ICT en e-government: De gevolgen voor de administratie Wim Debruyn Secretaris – gemeente Zaventem VERA studiedag 20-juni-2006

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Overzicht E-government: wat het (niet) is Het verschuiven van communicatiekanalen De druk van de omgeving Wat er nodig is Waar komen er veranderingsprocessen? Conclusie

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 E-government is… Niet zozeer: “we moeten een website hebben” –Dit heeft de waarde van een gemeentelijke informatiebrochure –Het is een elektronisch informatiemedium Niet zozeer: “elektronisch loket” –Uiteraard moeten we formulieren ter beschikking stellen –Maar de meeste burgers komen nauwelijks 1 keer per jaar naar het gemeentehuis e-Government = de “e” bij het besturen = het automatiseren van (interne) processen –Bij de politieke besluitvorming –Bij het volgen van interne procedures

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 ICT betekent Toenemende automatisering van manuele processen –Beslissingen worden in een programma genomen, niet meer in het hoofd van de mensen –Men neemt zinloos werk weg, maar vergroot de afhankelijkheid van de programmatuur Afname van controle op de processen –Bijsturing is zeer moeilijk als het geprogrammeerd is –Brieven worden eenheidsworst –Summum : zelfsprekende computers die de telefoon afhandelen Op sommige gebieden toegenomen chaos –Internet en zijn bijna ongemerkt binnengekomen waardoor de greep op de organisatie verloren is gegaan

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Communicatiekanalen is enerzijds bijkomstig –Een sociaal medium, vergelijkbaar met telefoon, informele spreekstijl –Een chaotisch medium: informatie komt van overal naar binnen, vertrekt van overal naar buiten, wordt overal en nergens opgeslagen –Een kwetsbaar medium: het staat geschreven (men kan het tegen u gebruiken) maar het kan ook vervalst worden (kan ik het wel juridisch gebruiken?) Wordt in toenemende ook het kanaal voor zakelijk verkeer –Anekdote: mededeling tarieven reispassen Behoefte aan controle over wat, wie, wanneer, hoe antwoordt op een zakelijke –Geen controle om de controle –Maar beheer van zakelijke processen

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 De druk van de omgeving Burgers beginnen allerlei stukken via in te dienen die zonder handtekening geen juridische waarde hebben –De ene ambtenaar aanvaardt dit, de andere weigert –De ene keer lijkt de weigering terecht, de andere keer lijkt het overdreven –Ik heb hierover nog geen omzendbrief gezien De personeelsleden antwoorden op s, maar hoe wordt dit bijgehouden? –Meestal alleen in hun persoonlijke mailbox –Je merkt het maar als er problemen van komen Het bestuur heeft behoefte aan juridische duidelijkheid en aan een nieuw organisatorisch concept

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Vat krijgen op informatiestromen Het aandeel “binnenkomende post” dat “alternatief” binnenkomt is bezig de officiële post in het register van de briefwisseling te overstijgen Het nieuw gemeentedecreet schrijft voor dat een intern controlesysteem wordt uitgewerkt Dit wordt des te belangrijker wanneer binnenkort elektronisch gehandtekende s (met elektronisch getekend) bijvoegsel zullen binnenkomen Risico: dat de grote leveranciers van onze nood hun deugd zullen maken

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Veranderingsbeleid De administratie is er meestal klaar voor : zij zijn al lang van steekkaarten op software overgestapt Het bestuur moet bereid zijn om erin te investeren VRAAG: moeten we voor en Internetgebruik niet volledig her-bronnen?

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Politici en het belang van ICT- initiatieven Politici rekenen in termen van politiek rendement : een wegdek vernieuwen, een sociaal project enz. … renderen Zij nemen ook beslissingen die politiek niet of weinig renderen, maar alleen als het moet Daarom is het belangrijk dat de hogere overheid normen oplegt –Zoals de verplichting van interne controle –Zoals het procedurehandboek van de OCMW’s –Hopelijk zijn het alleen zinvolle verplichtingen Het is belangrijk om ICT-initiatieven te nemen waarbij politici zelf betrokken zijn –Cfr gemeente Tervuren met een notulenbeheersysteem

Wim Debruyn – Heverlee 20/6/06 Conclusie Enerzijds behoefte aan controle over de interne processen –Deze controle dreigt nu steeds meer verloren te gaan Anderzijds behoefte aan het doortrekken van deze processen naar het beleid –De directe betrokkenheid van het beleidsniveau bij de automatisering van de processen moet verhogen Informatica moet niet afgeschoven worden naar informatici Informatica moet toegeschoven worden naar politici