillige uitsmeerperiode vrijwillige egalisatiereserve 3

Deelnemerscommunicatie Communicatie over nieuwe ingangsdatum pensioen. Verantwoording over de pensioenambitie, het gekozen beleggingsbeleid en bijbehorend risicoprofiel en de kansen op koopkrachtbehoud. Pensioenplanners: risico’s van beleggingsbeleid vertalen in de risico’s voor de deelnemer verwachte rendementen van beleggingsbeleid vertalen in verwachte rendement deelnemer Door fiscale stimuleringsmaatregelen wordt financiële planning steeds belangrijker en complexer. Rol werkgever of pensioenuitvoerder? Reële dekkingsgraden ook onder FTK1 communiceren. Waaraan dient een Uniform Pensioenoverzicht (UPO) te voldoen?

Financiële administratie en kosten Contant maken pensioenverplichtingen op basis van (maximaal) verwacht rendement minus geambieerde indexatie Rekening houden met mutaties in asset mix Methodiek ter voorkoming van te hoge inschatting (wetgever) Maximum parameters eens in de vijf jaar vast te stellen Let op: maximum parameters zijn bruto rendementen Omvang vermogensbeheerkosten fondsspecifiek vast te stellen Pensioenaanspraken volatieler. Meer aandacht voor kosten uitvoering en vermogensbeheer.

Invaren of niet? Welk scenario heeft grootste operationele risico’s: Niet invaren Vrijwillig invaren Verplicht invaren Operationele issues bij niet invaren Twee regimes of twee fondsen In ieder geval met een eigen separate pensioenuitvoering Operationele issues vrijwillig invaren Tussentijdse aanpassingen rechten mogelijk over ingevaren rechten Wat zijn de consequenties hiervan?  communicatie Operationele issues verplicht invaren Tussentijdse aanpassingen mogelijk over alle rechten. Omvang is groter.

Juridische en omgevingsrisico’s Door de verschillende mogelijkheden, uitzonderingen, decentrale afspraken wordt de uitvoering van het pensioen complexer. Waarschijnlijkheid van optreden operationele risico’s kan toenemen: onjuiste rechtenadministratie met als gevolg onjuiste uitkeringen onjuiste pensioenoverzichten onvolledige/onjuiste communicatie over risico’s beleggingsbeleid en kansen op koopkrachtbehoud. Operationele risico’s in de uitvoering kunnen resulteren in andere risico’s: Omgeving/reputatie: ontevredenheid deelnemers. Juridisch: claims door gedupeerden.

Uitvoering was voor pensioenakkoord al complex …

... en wordt alleen maar complexer Onderkenning complexiteit pensioenuitvoering. ‘Ontzaffen’ Zelfadministrerende fondsen gaan steeds meer over op uitbesteding Uitbesteding van pensioenadministratie door verzekeraars aan pensioenuitvoeringsorganisaties Voorbeelden: Aegon  TKP NN  AZL Centraal Beheer  Syntrus Achmea Het pensioenakkoord zal een nog grotere druk leggen op een professionele uitvoering!

Operationele vereisten na het pensioenakkoord Verhoogde werkdruk door eenmalige aanpassingen. Meer maatwerk gewenst, maar binnen een goede AO/IC: Verhoogde kans op tussentijdse aanpassingen van de rechten Mogelijkheid decentrale afspraken Grotere vastlegging van allerlei uitzonderingen en afwijkingen vereist Verhoogde zorg in de communicatie door verschuiven van risico’s. Accent nog meer op professioneel en kwalitatief goed personeel. Kostentransparantie in communicatie en administratie. Pensioenaanspraken gaan meeschommelen met de netto resultaten Implementatiekosten als gevolg van wijziging wet- en regelgeving Risicomarge in prijsstelling als gevolg van operationele risico’s? Meer variabele kosten door niet in te schatten uitzonderingen?

Vragen na het pensioenakkoord Is uitbesteding een antwoord op de verhoogde operationele risico’s? Sluiten bestaande ontwikkelingen onder externe pensioenuitvoerders hierop aan? Hoe kunnen we de complexere uitbesteding aan externe pensioenuitvoerders beheersen?

Is uitbesteding een antwoord op de operationele risico’s? Uitbesteding is uitsluitend een antwoord op de verhoging van deze operationele risico’s als de externe pensioenuitvoerder tegemoet kan komen aan de veranderende omgeving: Dienstverlening Op-maat Sterke AO/IC Flexibele IT systemen Uitbesteding? Professionele communicatie Transparant Kostenmodel Kwalitatief goed Personeel

Marktontwikkelingen bij externe pensioenuitvoerders laten een gemengd beeld zien… Continuïteit door schaalvergroting is het sleutelwoord. Professionalisering externe pensioenuitvoerders. Standaardisering en automatisering processen ISAE 3402 Drempels worden verhoogd. Markt is in beweging, concurrenten worden groter. Consolidatie verwacht. “Gaan schaalvergroting en standaardisering gepaard met het gewenste maatwerk?” “Werkt de consolidatie van pensioenuitvoerders wel goed uit voor het juiste marktevenwicht en daardoor voor de kosten(transparantie)?”

Beheersing uitbestedingsrisico Management van uitbestedingsrisico wordt nog belangrijker! De gevraagde uitvoering wordt door het akkoord complexer Dit moet gerealiseerd worden in een omgeving van standaardisering, automatisering en schaalvergroting Dit levert spanningen op!

Ondersteunende functies Organisatie-analyse als onderdeel van uw risicomanagement wordt belangrijker! Welke gevolgen heeft dit voor projectmanagement (interne transities), investeringen in automatisering, etc. Ondersteunende functies Besturing en governance Compliance Management informatie Finance en control Organisatie HRM Automatisering, technologie en ontwikkeling Faciliteiten en ondersteuning Projectmanagement Voortbrengingsproces Informatie, advies en ondersteuning Communicatie & informatie Bestuurs- ondersteuning SLM Services Klachtafhandeling Marktbewerking Acquisitie Offreren Productontwikkeling Uitvoering administratie Basisregistratie/polisregistratie Vaststelling/ prolongatie/ facturering Inning Rechtenbeheer/claimadministratie Vermogensbeheer Uitkeren Kwaliteitsbewaking Managen relaties Klanttevredenheid Relatiebeheer Accountmanagement Managen DMU

Beter in control bij uitbesteding Door de ontwikkelingen is het goed om uw management van het uitbestedingrisico te herzien. De volgende zaken kunnen worden herijkt: Organisatie-analyse van pensioenuitvoerders Analyse uitbestedingcontracten en Service Level Agreement Kostenanalyses / -beheersing Herzien van de te verkrijgen SLA rapportages Last but not least: goed management van operationele risico’s functioneert alleen indien dit op een goede wijze is verankerd in de governance en AO/IC.

Beheersing uitbesteding en governance Door de complexiteit van pensioenuitvoering en daardoor de afhankelijkheid bij uitbesteding is meer ‘countervailing power’ wenselijk. Aandachtspunten: Pensioenfondsen Verhoging deskundigheid bij besturen dan wel aanpassing bestuursmodel Scheiding van bestuursondersteuning / bestuursadvisering van de pensioenuitvoerder Eigen bestuursbureau Oprichten van uitbestedingcommissie Ondernemingen Oprichten van pensioencommissie

Voorkom verrassingen door proactief mee te denken! Conclusies Er komt veel op ons af. Nog niet alles is uitgewerkt. Uiteindelijke pensioenregeling en afspraken zijn bepalend voor de uiteindelijke uitvoering. Fondsbesturen moeten aan de slag om inzicht te krijgen in mogelijke pijnpunten om sociale partners tijdig bij te sturen. Het moet immers uitvoerbaar blijven! Voorkom verrassingen door proactief mee te denken!