Studiedag Vera Inzet van ICT om lokale besturen efficiënter te organiseren Digitale Stad Mechelen Ranja Van Asbroeck – Koen Verspecht 17/01/2013

Doorlichting ICT beleid Interne doorlichting Externe doorlichting Uitbouw e-loket en digitalisering processen inhoud Doorlichting ICT beleid Interne doorlichting Externe doorlichting De besluiten en aandachtspunten 2. Focus op e-gov Een formulier is geen formaliteit Productencatalogus en archief Processen in sjablonen E-link

3. Veranderen, wat nu gedaan? Daar hebben wij geen tijd voor Uitbouw e-loket en digitalisering processen Inhoud 3. Veranderen, wat nu gedaan? Daar hebben wij geen tijd voor Vroeger ging het toch ook goed Is daar wel budget voor? Daar zal het beleid niets voor voelen Dat is al geprobeerd Daar is de stad niet rijp voor 4. E-gov in vijfde versnelling Concrete uitwerking intellistamp

1. Doorlichting van het ICT beleid: Intern: de O-scan Uitgevoerd bij het personeel in 2009

1. Doorlichting van het ICT beleid: Intern: de I-scan

1. Doorlichting van het ICT beleid: Externe doorlichting: opmerking Benchmark en technische analyse gebeurde met de “oude” website van Mechelen => daar vielen lessen uit te trekken i.f.v. de nieuwe website (2009) In de presentatie vooral klemtoon op bevindingen m.b.t. “de Mechelaar en haar/zijn digitale stad”: afstemming vraag & aanbod

Niet-internetgebruikers: 1. Doorlichting van het ICT beleid Besluiten externe doorlichting De voorkeurkanalen voor informatie Internetgebruikers: De meerderheid verkiest de digitale weg voor informatie Opzoeken van praktische informatie: 83,5% Informatie over subsidies en premies: 69% Op de hoogte blijven van vrijetijdsactiviteiten: 56% Niet-internetgebruikers: De niet-internetgebruikers verkiezen voor het opzoeken van praktische informatie en vrijetijdsactiviteiten de folder of het stadsmagazine (61% en 84%) Voor informatie over subsidies en premies gaat men liefst langs bij de dienst zelf (68%)

Aandacht voor inclusief beleid: 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting Inbedding en afstemming van de digitale instrumenten in de werking van de stad: Erkenning van internet als topinfomedium van de Mechelaar Een geïntegreerde aanpak van digitale dienstverlening & communicatie Betere inbedding van e-gov in het beleid en werking Aandacht voor inclusief beleid: Werk maken van digitale sociale inclusie Hulp voor Mechelaars bij verdere “digitalisering” Blijvend aanbieden niet-digitale kanalen

Algemene aandachtspunten voor het online aanbod: 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting Algemene aandachtspunten voor het online aanbod: Meer omvattend en geprofessionaliseerd aanbod aan digitale info en online producten Aandacht voor inzet signaal- en feedbackkanalen Meer proactief en doelgericht initiëren, stimuleren en ondersteunen van digitale gemeenschappen Meer communicatie over de digitale communicatie

Technische, inhoudelijke en vormelijke aandachtspunten: 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting Technische, inhoudelijke en vormelijke aandachtspunten: Aandacht voor (taal)redactie op de digitale inhouden Een inhoudelijk en vormelijk coherent en geïntegreerd webaanbod Belangrijke “extra’s” van de website op een prominente plaats op de homepage De internetgebruiker niet in het ongewisse laten bij interactieve contacten Aandacht voor innovatieve: Mechelen als digitale proeftuin Maak van Mechelen een volwaardige “Smart City”

Opstellen van kwaliteitsnormen voor formulieren 2. Focus op e-gov Een formulier is geen formaliteit Project opgestart in 2008 Opstellen van kwaliteitsnormen voor formulieren Uniforme lay-out en sjablonen Vereenvoudigen van processen Unieke formulieren in centrale formulierencatalogus op intranet Informatie formulieren en processen Afstemming formulieren met informatie internet Basis voor uitbouw e-loket Procedure voor opmaak e-formulieren

2. Focus op e-gov vb. formulierencatalogus en formulier nieuwe stijl

Het aanmaken van de e-formulieren centraal gehouden bij webmasters: 2. Focus op e-gov vb. procedure voor opmaak van een webformulier Het aanmaken van de e-formulieren centraal gehouden bij webmasters:  geen tijdverlies met formulierengenerator eenvormigheid formulieren voldoen aan Anysurfer  Concreet: stadsdiensten geven gewenste info door webmasters bekijkt wat kan en maakt formulier testen formulier door webmasters & diensten waar relevant redigeert Marcom copy teksten & formulieren worden online geplaatst afhandeling formulieren rechtsreeks door diensten analyse, bijsturing & rapportage op vaste momenten   grote bijsturingen of aandachtspunten via algemene werkgroep CMS& Online & departementele werkgroepen ICT. Kleinere rechtstreeks met de diensten.

Opmaak van een productencatalogus 2. Focus op e-gov Productencatalogus en archief Opgestart in 2010 Opmaak van een productencatalogus (intern en externe producten en diensten) Koppeling producten met nieuwe archiefstructuur (volgens VVBAD classificatie) Afstemming producten met internet Basis voor digitaal dossierbeheer

Sjabloon procesbeschrijving met nadruk op 2. Focus op e-gov procesbeschrijvingen in functie van digitalisering Opgestart in 2009 Sjabloon procesbeschrijving met nadruk op Digitalisering en ICT- integratie Doorlooptijd Administratieve vereenvoudiging Klachtenbeheer Interne controlepunten Communicatie Beschrijving processen (dienst + STRO) Koppeling procesbeschrijvingen aan product Basis vereenvoudiging en digitalisering van processen

2. Focus op e-gov vb sjabloon procesbeschrijvingen

2. Focus op e-gov e-link in woorden E-link: Europees project voor digitalisering van dienstverlening, opgestart in 2010 Doelgroep: bedrijven Doel: Kwalitatieve en toegankelijke digitale dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging. Hoe: Back-office Verbeteren van de basisinfrastructuur, integratie tussen applicaties en het beheer unieke data Adressenbeheersysteem: het adres als centraal koppelingselement tussen applicaties Digitaal archief: digitaal beschikbaar maken van dossiers Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten

2. Focus op e-gov e-link in woorden Hoe: Frontoffice Bedrijven en burgers melden zich eenmalig aan via het digitaal bedrijven- of burgerloket. Alle producten kunnen digitaal aangevraagd worden. Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank is vooraf ingevuld. Nieuwe informatie wordt opgeslagen in centrale databank en is vanaf dan in alle toepassingen aangepast. De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen. Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd.

2. Focus op e-gov e-link in daden: overzicht projecten

2. Focus op e-gov e-link in daden: overzicht midoffice

Bedrijvenloket: visiedocument uitbouw 2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice Bedrijvenloket: visiedocument uitbouw apart bedrijvenloket op stadswebsite alle aanvragen digitaal beschikbaar (afgetoetst studie Unizo) bedrijvendatabank: koppelingen met Remmicom voor overzicht milieuvergunningen per vestiging. applicatie voor beheer van gegevens door bedrijven zelf: koppelingen met VKBO en Themis gelegd maar geen onverdeeld succes. De huidige CMS applicatie wordt vergeleken met de Iris applicatie. beheer en opvolging: nood aan een centrale databeheerder. link met bedrijvengids: afhankelijk van keuze Iris applicatie of CMS

e-aangifte bedrijfsbelasting (life maart 2012) 2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice digitale bedrijfsbelasting - bedrijvendatabank e-aangifte bedrijfsbelasting (life maart 2012) vereenvoudiging procedure digitalisering aanvraag via e-loket via EID of sleutel aanloggen op CMS efficiëntiewinst: digitale integratie data aanvraag en verwerking verbetering communicatie Resultaten 1.201 aangiften 257 online > 21% digitaal

2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice digitale bedrijfsbelasting - bedrijvendatabank De website Lithium De databank Het loket broker Stad stadstoepassingen

Procesanalyse, administratieve vereenvoudiging en digitalisering 2. Focus op e-gov e-link in daden: backoffice Procesanalyse, administratieve vereenvoudiging en digitalisering Inkomende facturen  efficiëntere verwerking + snellere betaling Inkomende post  betere opvolging + snellere verwerking Uitbouw archiefstructuur en koppeling met productencataloog  centrale digitale dossiervorming + efficiëntere opzoeking Digitale aangifte bedrijfsbelasting automatisch in Plutus  efficiëntere verwerking Conversie oude docrooms naar 1 centrale docroom  centrale digitale dossiervorming + efficiëntere opzoeking Digitale workflow besluitvorming secretaris, college en gemeenteraad  efficiëntere werking

2. Focus op e-gov e-link in daden: backoffice

Opmaak projectfiche met afspraken: 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten Opmaak projectfiche met afspraken: doelstelling in scope – out scope randvoorwaarden overdracht budget rollen, wie doet wat? inhoud – organisatie - ICT communicatie stappenplan Goedkeuring projectfiche college, MAT en stuurgroep

Procesbeschrijving en analyse (zie hoger) 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten Procesbeschrijving en analyse (zie hoger) Nieuw proces met randvoorwaarden en kwaliteitsnormen Afstemming ICT Feedback: key-users, vrijwilligers, … Opmaak nieuw proces (Strategie en ontwikkeling + Dienst + ICT) Applicatie testen en aanpassen Dienstnota + flowchart 2de feedback: key-users, vrijwilligers, …

Communicatie Opleiding Implementatie Evaluatie Handleidingen Spam 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten Communicatie Handleidingen Spam Diensten- en departementsoverleg Intranet: pagina, tip van de dag, banner projectvragen@mechelen.be Andere: tijdsregistratie, notitieblok, … Opleiding Implementatie Evaluatie

Afhalen aan het fysieke loket Nood aan “Best of Both Worlds”. 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp E-loket: probleem Bewijs van woonst Afhalen aan het fysieke loket Papieren Document Opsturen via De Post Burgers Online aanvragen E-loket 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten Enkel digitaal! Afdruk geen juridische waarde! Nood aan “Best of Both Worlds”.

Een groeiende vraag naar beveiligde documenten 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp Waar gaat het over? Waar gaat het over? Een groeiende vraag naar beveiligde documenten Meeste mensen blijven met papier werken

Veiligheid is gegarandeerd door fysieke eigenschappen: 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De papieren wereld Veiligheid is gegarandeerd door fysieke eigenschappen: Stempels Briefhoofden Handtekeningen Microprinting Magneticsche inkt RFID Hologram … Verificatie van deze eigenschappen: Ruiken of voelen Algemeen vertrouwen in de handtekening

4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De digitale wereld Probleem De echte wereld vraagt nog steeds papieren documenten Wanneer een digitaal getekend document wordt geprint, verdwijnt de authenticiteit en wordt het eenvoudig om documenten te vervalsen. Voordelen 100% zekerheid zolang een document digitaal is. Electronisch transport van documenten Bespaart geld Is flexibeler Is sneller Heel veel organisaties versturen documenten digitaal en beveiligen deze documenten ook digitaal.

Authentieke Papieren & digitale documenten 4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De digitale wereld Authentieke Papieren & digitale documenten dankzij Hybride handtekeningen

Sneller Gebruiksvriendelijk Milieuvriendelijk 4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp voordelen voor de burger Sneller Niet meer wachten aan het loket Thuis beschikbaar en op het werk 24/7 toegang tot belangrijke documenten Gebruiksvriendelijk Eenvoudige authenticatie en toegang Eenvoudig documenten aanvragen Milieuvriendelijk Enkel printen wanneer nodig Lagere ecologische voetafdruk door uitschakelen transport

Efficiëntiewinst on Investment 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp voordelen voor de stad Efficiëntiewinst on Investment Uitschakelen drukkosten Verminderen manueel werk Uitschakelen transport en portkosten Administratieve vereenvoudiging via geautomatiseerde processen Het aanbieden van een legale hybride handtekening Laat eindgebruikers legaal documenten drukken Uitbreiding op de conventionele digitale handtekening Een echt digitaal loket Stimuleert het gebruik van eID en website als informatiebron

Wat zit er eigenlijk in die stempel? 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch Wat zit er eigenlijk in die stempel? Volledige document eArchive met originelen Enkel online verificatie Relevante inhoud Digitale handtekening Beschermt het digitale document ref

1 2a 2c 2b Stap 1: Burger Stap 2: Ambtenaar Eindresultaat: 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch: aanvragen van de burger 1 Stap 1: Burger Aanvraag via: - digitaal loket - gewoon loket 2a Stap 2: Ambtenaar Verwerking aanvraag IntelliStamp + digitaal ondertekenen. Verzenden naar burger 2b 2c Eindresultaat: * Digitaal beveiligd document. Aanvraag Verwerking * Kan afgedrukt worden. * Kan geverifieerd worden.

2 1 3 Stap 1: Burger Stap 2: Ambtenaar Stap 3: Burger Eindresultaat: 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch: toekomst met digitale kluis 1 Stap 1: Burger Aanvraag via Digitale Kluis (EID). 2 Stap 2: Ambtenaar Verwerking aanvraag in Midoffice. IntelliStamp + digitaal ondertekenen. 3 Stap 3: Burger Opvragen document via digitale kluis. Eindresultaat: * Digitaal beveiligd document. Midoffice Digitale Kluis * Kan afgedrukt worden. * Kan geverifieerd worden.

Gestart project september 2009 Wetgevend kader 13 januari 2011 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De tijdslijn Gestart project september 2009 Wetgevend kader 13 januari 2011 Technische implementatie mei-juni 2012 Fase 1 attesten voor de burger zomer 2012 Vervolgens continue uitwerking voor de burger en afhankelijk mogelijkheden ander partijen

Verschillende diensten (ICT, STRO, Burgerzaken, MAT, College) 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en midoffice Verschillende partijen (webbouwer, centraal adressenbestand, een klassieke burgerzaken toepassing, platform voor handtekening) Verschillende diensten (ICT, STRO, Burgerzaken, MAT, College)

4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en mid-office

4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en mid-office

Totaal 6000 digitaal gestempelde documenten afgeleverd, waarvan: 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp de resultaten In gebruik sinds 15 juni 2012 Totaal 6000 digitaal gestempelde documenten afgeleverd, waarvan: 3000 via e-loket 3000 via fysiek loket -> 50% via e-loket

De resultaten van een geïntegreerd ICT beleid

Vragen of bemerkingen? Ranja Van Asbroeck Bedrijvengids met digitaal loket Vragen of bemerkingen? Ranja Van Asbroeck ranja.vanasbroeck@mechelen.be Koen Verspecht koen.verspecht@mechelen.be