Balanced scorecard Agentschap voor Landbouw en Visserij Netwerk Organisatiebeheersing 11/09/2008

Inhoud Agentschap voor Landbouw en Visserij Balanced Scorecard Implementatie BSC Gegevensverzameling Sturen met BSC Meetinstrument Vragen?

Wie is ALV? IVA van het beleidsdomein Landbouw en Visserij Behandelen van dossiers van klanten uit de landbouw- en visserijsector 5 buitendiensten en hoofdbestuur 350 personeelsleden

Wie is ALV? Betaalorgaan EU-steun Beheersdienst rechtstreekse steun landbouwers Beheersdienst agromilieumaatregelen Beheersdienst investeringsdossiers Uitvoeren marktbeleid (melk, visserij, groenten en fruit) Betaaldienst voor interne en externe beheersdiensten (vb. VLM) Vlaamse steunmaatregelen landbouwsector Certificeren zaaizaad en pootgoed Samenwerking met andere administraties

Registreren en opvolgen is deel van de cultuur Wie is ALV? Registreren en opvolgen is deel van de cultuur Veel ingenieurs EU-Betaalorgaan: Geïntegreerd Beheers- en ControleSysteem Krappe deadlines Correct werken Sterke auditdruk Eigen ICT-afdeling Veel cijfermateriaal over processen en resultaten beschikbaar

Wat is een Balanced Scorecard? Een balanced scorecard is een overzicht van doelen, samengesteld om de realisatie daarvan in de gaten te kunnen houden. Genuanceerd sturen: Resultaten Kwaliteit/klant Performantie interne processen Innovatie Sturen op routine en verbetering

Wat is een Balanced Scorecard? Resultaten Kwaliteit Processen Projecten Kern-activiteit 1 KSF1 (KPI 0101) KSF2 (KPI 0201) KSF3 (KPI 0301, 0302) KSF4 (KPI 0401, 0402, 0403) Kern-activiteit 2 KSF5 (KPI 0501, 0502) KSF6 (KPI 0601, 0602) KSF7 (KPI 0701, 0702) KSF8 (KPI 0801) KSF9 (KPI 0901) KSF: Kritische succesfactor; KPI: Kritische Performantie Indicator

Wat is een Balanced Scorecard?

Implementatie Balanced Scorecard 2 pilootafdelingen in 2005: Procesondersteunende diensten Markt- en Inkomensbeleid Waarom BSC? Veel hervormingen en projecten op korte tijd Inzet middelen en personeel optimaliseren Totaalbeeld van de werking van de afdeling planning, metingen, overzicht acties om bij te sturen Alle taken Verschillende perspectieven Projecten en routineprocessen Op termijn: Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomst

Implementatie Balanced Scorecard Initiatief Directieraad om BSC in 2007 uit te breiden naar alle afdelingen en de hele organisatie Waarom BSC? Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomst Koppeling aan doelstellingen in de beheersovereenkomst Aanpassen piloot-BSC’s aan nieuwe opdrachten Totaalbeeld werking hele organisatie

Implementatie Balanced Scorecard Beperkte maar effectieve ondersteuning door consultant 6 halve dagen per scorecard Per afdeling/stafdienst Steun van het management Bij de start Wat volgen we op? Normen Gebruiken als sturingsinstrument Communicatie vermijdt misverstanden

Implementatie Balanced Scorecard Wie was bij de opmaak betrokken? Dienst- en celhoofden Werkgroep Alle personeel Pragmatische aanpak om de kritieke succesfactoren (KSF) te bepalen Waarvan lig ik wakker (vandaag)? Beperken tot het essentiële (80/20 regel) Beperken tot de eigen verantwoordelijkheid

Implementatie Balanced Scorecard KSF’s indelen in perspectieven Indicatoren per KSF: Bestaande of nieuwe Goed definiëren (detailfiche) Nieuwe indicatoren uitwerken Representatief voor een bepaald proces Kwaliteit/klant Personeelsgerelateerd Projecten Testperiode Indicatoren uittesten Definities aanpassen

Implementatie Balanced Scorecard 2005: Meten is weten 2007: Meten in functie van de strategie Koppeling KSF’s aan strategische en operationele doelstellingen in de beheersovereenkomst Strategiekaarten Geconsolideerde scorecard voor Directieraad

Organisatie gegevensverzameling Meeste indicatoren maandelijks Gegevens invullen tegen de 7de Vb. Gegevens februari tegen 7 maart Per meetpunt een verantwoordelijke Wie de taak of het project uitvoert/opvolgt Veel medewerkers zijn rechtstreeks betrokken Controle op correctheid meting Duiding van de meting Gegevens niet automatisch inlezen Meetinstrument 2005: aangekochte tool Bizzscore 2007: Excel-blad met macro’s Lappendeken op Intranet

Sturen met Balanced Scorecard Maandelijks meten Maandelijks bespreken lappendeken Het dienst- of celhoofd evalueert de situatie via indicatoren en beslist over acties om de werking bij te sturen. Bespreking binnen de dienst Relativeren rode signalen Actie noteren voor alle meetpunten met een rood signaal Opeenvolgende rode signalen Eén maand tijd om actie te noteren Actie invullen in het meetinstrument Dienstinstructie

Sturen met Balanced Scorecard Geconsolideerde scorecard Directieraad (2008) Selectie indicatoren uit alle scorecards Opvolging invullen van alle scorecards Aanhoudend rode signalen Aantal indicatoren die 3 periodes na elkaar rood zijn Aantal indicatoren die 6 periodes na elkaar rood zijn Maandelijks opgemaakt (automatisch) Driemaandelijks op Directieraad

Meetinstrument Excel-werkblad per scorecard Invullen scores Acties Tabblad scores Tabblad acties Invullen scores Vakje wordt groen/oranje/rood Scorecard DR: automatisch Acties Rode score -> actievakje wordt rood Actievakje ingevuld: vakje kleurt lichtblauw Opvolging Automatische berekening invul% metingen Automatische berekening invul% acties Opeenvolgende rode signalen

Meetinstrument

Vragen?