Kwartaalsessie IPMA-NL Programmamanager een schaap met vijf poten of gewoon maar een mens?  Kwartaalsessie IPMA-NL Programmagroep Programmamanagement 9 december 2009 Ibeling Ritzema Next Excellence Now Mobiel: 06 53 355 753 @copyright

Nieuwe functie programmamanager: Pionier Netwerker Adviseur Projectleider Regisseur 25-11-2009

Voorbeeld Een programmamanager heeft de volgende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De programmamanager: is de vertegenwoordiger van het programma naar de omgeving; komt tot contracten en afspraken met de externe leveranciers; formuleert doelen en visie van het programma; houdt zicht op deze doelen en stelt deze waar nodig bij, in overleg met de opdrachtgever; initieert algemene activiteiten voor het realiseren van de doelen; initieert en formuleert projectvoorstellen; is intern opdrachtgever voor de projectleiders en vervult alle taken van opdrachtgever richting de projectleiders; is verantwoordelijk voor een goed functionerend team en spreekt teamleden daarop aan; vormt zich een oordeel werkzaamheden die bijdragen over het functioneren van de teamleden en rapporteert aan de hiërarchisch verantwoordelijk manager; beheert en bewaakt budgetten (en andere resources) van het programma; bewaakt de samenhang tussen de diverse projecten en de overige continue werkzaamheden, inhoudelijk op hoofdlijnen, proces, planning, enzovoort.

Doel Gemeenschappelijke zoektocht naar de rol/competenties van de programmamanager voor een bepaald type programma Presentatie Discussie in groepjes Plenaire afronding

Type programma’s Programma “Smart metering Alliander” Programma “ICT-basisvoorzieningen RO” Programma “Invoering gebruik Basisregistraties” Programma “Invoering Re-integratie UWV” Programma “Loonheffingen Belastingdienst” Waarom verschillen deze programma’s zo en waarom zijn de programmamanagers zo verschillend?

Verschillende programma’s Oorzaak van de verschillen: Het doel van het programma of de te bereiken effecten 2.De belangrijkste reden om voor een programma-aanpak te kiezen. Waarom wordt het instrument “Programma” gebruikt om een bepaald doel te bereiken?

Verschil in programma’s Vier basis redenen: Behoefte aan samenhang/zichtbaarheid van verandertrajecten, met een gemeenschappelijk doel, veelal budget-gedreven. Type: Thema programma 2. (verwachte) Complexiteit in besluitvorming om gemeenschappelijk doel te behalen Type: Regie programma 3. Noodzaak opbouwen van nieuwe kennis dan wel bundelen kennis Type: Expert programma Complexe verandering separaat t.o.v. het primaire proces (risico) Type: Integraal programma

Structurering programma Doel programma Reden programma Aanpak: Transitie Transformatie Blauwdrukbenadering DIN-aanpak ………….. Organisatie inrichting: Programma bureau Programma beleidsgroep Programma taakgroep Zelfstandige organisatie ………….. Besturing: Hiërarchische besturing Horizontale coördinatie ………….. Aanpak Organisatorische inrichting Besturing

Uitwerking “Thema” programma Oorzaak: Behoefte aan samenhang/zichtbaarheid van verandertrajecten, met een gemeenschappelijk doel, veelal budget-gedreven. Aanpak: Aanpak is gericht op structurering/uniformering van, financiële controle en communicatie over en effectmeting van de verandertrajecten. Organisatorische inrichting Programmabureau Besturingsvorm van uit het programma: Hiërarchische coördinatie

Uitwerking “Regie” programma Oorzaak: (verwachte) Complexiteit in besluitvorming om gemeenschappelijk doel te behalen Aanpak: Sturen op samenwerking tussen de betrokken partijen, zorgen voor draagvlak en regisseren van de besluitvormingsprocessen. Organisatorische inrichting Programmabeleidgroep Besturingsvorm vanuit het programma: Horizontale coördinatie

Uitwerking “Expert” programma Oorzaak: Noodzaak opbouwen van nieuwe kennis dan wel bundelen kennis Aanpak: Gericht op het opbouwen van kennis en het vervolgens het aanleveren van programmaproducten aan afnemende partijen. Operational excellence. Organisatorische inrichting Programmataakgroep Besturingsvorm vanuit het programma: Hiërarchische directieve sturing

Uitwerking “Integraal” programma Oorzaak: Complexe verandering separaat t.o.v. het primaire proces (risico) Aanpak: Autonoom ontwerp, bouw en invoering van de benodigde veranderingen met als laatste stap overdracht naar de lijn (transitie). Organisatorische inrichting Zelfstandige programma-organisatie Besturing door de programmamanager: Hiërarchische besturing

Rol programmamanager Doel programma Type programma Rol Programma Aanpak Rol Programma manager Organisatorische inrichting Besturing Competenties

Rol programmamanager per type programma Discussie over de uitwerking van rol van de programmamanager per type programma en de daarbij benodigde competenties. Rol programmamanager Kennis Vaardigheden Houding Competenties

Organisatorische Inrichting Type programma Aanpak Type programma Organisatorische Inrichting Houding van de programmamanager Besturing Rol van de programmamanager Vaardigheden programmamanager De programmamanager Kennis programmamanager

Rol programmamanager Thema programma Managen programmabureau Zorgdragen voor “input” vanuit de verandertrajecten Rapporteren en adviseren opdrachtgever Competenties Kennis Vaardigheden Houding Projectmatig werken Structureren en communiceren Supporter en coördinator

Rol programmamanager Regie programma Onafhankelijke rol t.o.v. de betrokken partijen Regisseren van het proces (niet de inhoud) Middels vertrouwen/senioriteit sturen van de verandering Competenties Kennis Vaardigheden Houding Dossier-ervaring en (bestuur) werkveld Coachend en voorzitter Bemiddelaar

Rol programmamanager Expert programma Aansturen van de veranderteams/experts Uitvoerder van de opgedragen veranderactiviteiten Draagvlak creëren bij afnemende partijen Competenties Kennis Vaardigheden Houding Projectmanagement, inhoud Uitvoerend leiderschap Hervormer, Observator

Rol programmamanager Integraal programma Overall aansturing van de programmaorganisatie Vertegenwoordigd programma intern/extern Competenties Kennis Vaardigheden Houding Verandermanagement Leider “pur sang” , inspirator Beslisser, motivator

Stelling 1 De programmamanager of consultant die het programmaplan (aanpak, inrichting en besturing) opstelt is niet per definitie de programmamanager die het programma vervolgens feitelijk uitvoert.

Stelling 2 Niet elke vogel kan vliegen en niet alles dat vliegt is een vogel!