Nieuwe Subsidieregeling en Handleiding Projectadministratie (HPA) Een presentatie van de implicaties van de nieuwe regelgeving Paul Latour - 24 september 2009

ESF Sociale Innovatie - 24 september Inhoud 1.Aanleiding voor nieuwe regelgeving 2.Geldigheid en onmiddellijke werking 3.Wijzigingen in het Aanvraagproces 4.Wijzigingen in de Handleiding Projectadministratie (HPA)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Aanleiding voor de nieuwe regelgeving (1) Aanvragers: “eenvoudiger, efficiënter en overzichtelijker” strikte scheiding van wetgeving (Regeling) en advies (HPA) verplichte ‘comply or explain’ kaders

ESF Sociale Innovatie - 24 september Kenmerken van de nieuwe regelgeving (2) HPA is niet langer onderdeel van de Subsidieregeling HPA dient nu als richtlijn / handvat om aanvragers te helpen voldoen aan de eisen vanuit de Subsidieregeling Zolang de HPA wordt gevolgd mag er vanuit worden gegaan dat men aan de eisen voldoet => “comply” Eigen methodiek(en) hanteren mag ook, maar dan moet aanvrager zelf de deugdelijkheid kunnen aantonen => “explain”

ESF Sociale Innovatie - 24 september Geldigheid en onmiddellijke werking Subsidieregeling 2007 – 2013 (herzien) en HPA versie september 2009 zijn van toepassing per 1 september 2009 Herziene Subsidieregeling en HPA kennen tevens onmiddellijke werking voor projecten uit de ronde 2008 Oude subsidieregeling per 1 september 2009 ingetrokken

ESF Sociale Innovatie - 24 september Belangrijke elementen in de Subsidieregeling (1) Comité van Experts (art.5) in plaats van loting thema’s:  Arbeidstijdenmanagement, waaronder begrepen: rooster flexibiliteit; slimmer pauzeren; arbeidstijden; ontkoppeling werk en werkplek  Procesverbetering gericht op interne werk- en taakverdeling: zelfsturing; verbeterteams multi inzetbaar personeel taakroulatie en taak verrijking Uitwisseling van kennis en ervaring via bestaande en nieuwe technologieën

Belangrijke elementen in de Subsidieregeling (2) Rangorde wordt bepaald door oordeel Comité van experts over kwaliteitscriteria (art. E7, eerste lid) èn - bij gelijke score - de datum van indiening van de volledige subsidieaanvraag Verbreding van definitie aanvrager: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een arbeidsorganisatie in stand houdt, d.w.z. iedere eenheid waarin door werknemers arbeid wordt verricht” (art. E1) Subsidiabele kosten: min. € ,= en max. € ,= Starten binnen 8 maanden na indiening volledige aanvraagbedrag; duur max. 12 maanden Beschikbaar ESF bedrag: € ,=. Dit betekent op basis van gemiddeld aangevraagd bedrag ronde 2008 ruimte voor ca 75 projecten. ESF Sociale Innovatie - 24 september

Belangrijke elementen in de Subsidieregeling (3) Subsidiabele kosten:  directe loonkosten projectleider en projectmedewerkers  directe kosten van inhuur deskundigen (werkelijk bestede uren maal tarief) Nieuw E-formulier en bijlagen- online beschikbaar vanaf 09:00 uur op 1 oktober 2009 Nieuwe aanvrager?: dan eerst registreren via hyperlink: ESF Sociale Innovatie - 24 september

9 Wijzigingen in Handleiding Projectadministratie (HPA) Uurtariefcalculatie vereenvoudigd: bruto uurloon plus opslag van 28%. (zie HPA § ) Uitbetaling van voorschot is niet meer gebonden aan voorafgaande interimcontrole door Agentschap SZW Procedure voor gebruik van gewaarmerkte kopieën in de projectadministratie is vereenvoudigd (zie HPA, § ) Toets op de marktconformiteit van een tarief kan achterwege blijven bij bedragen < € ,=. (zie HPA § )

David Lindenaar – 24 september 2009 De Subsidieaanvrager en het aanvraagproces Een presentatie over de registratiefase van een subsidieaanvrager en een handvat voor het aanvraagproces

ESF Sociale Innovatie - 24 september Inhoud 1.De Registratiefase 2.Het Aanvraagproces 3.Het Uitvoeringsproces

ESF Sociale Innovatie - 24 september Tijdslijn volledigheid Bezoek: Interim controle* Inhoudelijk Start project Eind project Max. 8 mnd Indiening einddeclaratie Max. 3 mnd Bezoek: eindcontrole vaststelling verlening Verslag: Interim controle Rapport van bevindingen 1 jaar *: De handhaving van het interim bezoek staat ter discussie Commissie van Experts Aanvraagtijdvak: Oktober 2009

ESF Sociale Innovatie - 24 september De registratiefase (1/2) 1.Ga naar 2.Ga naar registreren. 2.1 Maak user name aan. 2.2 Maak wachtwoord aan. 3.Tekenbevoegde en contactpersoon invullen. 3.1 Onderteken en retourneer naar AGSZW. 4.Gebruik de inlognaam en het toegezonden wachtwoord voor toegang tot het E-platform.

ESF Sociale Innovatie - 24 september De registratiefase (2/2) 5.Voeg gegevens van de aanvrager toe. 6.Voeg gegevens contactpersoon toe. Opmerking: het wachtwoord kan worden gewijzigd (het mailadres nooit. Dit mailadres dient alleen als user name)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot inlogscherm (1/1)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot aanvrager gegevens (1/2)

Screenshot aanvrager gegevens (2/2)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Borging informatie aanvrager Tip: Informatie op het E-platform up-to-date, compleet en correct opnemen. Gevolg: snelle en effectieve correspondentie. Tip: Bewaar de inloggegevens op een veilige plaats. De aanvrager draagt verantwoording.

ESF Sociale Innovatie - 24 september De aanvrager Een natuurlijke- of rechtspersoon die een arbeidsorganisatie in stand houdt. Het aanvraagproces

ESF Sociale Innovatie - 24 september Subsidiabele kosten Subsidiabel zijn de kosten van het opstellen en in de praktijk uittesten van een op sociale innovatie betrekking hebbend ontwerp implementatieplan enkel voor zover die kosten gemaakt zijn tijdens de projectperiode en betrekking hebben op: -Directe loonkosten van de projectleider en de projectmedewerkers. -Directe kosten van het inhuren van deskundigen bestaande uit het werkelijk aantal bestede uren. Zie artikel E6 van de Subsidieregeling (herzien)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Niet subsidiabel >Overheadkosten (o.a. administratiekosten, reiskosten, locatiekosten) Kosten met betrekking tot: kennisverspreiding, deregulering, loopbaanplanning, scholing van werknemers, instrumentontwikkeling, onderzoek of het opstellen van een arbocatalogus.

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot E-formulier (1/12)

Screenshot E-formulier (2/12)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot E-formulier (3/12)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot E-formulier (4/12)

Screenshot E-formulier (5/12)

Screenshot E-formulier (6/12)

Screenshot E-formulier (7/12)

Screenshot E-formulier (8/12)

Screenshot E-formulier (9/12)

Screenshot E-formulier (10/12)

Screenshot E-formulier (11/12)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Screenshot E-formulier (12/12)

ESF Sociale Innovatie - 24 september De Bijlagen bij het E-formulier Let op: bijlagen in office format sturen, office 2007 format NIET mogelijk !!!! 1.AO/IC 2.Activiteitenbegroting 3.Deelnemende werkgevers (intentieverklaring) en externe uitvoerders 4.Draagvlak betrokken werknemers (Subsidieregeling artikel E5 lid G) 5.Samenwerkingsdocument (Subsidieregeling artikel E5 lid F) 6.Bijlage machtiging deelnemende werkgevers 7.Uitgewerkt voorstel (Subsidieregeling artikel E5 lid E en H)

ESF Sociale Innovatie - 24 september Het uitgewerkt voorstel Het uitgewerkt voorstel bestaat uit: 1.Een probleemanalyse, 2.Ideeën/oplossingsrichtingen en een 3.Een uitgewerkt plan van aanpak voor de totstandkoming van een ontwerp implementatieplan. Zie artikel E5 van de Subsidieregeling.

ESF Sociale Innovatie - 24 september Het urenregistratieformulier

ESF Sociale Innovatie - 24 september Tips nav van het eerste aanvraagtijdvak (1/2) Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC. Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk. Urenschrijfstaat: let op volledigheid, sluitend- en tijdig schrijven en houd u aan de publiciteitseisen. Verslaglegging: (het implementatieplan) Let op transparantie, overdraagbaarheid, verantwoording (controlespoor) Er is geen vaststaand format voor de verslaglegging.

ESF Sociale Innovatie - 24 september Tips nav het eerste aanvraagtijdvak (2/2) Baken de definitie van arbeidsproductiviteit goed af. Toelichting dmv actie E aanvragen in de zorg: Meer uren besteden aan een zorgvrager (meer uren achter de deur) leidt niet automatisch tot een hogere arbeidsproductiviteit. Aanbesteding/marktconformiteit: Voer een volledige en correcte aanbesteding-/ marktconformiteitsprocedure. Administreer alle gegevens van de procedure nauwkeurig. In de Subsidieregeling (herzien) ingangsdatum: zijn nieuwe (lichtere) aanbestedings/ marktconformiteitsregels opgenomen. Er gelden nieuwe drempelbedragen.

ESF Sociale Innovatie - 24 september Het Implementatieplan Fase 1: analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit Fase 2: analyse van de sociale innovatiepotentie Fase 3: opgestelde meetbare doelstellingen Fase 4: uittesten van implementatieplan Fase 5: verslag van het uittesten van het implementatieplan Fase 6: kosten/baten analyse van het vervolgtraject Fase 7: activiteiten- en tijdsplanning van het vervolgtraject

ESF Sociale Innovatie - 24 september Vragen? Opmerkingen? Suggesties?

ESF Sociale Innovatie - 24 september Verdere informatie over de registratiefase: Team Europese Regelingen officemanagement. Tel: Website:

ESF Sociale Innovatie - 24 september SUCCES MET UW PROJECT!