Implementatie Normblad 8002 Q Implementatie Normblad 8002 Gemeente Heerlen

Implementatie Normblad 8002 in 5 stappen Stap 1: Identificatie van processen Stap 2: Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijze Stap 3: Verbeterstap Stap 4: Vastleggen van werkprocessen Stap 5: Implementatie

Uitgangspunten Bij het opzetten van het systeem moeten de betrokkenen zelf meedenken en ook meewerken Kwaliteitssysteem is inhoudelijk georiënteerd waarbij slechts een beperkte beschrijving van de administratieve organisatie is weergegeven Er is geen volledigheid nagestreefd bij het beschrijven van werkprocessen, alleen frequent uit te voeren werkprocessen zijn beschreven.

Stap 1: Identificatie van werkprocessen Definitie werkproces: een proces is een serie achtereenvolgende activiteiten die leidt tot een resultaat, een product of een dienst Gemeente Heerlen heeft werkprocessen ingedeeld in 7 onderdelen en in totaal 21 procedures.

Stap 2:Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijze Het beschrijven van de huidige werkwijze maakt duidelijk wat nog allemaal gedaan moet worden om aan het Normblad te voldoen. Het is in feite een 0-meting. Heel belangrijk is het om te beschrijven hoe feitelijk de gang van zaken is en niet hoe die zou moeten zijn Voor het draagvlak is het van belang dat medewerkers zelf de beschrijvingen uitvoeren Stap 2 levert ook een inventarisatie op van alle formulieren, checklijsten, individuele werkwijzen Q Q Q Q Q Q Q Q

Stap 3: Verbeterstap Per werkproces inventariseren van verbetermogelijkheden: Risico’s Overdrachtsmomenten Aantoonbaar maken van activiteiten en beslissingen (prestatie)indicatoren Metingen en registraties Transparant maken beoordelingen en beslissingen Knelpunten Benodigde verbeteringen om te voldoen aan het Normblad Interne klantwensen

Stap 4: Vastleggen van werkprocessen Bepalen wat precies en hoe werkprocessen vastleggen. FFact heeft a.h.v. beschrijving huidige situatie en verbetermogelijkheden de werkprocessen beschreven In een paar commentaar rondes met de direct betrokkenen zijn de beschrijvingen definitief gemaakt

Stap 5: Implementatie Afronden beschrijvingen (17 september 2004) Iedereen moet ermee gaan werken Snel een uitgebreide pre-audit uitgevoerd (oktober 2004) Volgen van een audittraining door de kwaliteitscoördinator Definitieve audit 8 december 2004 Conclusie: kwaliteitssysteem op enkele details na geïmplementeerd. Tijdsduur start project tot eindaudit: 9 maanden