Strategische personeelsplanning NVP Noord-Brabant 8 februari 2012 Dr. Gerard Evers

Gerard Evers Recente verleden Hoogleraar Human Capital Valuation UvT Hoofdredacteur Gids voor personeelsmanagement Nu Directeur Euro-HRM en CILS/CRC

l Dr. Gerard H.M. Evers Tilburgseweg 117 5051 AC Goirle gerard@eurohrm.nl 06 53465225

Ervaringen met SPP Twee boeken, derde in aantocht, artikelen Praktijk bij TNT Post, Rijkswaterstaat, vele zorginstellingen, Empower Limburg, gemeente Den Haag, provincie Utrecht, OU, ministerie BuZa, Rijksdienst. WEB Aruba, Staatsolie Suriname

Wake-up call: begrip van de zaak Wat staat ons de komende jaren te wachten? Demografie: dubbele vergrijzing Arbeidsmarkt Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid Loonkostenbeheersing en budgetsturing Flexibele arbeidsorganisatie

Leeftijdsopbouw 1980

Leeftijdsopbouw 2020

Ontwikkeling geboorten en pensionering

Grijze druk (65+/15-65), 2010 Nederland 22,8 Duitsland 31,2 (maximum) Italie 31,0 Polen 19,0 UK 24,7 Ierland 16,7 (minimum) Frankrijk 25,8 EU gemiddeld 25,9

De Grote Uittocht

Een structureel tekort aan mensen 10 Potentiele beroepsbevolking 9 8 Aantal mensen dat werkt 700.000 7 Om ons optimisme te kunnen begrijpen toon ik een aantal feiten: Nederland staat aan de vooravond van een fundamentele verandering in de arbeidsmarkt [CLICK 1] Vanaf 2010 zal er {als gevolg van de vergrijzing} voor het eerst in onze geschiedenis een daling van de beroepsbevolking (iedereen tussen 20 en 65 jaar) optreden. [CLICK 2] Tot 2016 kunnen we die daling opvangen door NU meer mensen aan het werk te helpen, [CLICK 3] Maar vanaf 2016 zal het werkzame deel van de beroepsbevolking onomkeerbaar dalen, [CLICK 4] Zodanig dat er in 2040 tenminste 700.000 meer banen dan mensen zullen zijn. De arbeidsmarkt in dit land groeit toe naar een situatie waar er een structureel tekort aan mensen is. WE HEBBEN IEDEREEN NODIG ! 6 2010 2016 2040

Omvang feitelijke en gewenste werkweek

Strategische personeelsplanning: grip op de zaak Pro-actief handelen vanuit strategisch perspectief 8 bouwstenen

Strategische personeelsplanning Voorbereiden, vormgeven en implementeren van strategisch beleid rond de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel, zodat een doeltreffende en doelmatige allocatie van arbeid tot stand wordt gebracht.

Failing to Plan, is Planning to Fail Business Case Outcome (effecten) Output (prestaties) Throughput (productieproces) Input (middelen) Onvoldoende kwantitatieve en kwalitatieve beschikbaarheid aan personeel nu en toekomst Onvoldoende kennis & skills Ontbreken juiste attitude Onvoldoende productiviteit Onvoldoende motivatie Niet kunnen behalen van gestelde doelen door: Onvoldoende productie Slechte service Niet efficiënt werken Veel fouten ... Strategische doelen worden niet gerealiseerd Slechte reputatie Geen Employer of Choice Ontevreden klanten ... Failing to Plan, is Planning to Fail

VRAAG NAAR PERSONEEL AFSTEMMEN INTERN AANBOD EXTERN AANBOD Drie elementen VRAAG NAAR PERSONEEL AFSTEMMEN INTERN AANBOD EXTERN AANBOD

Strategisch HR-Beleid Strategisch organisatiebeleid (2) (1) (4) Strategische personeelsbehoefte (PIOFACH) Strategische personeelsplanning (3)

Relatie met andere HR instrumenten Personele budgettering Werving, selectie Loopbaanmanagement Beoordeling en beloning HRD: opleiding en training Taak- en functievorming

Uitgangspunten SPP SPP is verweven met organisatiebeleid SPP is gericht op benutting van resources en ontwikkeling van waarde en potentieel SPP vereist intensieve samenwerking tussen lijnmanagement en HR. SPP maakt deel uit van Planning & Control cyclus

Bouwstenen voor SPP Vraag Intern aanbod Extern aanbod Nu Straks Formatie (benodigde Bezetting): Kwantiteit, kwaliteit, kosten, arbeidsrelatie Huidige boventalligheid, vacatures Huidige bezetting (inclusief externen e.d.): Kwantiteit, kwaliteit, kosten, arbeidsrelatie Nu Straks Vergrijzing Mobiliteit Schoolverlaters Conjunctuur Krapte Loonniveau Flexibiliteit Dynamiek IDU Scenario’s Gaps Gewenste formatie (benodigdeBezetting): Kwantiteit, kwaliteit, kosten, arbeidsrelatie Verwachte bezetting: Kwantiteit, kwaliteit, kosten, arbeidsrelatie Alternatieven: bv. automatisering Beleidsdiscussie Acties Werving, opleiding, doorstroom, flexpool

Strategische personeelsplanning SPP = K3R Strategische personeelsplanning KWANTITEIT Handjes KWALITEIT Hersens, houding KOSTEN Euro’s ARBEIDSRELATIES Flexibele schil

8 bouwstenen Huidige bezetting (samenstelling) Huidige bezetting: kwaliteit (HR3P) Huidige bezetting: dynamiek (IDU) Huidige formatie en scenario’s toekomst Externe arbeidsmarktontwikkelingen Toekomstige verwachte bezetting (K3R) Toekomstige gewenste formatie (K3R) Confrontatie en actieplannen

IDU matrix 1-1 2012 A B C uit totaal 1-1 2011 40 10 50 12 78 100 28 10 50 12 78 100 28 437 35 500 In 15 55 - 80 67 116 492 …

De HR3P – matrix ingevuld Huidige performance potentieel onvoldoende bevredigend goed uitstekend Pot.grenzen bereikt Jos Sharita Geertje, Peter Ton, Sjaak, Annelies Ingrid, Henk, Tom Groei binnen functie Ayla, Pip Piet, Irene Suzanne Alice, Klaas Promotable op LT Sven Marion Promotable op KT Willem Geert-Jan, Jorieke

De HR3P – matrix naar kosten performance onvoldoende bevredigend goed uitstekend Pot.grenzen bereikt Groei binnen functie Promotable op LT Promotable op KT legenda = < 30 mille = 30 -50 mille = > 50 mille

Wat hebben we straks nodig? Planningshorizon 3-5 jaar (of langer). Toekomst staat meestal niet vast…. Gewenste formatie hangt af van organisatiestrategie. Deze is afhankelijk van externe omgeving en concurrentiestrategie (Porter). Externe omgeving: beïnvloedende factoren benoemen, selecteren op impact en onzekerheid. O.a. benaderen via scenarioplanning (Mintzberg, Schwartz). Elk van de 4 scenario’s doorvertalen in K3R formatie.

Geen SWOT maar TOWS Niet van binnen naar buiten redeneren, maar omgekeerd Eerst omgevingsinvloeden, en daarna aanpassingsvermogen organisatie

Wie doet wat? bouwsteen lijn HR 1. Inventarisatie (huidig) - XX 2. Recente mobiliteit: IDU 3. Vlootschouw: HR3P X 4. Toekomstige formatie: Scenario’s 5. Externe arbeidsmarkt 6. Toekomstige bezetting 7. Confrontatie 8. Oplossingen: acties

Ervaringen en valkuilen SPP is product èn proces: Echternach processie SPP is géén boekhouden: ruwe schets ipv (schijn-)precisie Naast strategisch ook tactisch en operationeel Neem de tijd: SPP als leerproces, frequent herhalen Kies lijnmanagers en P&O-ers met strategisch inzicht Kies stevige projectleider Begin niet te grootschalig: neem eerst onderdeel en rol het later verder uit.