ORGANISATIE ONTWIKKELING PLATO ORGANISATIE ONTWIKKELING Voetnoot: deze presentatie heeft als opzet ideeën en discussie stof aan te reiken,en om als ‘check’list te functioneren om deze materie verder aan te pakken. Ze kan geen antwoord bieden op iedere concrete situatie in uw organisatie.

Groeifases 1. OPSTART FOCUS: ondernemers idee/creatie van nieuwe producten, markten, soms opportunistisch ORGANISATIE: is meer hoe krijg ik het gedaan, lukt alles, is aan alles gedacht, reageren op het moment organische ontwikkeling inkopen van bepaalde diensten/kennis MEDEWERKERS: generalistisch, iedereen achter het idee en neemt veel op zich ONDERNEMER: is met alles bezig Deze fase eindigt dikwijls met een leiderschapscrisis

Groeifases: 2. UITBOUW FOCUS: vormgeven aan de groei, met vallen en opstaan ORGANISATIE: eerste taakverdeling en delegatie komt tot stand, scheiding van leiding en uitvoering, intrede van procedures en regels, externe specialisatie wordt nog steeds ingekocht MEDEWERKERS: ontstaan van rechterhand(en) die specialiteit voor hun rekening nemen/ ontstaan van verantwoordelijken voor een bepaald stuk ONDERNEMER: delegeert maar blijft nog alles bewaken voelt zich dikwijls eenzaam in zijn/haar verantwoordelijkheid Eindigt dikwijls met management crisis doordat medewerkers zich te beperkt voelen door de strakke leiding van de ondernemer

Groeifases: 3. SPECIALISATIE FOCUS: uitbouw en uitdieping van markt en organisatie, meer focus naar buiten ORGANISATIE: uitbouw van afdelingen, functiebeschrijvingen, volledige delegatie, beheers- en HRM systemen, vakbond? MEDEWERKERS: intrede van directie, specialisatie binnen vakgebied, motivatie problematiek (afstand-betrokkenheid) ONDERNEMER: ondernemer net zoals zijn management houdt meer afstand van het operationele, voorbeeldfunctie, concentreert zich op nieuwe business en uitbouw organisatie Eindigt dikwijls met een beheerscrisis omdat de ondernemer voelt door zijn delegatie en afstand van de vloer het bedrijf niet meer in de hand te hebben

Groeifases: 4. MATURITEIT FOCUS: coördinatie, en blijven houden van ‘focus’ ORGANISATIE: bureaucratischer, management structuur, dikwijls business units MEDEWERKERS: focus op ontwikkeling van potentieel, HR beleid bijsturen op vlak van efficiëntie en kostenbeheersing ONDERNEMER: verplichting van positief kritisch te zijn, alles ter discussie stellen, aandacht voor mensen maximaal zetten Eindigt dikwijls met een gevoel van saaiheid voor de ondernemer, verkoop van bedrijf

ORGANOGRAM DEFINITIE: tekening die de (hiërarchische of interne) organisatie weergeeft TOEGEVOEGDE WAARDE: duidelijkheid, duidelijkheid, duidelijkheid basis voor communicatie werkverdeling wie is de ‘baas’ Begint vanaf het ogenblik dat je met meer dan één bent…

SAMENVATTING ORGANISATIE (123Management.nl)

DEFINITIES STRUCTUREN ORGANIEKE STRUCTUUR: opdeling naar functies van en in de organisatie (zoals engineering, financiën, productie, verkoop etc) ook: naar regio, markt en/of product FUNCTIESTRUCTUUR: formeel bekrachtigde en beschreven rol binnen de organisatie, heeft arbeidsrechtelijke status = basis van aanwerving, arbeidsvoorwaarden en ontslag PERSONELE STRUCTUUR: aantallen medewerkers niveaus en type

HOE ONTWIKKEL JE EEN ORGANISATIE? Verschil tussen KERN taak en ONDERSTEUNENDE taak/proces Meestal komt de druk van binnen uit (‘help’, het lukt niet meer…) OF: je zet doelstellingen uit Denk ook vanuit de markt (rol business plan) Belang van (voldoende) juiste processen (= werkinstructies, communicatie, werkmiddelen, documenten, rapportages,…) Juiste persoon – Juiste plaats Generalist - Specialist

ALGEMEEN BUSINESSMODEL 2. Klanten 1. Bedrijf B2B B2C Turnover – EBIT(DA) - ROCE Markt Positie 3. Waarde Technisch Technisch Technisch Klant Perceptie Strategie&Planning Business Dienst/ inhoud 4. Relatie ‘preferred’ Werkgever Business Operational ‘Excellence’ Support support Support Financiële Performantie 5. Concurrentie

Hoe eraan beginnen? Vereenvoudigd model: wat heb ik nodig? Strategie en actie plan Wat loopt er mis? Resultaats gebied Compe- tenties van Organisatie en Mensen

Hoe eraan beginnen: vereenvoudigd model FORMELE STRUCTUUR Organogram Verantwoorde- lijkheden Functieinhouden Processen Werkinstructies Beslissings- Structuur Communicatie en overleg ISO Wat is aanwezig Wat heb je nodig

ROL VAN COMPETENTIES GOED NIET GOED GRAAG OPPASSEN VOOR NIET GRAAG ZELF DOEN HOUDEN AANVULLING ZOEKEN/ ONTWIKKELEN GRAAG OPPASSEN VOOR ROUTINE MAKKELIJK TE CONTROLEREN DELEGEREN CONTROLEREN METEN (KPI’s…) NIET GRAAG

PRAKTISCH SCHRIJF EEN STAPPENPLAN UIT, DENK NA OVER DE ROL VAN EENIEDER PROJECTMANAGEMENT/DOCUMENTEER/FORMALISEER REFLECTEER OVER JE BUIKGEVOEL BETREK JE MEDEWERKERS ZOVEEL MOGELIJK (maar kies en weet wanneer) Om hen te informeren Om hun input te krijgen Om hen mee te laten beslissen GROEI? : splitsing – kloving van functies DURF MEDEWERKERS AAN TE WERVEN DIE STERKER ZIJN DAN JEZELF

TAKEN/VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN TAAK: een te verrichten werk, een ‘doe’ ding, of ook: ‘een afgerond geheel van arbeidsverrichtingen door een medewerker uitgevoerd’ VERANTWOORDELIJKHEID: ‘de plicht verantwoording af te leggen’ of ook: grote zorg en toewijding die voor iets vereist zijn: Aan te vullen met: ‘voor een afgelijnd gebied (met al dan niet ruimte voor eigen invulling) zorgen dat dit in orde is BEVOEGDHEID: het recht opdrachten te geven en beslissingen te nemen over het uit te voeren werk een afgelijnd gebied met beslissingsmacht, dus ook over eigen invulling van dat gebied

FUNCTIEBESCHRIJVING: BELANG geven een duidelijk en helder zicht op wat van medewerkers verwacht wordt (verantwoordelijkheden, concrete resultaatsverwachtingen, taken,…) vermijden van overlappingen in taken (dubbel werk) vermijden dat verantwoordelijkheden worden doorgeschoven geven directie, management en alle medewerkers inzicht in hoe zij bijdragen tot het bedrijfsdoel zijn een basis voor een performante organisatie en een degelijk HR-beleid: evaluatie- en ontwikkelingsgesprekken worden hierdoor vergemakkelijkt, link naar competenties en competentie beleid

FUNCTIEBESCHRIJVING: INHOUD Wat staat er zeker in een functiebeschrijving? functietitel doel van de functie in de organisatie (verantwoordelijkheden) resultaatsgebieden plaats in de organisatie (afdeling - rapporteringslijnen – overleglijnen – geeft leiding aan) taken Wat kan er in een functiebeschrijving worden opgenomen? arbeidsregime kennis en ervaring interne & externe contacten werkomstandigheden risico’ en speciale vereisten KPIs Wat staat er niet in? Functiehouder en/of andere namen hoe de taken uitgevoerd moeten worden (procedures – werkinstructies) promotiemogelijkheden

VOORBEELD FUNCTIE OMSCHRIJVING Invoegen VB document

MIJN FAVORIETE FUNCTIEOMSCHRIJVING igv competente, volwassen medewerkers FUNCTIETITEL  DOEL/CONTEXT VAN DE FUNCTIE VERANTWOORDELIJKHEDEN KERNCOMPETENTIES

PROCESSEN IN KAART BRENGEN DOEL: maakt helder wat mogelijk verborgen zit focus op bewustwording, is tegelijk de eerste stap naar verbetering eenduidigheid METHODES: flowchart process flow brown paper critical path analyse en vele andere al dan niet met software ondersteund

Besturende Processen Primaire Processen Ondersteunende Processen INPUT OUTPUT Primaire Processen Ondersteunende Processen

FUNCTIONELE ORGANISATIE

DIVISIE ORGANISATIE

BUSINESS UNIT ORGANISATIE

PROJECT ORGANISATIE

ROLLEN VOLGENS BELBIN

EFFECTIEF BESTUREN Besturingsaspect Managementbouwsteen Oriëntatie Juiste dingen doen Resultaten Effectiviteit Dingen goed doen Mensen en Middelen Efficiëntie Dingen beter doen Structuur en Cultuur Lerend vermogen Dingen laten doen Ketens/Processen Kerncompetenties