Strategisch Project Performante Interne Communicatie 2.0 Ondernemingsraad 27 november 2008

Scope van het strategisch project Performante Interne Communicatie 2.0 Bouwen aan een interne communicatie ORGANISATIE LOPENDE ACTIES interne communicatie (2008) Rollen & verantwoordelijkheden Interne kanalen Interne doelgroepen Werkprocessen Concrete communicatie acties, zoals - missie, waarden - Nieuwe wegen voor Exploitatie /09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 2 Scope van het strategisch project

Context - voortraject GERAADPLEEGDE BRONNEN –Communicatieplan project Raaklijn –Opgesteld door PRP –November 2003 –Het plan van aanpak optimaliseren interne communicatie –Opgesteld door Els Matthysen – Communicatieadviseur De Lijn –April 2008 –Interviews met medewerkers & Directeuren –Afgenomen door Empact / Know2Act –April-Mei-Juni /09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 3

Uitdagingen Wat leeft in de organisatie? 1: Medewerkers worden ook geïnformeerd over het bedrijf via de media en de vakbonden 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 4 2: Een groot deel van het personeel (chauffeurs, technici en controleurs) heeft geen toegang tot PC 3: Er is heel veel informatie, er is nood aan meer structuur 4: Er is nood aan duidelijke informatie en het geschikte communicatiekanaal 5: Intranet is te statisch

Inhoud van deze voormiddag 1.Context – voortraject 2.Doelstellingen en aanpak 3.4 werkgroepen 4.Projectstructuur 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 5

Doelstellingen van een interne communicatie-organisatie Het opbouwen van een performante interne communicatie organisatie die : éénduidig doordacht betrouwbaar effectief en gebruiksvriendelijk is en zo de missie en de doelstellingen van De Lijn mee helpt realiseren 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 6

Aanpak om deze doelstellingen te realiseren –Interne Communicatie belangt iedereen aan –Creëren van een groot draagvlak door betrokkenheid te stimuleren vanuit alle hoeken van De Lijn –De aangeboden oplossingen dienen afgestemd te zijn aan de reële behoeften van De Lijn  Opstart van 4 werkgroepen  Doel = bepalen en realiseren van veranderingen in 4 thema’s 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 7

Inhoud van deze voormiddag 1.Context – voortraject 2.Doelstellingen en aanpak 3.4 werkgroepen 4.Projectstructuur 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 8

Andere 4 thema’s = 4 werkgroepen Intranet Personeels- magazine Terrein- communicatie Beleid interne communicatie 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 9

Beleid Interne Communicatie Doelstelling Doelstelling Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne communicatie Werkprocessen bepalen en implementeren Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen Bepalen van het communicatieplanningsproces Doelstelling Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne communicatie Werkprocessen bepalen en implementeren Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen Bepalen van het communicatieplanningsproces 21/09/2014Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 10

Intranet Doelstelling Doelstelling Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen interne communicatie van De Lijn Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten. Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang Doelstelling Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen interne communicatie van De Lijn Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten. Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang 21/09/2014Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 11

Personeelsmagazine Doelstelling Doelstelling Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel) Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt Doelstelling Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel) Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt 21/09/2014Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 12

Terreincommunicatie Doelstelling Doelstelling Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten) Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s Doelstelling Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten) Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s 21/09/2014Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 13

Inhoud van deze voormiddag 1.Context – voortraject 2.Doelstellingen en aanpak 3.4 werkgroepen 4.Projectstructuur 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 14

Project- en overlegstructuur Projectteam Stuurgroep Raad van Directeuren Functioneel Overleg Klankbordgroep Intranet Personeels- magazine Terrein- communicatie Andere Beleid interne communicatie 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 15

Project- en overlegstructuur Stuurgroep Doelstelling Validatie van de verschillende acties / concepten van het project De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn De RvD / RvB voorbereiden Doelstelling Validatie van de verschillende acties / concepten van het project De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn De RvD / RvB voorbereiden 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 16

Project- en overlegstructuur Projectteam Doelstelling De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen Bewaken van een éénduidige methodologie De stuurgroepen voorbereiden Doelstelling De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen Bewaken van een éénduidige methodologie De stuurgroepen voorbereiden 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 17

Project- en overlegstructuur Klankbordgroep Samenstelling deelnemers 5 chauffeurs (1 per entiteit) 5 chauffeurs exploitanten 5 bedienden (1 per entiteit) 5 controleurs (1 per entitetit) 5 technici (1 per entiteit) 5 medewerkers Lijnwinkel Samenstelling deelnemers 5 chauffeurs (1 per entiteit) 5 chauffeurs exploitanten 5 bedienden (1 per entiteit) 5 controleurs (1 per entitetit) 5 technici (1 per entiteit) 5 medewerkers Lijnwinkel Doelstelling Noden en behoeften van de doelgroepen opnemen Concepten voorstellen om de relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen Doelstelling Noden en behoeften van de doelgroepen opnemen Concepten voorstellen om de relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen Agenda 16 januari: aftoetsen van Intranet: structuur en classificatie Personeelsmagazine: concept Initiatieven Terreincommunicatie Communicatiemodel Agenda 16 januari: aftoetsen van Intranet: structuur en classificatie Personeelsmagazine: concept Initiatieven Terreincommunicatie Communicatiemodel 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 18

Project- en overlegstructuur RvD en Functioneel Overleg Deelnemers Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen Deelnemers Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen Organisatie Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project Organisatie Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project Doelstelling Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn Doelstelling Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn 21/09/2014Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 19

Waar staan we vandaag? – mijlpalen 07/08 08/08 09/0810/0811/0812/0801/0902/0903/0904/0905/0906/0908/0909/0907/09 Kanalenstrategie Samenwerkingsmodel Planningsproces Rollen & verantwoordelijkheden Interne Communicatie Processen en regels 15/12 31/01 BELEID INTERNE COMMUNICATIE 31/08 INTRANET Analyse document Intranet Structuur Concept Intranet Ontwikkeling Go Live 30/12 31/01 15/08 PERSONEELSMAGAZINE Aanpak veldwerk Langetermijn visie personeelsmagazine aanpak nieuw model 4/ / TERREIN COMMUNICATIE Infoborden en boek 28/ Communicatiemodel Uitrol en veranderingsplan Go Live 30/ / / /10 30/09