April 2013 – Expertise Centrum Governance en overlegstructuur Sneldiagnose Alpe d’HuZes April 2013 – Expertise Centrum

Inleiding Dit document geeft een overzicht van en toelichting op de verschillende overleggen binnen een project en het programma Sneldiagnose Het bevat tevens de template voor rapporteren op status en voortgang Dit document is opgesteld door het Expertise Centrum, eigenaarschap van dit document ligt bij het programma bureau van Alpe d’HuZes. De laatste versie is te vinden op de pagina van het Expertise Centrum met algemene organisatorische informatie Webpagina nog aan te maken!

Overzicht governance structuur overleggen 7. Met de verschillende zorgverzekeraars en bestuur van Alpe d’HuZes / KWF zijn er overleggen die richting geven aan scope en locaties voor Sneldiagnose 7. Zorgverzekeraars 4. Programma overleg waarin de voortgang van alle projecten wordt besproken door de projectleiders en de programma mgr van Alpe d’HuZes. 5. De Landelijke Stuurgroep bewaakt de voortgang, scope, inzet, budget en geeft advies aan het bestuur van Alpe d’HuZes . 6. Interface manager is een door het bestuur van Alpe d’HuZes gemandateerde functionaris, en begeleidt en bewaakt de aanvraagprocedure tussen Alpe d’HuZes en KWF 6. Interface manager 5. Landelijke Stuurgroep 4. Programma Overleg Binnen een project Sneldiagnose zijn er (in ieder geval) 3 soorten overleggen waarbij Alpe d’HuZes vertegenwoordigd is: 1. Op operationeel/team niveau zijn er de gangbare wekelijkse overleggen waar de implementatiemanager aanwezig is. 2. Drie-wekelijks is er overleg met de projectleider van het ziekenhuis, de project eindverantwoordelijke van het ziekenhuis en de programma mgr van Alpe d’HuZes. 3. Maandelijks is er een stuurgroep waarin oa een vertegenwoordiging van Alpe d’HuZes plaats neemt. 3. Stuugroep (strategisch) 2. Tactisch 1. Operationeel

Governance structuur met participatie Alpe d’HuZes op project niveau NB: De best werkende structuur kan per ziekenhuis verschillen als gevolg van de organsiatie structuur Bert Kersten (Ad6 - vz) Peter Kapitein (Ad6) Pieter Snijder (Ad6) Paul Fluitsma (Ad6) Elsken van der Wall (UMCU) Han van Krieken (UMCN) Wim van Harten/Nicolette Goedbloed (AvL) Rob Tollenaar (LUMC) Jean Klinkenbijl (AMC) Stuurgroep Landelijk Programma Manager Strategisch overleg Tactisch overleg Programma office Ondersteunende Experts Projectverantwoordelijke (vz) Pathologie Radiologie Poli’s Verwijzers Patiënt IT Communicatie Ad6 vertegenwoordiger Implementatie partner Stuurgroep Ziekenhuis Project verantwoordelijke Ondersteuning Projectleider Operationeel overleg Communicatie Secretaresse Ondersteuning Versnelling Toegangstijd Ondersteuning Versnelling Onderzoeken Ondersteuning Versnelling Diagnosepad Ziekenhuis Alpe d’HuZes Implementatie partner Alle partijen

1. Operationeel Doel: Afstemming verschillende deelprojecten om de keten te bewaken Bewaken voortgang, oplossen van knelpunten, escaleren van problemen Aanwezigen: Projectleider ziekenhuis (vz) Projectleider partner* Deelprojectleiders Deelprojectleiders partner* Communicatie medewerker Secretariële ondersteuner* Agenda: Opening Mededelingen Acties vorig overleg Status en knelpunten/risico’s deelprojecten Communicatie Acties en besluiten Sluiting Frequentie en locatie: Wekelijks Ziekenhuis, projectlocatie In/output: Status en voortgang en knelpunten Acties en Besluitenlog * Indien aanwezig in het project

2. Tactisch Doel: Bewaken samenwerking partijen Bewaken voortgang en resultaten Advies knelpunten en besluiten aan de stuurgroep Voorbereiden stuurgroep en klankbord overleg Aanwezigen: Project eindverantwoordelijke van het ziekenhuis (vz) Programma manager/directeur Alpe d’HuZes Projectleider ziekenhuis Projectleider implementatiepartner*/ accountverantwoordelijke Agenda: Opening Mededelingen Acties vorig overleg Status en knelpunten/risico’s project Acties en besluiten Sluiting Frequentie en locatie: Drie-wekelijks (min maandelijks) Ziekenhuis, projectlocatie In/output: Status rapportage stuurgroep Acties en besluitenlog * Indien aanwezig in het project

3. Stuurgroep (strategisch) Doel: Bewaken voortgang en resultaten project Nemen besluiten tav ziekenhuis belangen en middelen Uitvoeren escalatie/knelpunt acties Bewaken aansluiting strategie ziekenhuis en lopende projecten Afstemming communicatie en inzet sponsorship Voorbereiding rapportage aan RvB*, Landelijke Stuurgroep, Programma Overleg Aanwezigen: Project eindverantwoordelijke van het ziekenhuis (vz) Vertegenwoordiging Alpe d’HuZes Account ver. implementatiepartner* Vertegenwoordiging poli’s Vertegenwoordiging onderzoeksafdelingen Vertegenwoordiging verwijzers Vertegenwoordiging patiënten Communicatieverantwoordelijke Projectleider ziekenuis (rapporterend) Agenda: Opening Mededelingen Acties vorig overleg Status en knelpunten/risico’s project Acties en besluiten Sluiting Frequentie en locatie: Maandelijks** Ziekenhuis, projectlocatie In/output: Status rapportage aan stuurgroep Ondersteunende stukken Acties en besluitenlog * Indien van toepassing ** Of frequenter indien het project dat vraagt

4. Programma Overleg Doel: Delen status voortgang en knelpunten Kennis delen en opvragen Afstemming aanpak en oplossingen Bespreking nieuwe initiatieven en nieuwe Sneldiagnose implementaties (pipeline) Aanwezigen: Programma manager Alpe d’HuZes (vz) Programma office Projectleiders implementatiepartners Account verantwoordelijken implementatiepartners Ad hoc, bijv Hero Agenda: Opening Mededelingen Acties vorig overleg Status en knelpunten/risico’s projecten Pipeline Sluiting Frequentie en locatie: Maandelijks Soest (Neomorphose)/ Baarn (Vintura) In/output: Status rapportage programma Actielog

5. Landelijke Stuurgroep Doel: Afstemming voortgang projecten Advies aan bestuur Alpe d’HuZes ten aanzien van aanpak, inzet, scope, tijd aspecten van projecten Afstemming ontwikkelingen programmabreed Afstemming communicatie en sponsorship programma Advies nieuwe aanvragen ter voorbereiding op portfolio overleg Aanwezigen: Bestuurder Alpe d’HuZes Interface manager Alpe d’HuZes Programma directeur Alpe d’HuZes (vz) Programma mgr Alpe d’HuZes (rapporterend op programma) Programma office (Secr) Voorzitters stuurgroep ziekenhuis / project eindverantwoordelijken Agenda: Opening Mededelingen Acties vorig overleg Status en gevraagde adviezen projecten Nieuwe aanvragen Acties Sluiting Frequentie en locatie: 3 keer per jaar* Wisselende locatie In/output: Status rapportage programma Ondersteunende stukken Actielog * Of frequenter indien nodig of gewenst Opm: Portfolio Commissie maakt vooralsnog onderdeel uit van de Landelijke Stuurgroep

6. Interface manager Doel: Bepalen en bewaken korte en lange termijn strategie portfolio (alle projecten, incl Sneldiagnose) Advies aan KWF ten aanzien van nieuwe aanvragen Begeleiden, ondersteunen en bewaken proces van nieuwe aanvragen tussen Alpe d’HuZes en KWF Aanwezigen: nvt, geen overlegorgaan sluit aan bij de landelijke stuurgroep, zorgverzekeraars overleg en elk overleg tussen Alpe d’HuZes en KWF Agenda: nvt Frequentie en locatie: 4 keer per jaar* Wisselende locatie In/output: Nieuwe aanvragen Ondersteunende stukken Actie en besluitenlog * Of frequenter indien nodig of gewenst

7. Zorgverzekeraars Doel: Afstemming tussen relevante (strategische/politieke/wetgeving) ontwikkelingen oncologische zorg en portfolio Alpe d’HuZes Afstemming tav locaties en scope voor Sneldiagnose Besluiten en acties voor zorgverzekeraars tbv behalen resultaten portfolio Alpe d’HuZes Aanwezigen: Bestuurder Alpe d’HuZes Programma directeur Alpe d’HuZes (VZ) Programma manager Alpe d’HuZes Interface manager Alpe d’HuZes Vertegenwoordiging verzekeraars Menzis, CZ, Achmea, VGZ Vertegenwoordiging KWF Agenda: Voortgang programma Wisselende agendapunten Frequentie en locatie: Minimaal 3 keer per jaar Menzis in Wageningen In/output:

Totaal overzicht in tabel vorm (excel doc)

Template rapportage (powerpoint)