“Ten halve verdwaald…?” 25 oktober 2010 Karin Menses, wnd. CIO

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Agenda DJI context Informatievoorziening DJI Aanleiding heroverweging Stoppen, en dan….? Oproep 2 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

DJI - organisatie Hoofddirectie DJI Bedrijfsvoering Beleid & sturing Uitvoering Informatie Voorz P&O Fac & Huisv Fin & Control Kennis & strategie BMO GW DBV JJI DForZo Dienst Vervoer & Ondersteuning SSC (P, F, Inkoop) Dienst Geestelijke Verzorging 3 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Kengetallen 18.000 medewerkers ± 100 locaties Ruim 20.000 plaatsen Gedetineerden, pupillen, patiënten, vreemdelingen Inwoners > 100 nationaliteiten 230.000 vervoerbewegingen per jaar Laag verandertempo 85 DNO’s Reguliere releases 3 IT leveranciers (SSCI, GDI, PDirekt) 45 projecten (2010), 73 projecten (planvorming 2011) 4 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Jeugdstrafrechtketen DJI in haar omgeving Veiligheid & Justitie DJI Strafrechtketen Jeugdstrafrechtketen Vreemdelingenketen Zorgketen Onderwijsketen Adolescenten??? 5 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Samenwerkingsmodel Ketens Doelgroepen Sourcing / Kosten SSC I GDI P-Direkt Business Regie Sourcing / Kosten Portfolio Management Richten (strategie) Informatie Management Inrichten (structuur) Functioneel Beheer Project Management Verrichten (uitvoering) Flexibiliteit Persoonsgericht Vraag Vraag/Aanbod Aanbod 6 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Huidige Problemen Transparantie kosten ontbreekt Onduidelijke financieringsstructuur ICT budget ; sturing op kosten ipv toegevoegde waarde Geen inzicht in kwaliteit dienstverlening Geen sturing op samenhangende project portfolio Geen duidelijk beeld van toekomstige architectuur Verouderd en versnipperd applicatielandschap Beheerkosten te hoog % van totale budget 7 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

De projectportfolio DJI Begin 2009: eerste inventarisatie project portfolio Gedurende 2009 : Snijden obv financiële doelstellingen (binnen kader blijven) Meer scherpte krijgen op projecten Vraag : doen we de goede projecten ? Ten halve verdwaald ……? Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Drijfveren heroriëntatie Steeds meer niet-justitie gebruikers GGZ instellingen, huisartsen, apothekers, UWV, gemeentes etc etc Nieuwe doelgroep: justitiabelen Toenemend aandeel externe ontwikkelingen (keten, justitie, rijk) Te weinig inzicht in Informatieplannen van Justitie en Ketens en bijbehorende architecturen Toenemende beheerdruk (flexibiliteit, complexiteit, financieel) Verouderd applicatielandschap Eigenaarschap en prioriteit niet altijd duidelijk Sturing op toegevoegde waarde in plaats van kosten (vast kader) Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

De nieuwe koers Van voor elk probleem… een nieuw systeem…. naar Alleen ontwikkelingen die maximale toegevoegde waarde geven, passen binnen de toekomstige architectuur en ook een bijdrage aan; Toename van de flexibiliteit Verlaging van de structurele kosten Minder complexiteit 10 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Project review board - juni 2010 Project review board: Hoofddirectie + CIO Doel : Noodzaak en validiteit business case vaststellen Aanpak : Omgekeerde bewijslast! Waarom moet dit project doorgaan? Impact van stoppen? Projecten : temporiseren; niet starten in 2010 stoppen onderbouwingen van plannen en business cases, opdrachtgeverschap, financiën verduidelijken. 11 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Stoppen Past niet meer in huidige visie op toekomstige architectuur Nog te maken kosten Business case niet meer valide Voldoet niet aan Rijksbrede ICT kaders Zou toekomstige beheerdruk problemen alleen maar vergroten Besluit : stoppen en vanuit huidige architectuur visie nieuwe oplossing ontwerpen 12 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Maar……………. “Sunk cost fallacy” ; reeds gemaakte kosten in besluitvorming betrekken Media aandacht & communicatie - uitleg overwegingen Politiek & “loss aversion” ; verkeerde prikkels? Commitment ; tijd, geld en inspanning Groepsprocessen; hoge betrokkenheid projectmedewerkers 13 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Apple Innovatie en design waar het moet, standaardisatie in bedrijfsvoering Kwartaalresultaten / Aandelenkoers zeer bepalend Zeer dynamische omgeving en markt ICT Impact Sterk centraal geleid Hoge mate van flexibiliteit ICT sturing op de koers van het bedrijf “State of the art” ICT Cruciaal voor primair proces Elk kwartaal bijstelling van de koers Projecten nooit vanzelfsprekend door tot einde Sterke sturing op deadlines en kwaliteit 14 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Aanbevelingen Realisme; kijk uit voor excessief optimisme en commitment ! “Vreemde ogen” die een project reviewen Objectieve informatie gebruiken Budgettoekenning alleen per projectfase Heldere lange termijn koers Wat we nodig hebben is een andere manier van denken: uitgangspunt is dat je moet stoppen, alleen als je nog steeds voldoende toegevoegde waarde hebt mag je doorgaan 15 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010

Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010 Waar bent U ten halve verdwaald 16 Karin Menses - DJI - 25 oktober 2010