Digitaal Sociaal Huis 18 oktober 2012

Waarom overdracht DSH aan de markt ? Door de komst van de IPDC (Vlaamse Dienstencatalogus) neemt de relevantie van het Digitaal Sociaal Huis af Verschillende software leveranciers zullen met een toepassing komen die vergelijkbaar is met het DSH Ontwikkelingskosten om het DSH te koppelen aan de IPDC zullen gedragen worden door steeds minder deelnemende besturen Nieuwe missie VERA : afbouwen dienstenaanbod en lokale besturen begeleiden in samenwerkingsverbanden

Adviesgroep Op 22/11/2011 riep VERA een adviesgroep samen om over de toekomst van het DSH na te denken 3 scenario’s : – Stopzetten van het DSH – Verder gaan met het DSH – Het DSH overdragen aan de markt

Stopzetten van het DSH Meerwaarde t.o.v. IPDC : Derde actoren Franstalige vertalingen van productomschrijvingen Extra informatie voor een loketfunctie Mini website belangrijk voor kleine besturen zonder eigen website

Verder gaan met het DSH Financieel nadelige gevolgen worden steeds groter door het afhaken van deelnemers VERA zal als provinciaal overheidsbedrijf een dienst aanbieden die ook op Vlaams niveau wordt aangeboden

Het DSH overdragen aan de markt De DSH toepassing blijft bestaan Deelnemende besturen hebben de keuze om verder te gaan met het DSH of over te stappen naar een andere toepassing voor de IPDC VERA kan bepaalde voorwaarden stellen bij de overdracht om de belangen van de DSH besturen te beschermen Er wordt besloten dat dit het beste scenario is

Voorbereiding overdracht Afsplitsen van andere toepassingen op de server (e- Raden) Weghalen gebruikersbeheer (was geïntegreerd met de oude mailoplossing AgendaWeb) Opstellen werkgroep voor beoordeling offertes

Voorwaarden overname Perceel 1 : beheer van het Digitaal Sociaal Huis door een onderaannemer van VERA Perceel 2 : Overname van de intellectuele eigendom

Perceel 1 : beheer van het Digitaal Sociaal Huis door een onderaannemer van VERA Periode : minimaal 6 maanden – maximaal 1 jaar Nodig om de bestaande contracten op te zeggen DSH omgeving mag niet fundamenteel wijzigen Look-and-feel en extra functionaliteiten mogen toegevoegd worden met toestemming van VERA Onderaannemer mag andere besturen toestaan om gebruik te maken van het DSH zonder vergoeding aan VERA

Perceel 1 : vervolg Service level moet minimaal hetzelfde zijn als nu Verantwoordelijkheid t.o.v. besturen blijft bij VERA VERA vertegenwoordigt het DSH t.o.v. derden VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder 1 ste lijns helpdesk : overleg tussen VERA en overnemer

Perceel 1 : vervolg Prijzen mogen niet stijgen Besturen kunnen opzeggen met een opzegtermijn van 6 maanden Bedrag dat besturen betalen aan VERA wordt beschouwd als maximale exploitatieprijs Als een bestuur vertrekt, wordt dit verrekend

Perceel 2 : Overname van de intellectuele eigendom Perceel 1 & 2 worden aan dezelfde aanbieder gegund Overnemer verwerft volledige eigendom DSH Beschrijft de plannen (met timing) Volledige vrijheid in prijzen, technologie, afspraken met besturen zonder verantwoording aan VERA

Verloop procedure Oproep tot kandidaatstelling Kijkdag / bestek Indiening offertes 1 e overleg 2 e overleg Best And Final Offer Toelichtende nota

05/06/2012 : Oproep tot kandidaatstelling 4 kandidaten – Anaxis (aanbieder buiten Vlaams Brabant / integrator) – CIPAL – e2e (aanbieder buiten Vlaams Brabant / integrator) – XenIT (huidige software leverancier) Uitnodiging kijkdag

06/07/2012 : Kijkdag / Bestek Alle kandidaten aanwezig Uiteenzetting DSH op organisatorisch, technisch en financieel vlak Voorwaarden overname Overhandiging documentatie DSH Bestek (Onderhandelingsprocedure met bekendmaking)

20/08/2012 : Indiening offertes Slechts 1 kandidaat CIPAL XenIT als onderaannemer

03/09/2012 : 1 e overleg met CIPAL en werkgroep Dure Alfresco Enterprise licentie die geen meerwaarde biedt Vaste maandelijkse vergoeding i.p.v. bijdragen deelnemende besturen : tegemoetkoming aan VERA bij nieuw toetredende besturen Expliciete vermelding tweetaligheid voor perceel 2 1 e lijns helpdesk in regie Instapvergoeding perceel 2

03/09/2012 : 1 e overleg met CIPAL en werkgroep Prijsstructuur laten afhangen van grootte bestuur Derde actoren gratis toegang geven tot DSH Openheid van data voor perceel 2 zodat derden ook aan de informatie geraken SLA op reële uitval i.p.v. gerapporteerde uitval CIPAL is volledig tegemoet gekomen aan deze opmerkingen

13/09/2012 : 2 e overleg met CIPAL en werkgroep Struikelblok voor VERA : Innovatiekost van 980 € voor de besturen bij de overgang van Perceel 1 naar Perceel 2 Verduidelijking over Franstalige producten en de investering in vertalingen door de faciliteitengemeenten Alle opmerkingen verwerken tot een Best And Final Offer

24/09/2012 : Best And Final Offer Opmerkingen van de afgelopen meetings verwerkt in een finale versie Fout bij berekening kosten leverancier gecorrigeerd Innovatiekost teruggebracht van 980 € naar 320 € € (afhankelijk van inwonersaantal gemeente) Indexering prijzen huidig Digitaal Sociaal Huis

10/10/2012 : Toelichtende nota Garantie dat ze klaar zijn met hun nieuwe Digitaal Sociaal Huis tegen het einde van Perceel 1 Garantie dat Franstalige producten te beheren zullen zijn in het nieuwe DSH Paragraaf : Helpdesk in regie schrappen

(Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden Perceel 1 Periode : minimaal 6 maanden – maximaal 1 jaar : 1 jaar DSH omgeving mag niet fundamenteel wijzigen : OK Look-and-feel en extra functionaliteiten mogen toegevoegd worden mits de toestemming van VERA : Zelf gebruikers en contactgegevens aanmaken zal opnieuw mogelijk zijn Onderaannemer mag andere besturen toestaan om gebruik te maken van het DSH zonder vergoeding aan VERA : Vergoeding van 75 % aan VERA voor nieuwe besturen

(Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 1 Service Level moet minimaal hetzelfde zijn als de huidige toestand : OK Verantwoordelijkheid t.o.v. besturen blijft bij VERA : OK VERA vertegenwoordigt het DSH t.o.v. derden : OK VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder : OK 1 ste lijns helpdesk : overleg tussen VERA en overnemer : 1 ste lijns helpdesk CIPAL aan vaste vergoeding

(Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 1 Prijzen mogen niet stijgen : OK Besturen kunnen opzeggen met een opzegtermijn van 6 maanden : OK Bedrag dat besturen betalen aan VERA wordt beschouwd als maximale exploitatieprijs : Exploitatieprijs zal lager zijn door goedkopere support formule van XenIT Als een bestuur vertrekt, wordt dit verrekend : Exploitatieprijs blijft hetzelfde, compensatie door lagere prijs en ontvangen vergoeding voor nieuwe besturen

(Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 2 Perceel 1 & 2 worden aan dezelfde aanbieder gegund : OK Overnemer verwerft volledige eigendom DSH : OK Beschrijft de plannen (met timing) : Garantie minimaal dezelfde features, koppeling IPDC, zelf website aanpassen, zelf gebruikers en contactgegevens toevoegen Volledige vrijheid in prijzen, technologie, afspraken met besturen zonder verantwoording aan VERA : Huidige prijzen geïndexeerd, kleine kost voor opleiding, conversie gegevens, overzetten website…

Extra opmerkingen Perceel 1 Rol van XenIT als onderleverancier maakt de kennisoverdracht beperkt DSH blijft draaien op dezelfde servers in hetzelfde datacenter Oprichting werkgroep (CIPAL – VERA – besturen) om de evolutie van het product te bespreken

Extra opmerkingen Perceel 2 Zelfstandige applicatie : niet verplicht om andere CIPAL producten in huis te halen Moderne UI, geoptimaliseerd door Usability Experts Volledige openheid van data : integratie mogelijk met back-office applicaties van CIPAL alsook van derden Volledige overdracht van specifieke informatie, gebruikers en rechten, contactgegevens

Extra opties mogelijk Beheren inhoud, navigatiestructuur, stijlen van de website Integratie eID Nieuwsbrief en module Blog functie Delen van pagina’s op facebook, twitter, linkedin Integratie foto’s en filmpjes Evenementenmodule Integratie UIT-databank Integratie iLoket …

Prijzen t.o.v. aantal inwoners Bedragen zijn excl. 21% BTW Bedragen geïndexeerd naar huidig indexniveau (450,42) ten aanzien van de index op 1 januari 2008 (399,96) Bedragen afgerond naar eenheden Bedrag geldt voor gemeente en OCMW tezamen VanTotHuidigNieuwInnovatiekost € 1.468€ 1.653€ € 1.727€ 1.945€ € 1.899€ 2.139€ € 2.158€ 2.430€470

Innovatiekost Eenmalig bedrag Klassikale opleiding nieuwe functionaliteiten Halve dag begeleiding Migratiekost Overzetten website lay-out Deelname investering nieuwe functionaliteiten en migratieprogrammatuur Project management

Verloop overdracht Perceel 1 Opzeggen contracten VERA – besturen Opzeggen contracten VERA – leveranciers Overdracht helpdesk VERA – CIPAL Besturen gunnen aan overnemer op basis van bestek + gunning Indien niet : bestuur zoekt andere oplossing op de markt

Verloop overdracht Perceel 2 Opleiding Overplaatsen geïnvesteerde werk Integratie met andere producten mogelijk, maar geen must

Conclusie Tijdens de looptijd van perceel 1 (12 maanden) zal er weinig wijzigen aan de werking van het DSH Verantwoordelijkheid blijft bij VERA VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder Financiële voorwaarden blijven dezelfde Enige wijziging : helpdesk CIPAL i.p.v. VERA Deze periode geeft de besturen de mogelijkheid om de DSH dienstverlening verder te zetten en de tijd om in te stemmen met de CIPAL oplossing of op zoek te gaan naar een alternatief

Samenvatting November 2012 : VERA zegt contract op met DSH besturen (termijn max 1 jaar) November 2012 : VERA neemt CIPAL als onderaannemer (max 1 jaar) November 2012 – november 2013 : Bestuur zoekt andere oplossing of stemt in met gunning aan CIPAL November 2013 : VERA draagt DSH toepassing over aan CIPAL