Werkervaring 2009 – Art 60 Projectformulering ESF AGENTSCHAP Infosessie 02/09/08 ESF Agentschap Vlaanderen ESF AGENTSCHAP

Inleiding Zoals net toegelicht door Sara wordt er reeds veel van de projectinhoud (werkervaring) bepaald binnen de oproepfiche. Deze presentatie wenst bijkomend aan de handleiding aanwijzingen geven over hoe uw project te formuleren. We zullen binnen deze infosessie volgende elementen bespreken: 1. Het aftoetsen van enkele aannames 2. De projectformulering. De oproepfiche bepaalt al een aantal elementen van de projectformulering. Doelstelling(en) van het project Mijlpalen en activiteiten Indicatoren De promotor zal deze aanvullen en aanpassen naar de eigen werkelijkheid. U mag gedurende de hele presentaties vragen stellen.

Organisatievoorwaarden Beschrijving van de context waarbinnen het project zal worden uitgevoerd. Om zo aan te duiden dat: De werkzaamheden gebeuren in functie van de ontwikkeling van de deelnemers Er een leerrijke taakinhoud gericht op het reguliere arbeidscircuit bestaat voor de deelnemers Een gunstige leeromgeving voor de deelnemer is. Binnen deze oproep worden er een aantal vragen gesteld naar de organisatie waarbinnen het werkervaringsproject plaats vind. Deze vragen zijn er om een duidelijker beeld te krijgen op de organisatie en het aftoetsen van een aantal noodzakelijkheden om een werkervaringstraject aan te bieden. Deze vragen houden in: (na klik) De werkzaamheden gebeuren in functie van de ontwikkeling van de deelnemers Er een leerrijke taakinhoud gericht op het reguliere arbeidscircuit bestaat voor de deelnemers Een gunstige leeromgeving voor de deelnemer is.

Structuur aanvragen Ontvankelijkheid Inhoudelijk: Financieel Analyse: Beleid Belanghebbenden Problematiek Formulering: Doelstellingen en risico Werkprogramma Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Management en partnerschapvoorzieningen Financieel

Problematiek van de doelgroep De problematiek van de finale doelgroep: De finale doelgroep heeft niet de benodigde technische kennis en vaardigheden voor het uitoefenen v/e job De finale doelgroep worden geconfronteerd met een tekort, hebben onaangepaste sociale vaardigheden voor het uitoefenen v/e job. Problemen met randvoorwaarden voor het vinden van een gepaste tewerkstelling. Huisvesting, kinderopvang… (te bepalen bij de individuele cliënt. Op basis van verschillende bronnen zijn we tot de volgende probleemdomeinen gekomen die worden ervaren door de deelnemers werkervaring en waarvoor een werkervaringsproject een oplossing wenst te bieden.

Structuur aanvragen Ontvankelijkheid Inhoudelijk: Financieel Analyse: Beleid Belanghebbenden Problematiek Formulering: Doelstellingen Werkprogramma Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Management en partnerschapvoorzieningen Financieel

Projectdoelstellingen Specifieke doelstelling: “De finale doelgroep heeft meer kansen op tewerkstelling.” Operationele doelstellingen: De finale doelgroep heeft de technische kennis en vaardigheden voor het uitoefenen van een job. De finale doelgroep heeft de sociale vaardigheden voor het uitoefenen van een job. De randvoorwaarden die de uitoefening van een job moeten mogelijk maken zijn zo goed mogelijk vervuld. Binnen de oproepfiche is volgende specifieke doelstelling opgegeven… Volgende operationele doelstellingen….

Indicatoren Specifieke doelstelling: Operationele doelstellingen: De specifieke doelstelling zal gemeten worden aan de hand van de VDAB uitstroomcijfers uit de werkloosheid naar werk. Deze meting vindt plaats zes maanden na het beëindigen van de werkervaringsactie. Operationele doelstellingen: De indicator voor de operationele doestellingen wordt vormgegeven door het individueel begeleidingsplan Om tot een exacte omschrijving te komen van wat er bereikt wordt door middel van het werkervaringsproject moeten er indicatoren worden bepaald. Deze indicatoren zijn als volgt vastgesteld binnen de oproep. Slide aflezen….

Indicatoren: wat doet de promotor? Aanpassen van de opgegeven indicatoren naar de eigen realiteit en naar het SMART principe. Eigen realiteit: Opgeven van een streefwaarde. SMART principe: S: specifiek M: meetbaar A: aanvaardbaar R: relevant T: tijdig Voor de operationele doelstellingen moeten deze indicatoren SMART worden geformuleerd. Binnen de oproepfiche is hiervoor de basis van de indicator opgegeven. Dit om de promotor de nodige flexibiliteit te geven om dit naar zijn eigen realiteit aan te passen. Aanvaardbaar: (kostprijs/wat gaan we meten?) Is de kostprijs van het meten van de indicatoren wel in overeenstemming met wat we wensen te meten? Bv. gespecialiseerde bevragingen leveren heel veel informatie op maar zijn ook heel duur. Dit is mogelijk niet aanvaardbaar om te weten te komen of de deelnemers wel steeds aanwezig zijn geweest. Hiervoor kan registratielijsten worden gebruikt die veel goedkoper (en verplicht) zijn.

Structuur aanvragen Ontvankelijkheid Inhoudelijk: Financieel Analyse: Beleid Belanghebbenden Problematiek Formulering: Doelstellingen Werkprogramma Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Management en partnerschapvoorzieningen Financieel

Mijlpalen en activiteiten (1) De finale doelgroep heeft de technische kennis en vaardigheden voor het uitoefenen van een job. Mijlpaal A: Er is een duidelijk traject naar technische kennis en vaardigheden voor de individuele deelnemer. De opmaak van een in- en uitstroomprofiel De opmaak van het individueel begeleidingsplan Opvolgings- en evaluatiegesprekken Mijlpaal B: De deelnemer heeft de technische opleidingen /begeleidingen doorlopen. Algemene technische opleiding/begeleiding: Maatgerichte individuele technische opleiding/begeleiding: Sollicitatietraining Werkplekleren Enkel de operationeel doelstelling en mijlpalen vermelden, de rest lezen ze zelf…. (deze bladzijden zijn vastgeniet, je kan het aflezen van de powerpoint).

Mijlpalen en activiteiten (2) De finale doelgroep heeft de sociale vaardigheden voor het uitoefenen van een job. Mijlpaal A: Er is een duidelijk traject naar sociale vaardigheden voor de individuele deelnemer. De opmaak van het individueel begeleidingsplan Opvolgings- en evaluatiegesprekken: Mijlpaal B: De deelnemer heeft de opleidingen/begeleidingen in sociale vaardigheden doorlopen. Algemene opleiding/begeleiding in sociale vaardigheden Maatgerichte (individuele) opleiding/begeleiding in sociale vaardigheden Werkplekleren Enkel de operationeel doelstelling en mijlpalen vermelden, de rest lezen ze zelf…. (deze bladzijden zijn vastgeniet, je kan het aflezen van de powerpoint).

Mijlpalen en activiteiten (3) De randvoorwaarden die de uitoefening van een job moeten mogelijk maken zijn zo goed mogelijk vervuld. Mijlpaal A: Er is een duidelijk traject naar het vervullen van de randvoorwaarden voor de individuele deelnemer. De opmaak van het individuele begeleidingsplan Opvolgings- en evaluatiegesprekken Mijlpaal B: Er zijn acties ondernomen voor het vervullen van de randvoorwaarden Maatgeriche (individuele) begeleiding Voortdurende ondersteuning, onder andere doorverwijzing Enkel de operationeel doelstelling en mijlpalen vermelden, de rest lezen ze zelf…. (deze bladzijden zijn vastgeniet, je kan het aflezen van de powerpoint).

M&A: Wat doet de promotor? Aanvullen en aanpassen van de opgegeven mijlpalen mijlpaal: iets tastbaars dat opgeleverd wordt en volledig binnen de controle van het projectmanagement valt Definitieve mijlpaal: leidt, in combinatie met andere definitieve mijlpalen, direct tot het bereiken van een operationeel doel De activiteiten (inc. middelen) in een tijdspad plaatsen. Disseminatie, evaluatie opnemen in het projectvoorstel. De opgegeven mijlpalen moeten (eventueel) worden aangevuld om tot de operationele doelstellingen te komen, het project opvolgbaar te maken. Hierbij maken we een onderscheid tussen mijlpalen en definitieve mijlpalen. De activiteiten worden in een tijdspad gezet Vergeet disseminatie en evaluatie niet binnen het projectvoorstel op te nemen…

Disseminatie en evaluatie Bepaal voor elke belanghebbende, afhankelijk van de fase waarin het project zich zal bevinden: Principes: regelmaat, direct/indirect, van alles aan iedereen? Het doel van de communicatie Kernboodschap: waarop wordt de aandacht gericht? De stijl van de communicatie (bv. formeel of informeel) De gebruikte communicatiemiddelen. Evaluatie Wat: Efficiëntie; effectiviteit; relevantie, duurzaamheid Hoe: keuze aan promotor. Evaluatie en disseminatie zijn verplicht binnen ESF projecten. Bij disseminatie moet er gelet worden op: Bepaal voor elke belanghebbende, afhankelijk van de fase waarin het project zich zal bevinden: Principes: regelmaat, direct/indirect, van alles aan iedereen? Het doel van de communicatie Kernboodschap: waarop wordt de aandacht gericht? De stijl van de communicatie (bv. formeel of informeel) De gebruikte communicatiemiddelen. Voor evaluatie zijn vragen opgenomen binnen het projectvoorstel van wat en hoe (intern of extern; methodiek..) geevalueerd zal worden. Dit onder andere om lessen te trekken voor de toekomst. Efficientie of doelmatig is de vraag of het project daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Effectiviteit of doeltreffend als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Relevant: is het een relevant project geweest, nu nog? Duurzaam: zijn de voordelen voor de finale doelgroep ook nog na afloop van het project

Planning van een project: tijdspad Binnen het tijdspad gaan we da activiteiten en mijlpalen plaatsen en wanneer deze moeten worden uitgevoerd. Definitieve mijlpalen worden weergegeven met een hoofdletter, ‘gewone’ mijlpalen met een kleine letter. Vergeet hierbij niet de Disseminatie, projectbeheer en evaluatie op te nemen. Een duidelijke disseminatiestrategie moet worden uitgewerkt.

Planning van een project: middelen Aan de verschillende activiteiten moeten middelen worden toegewezen.

Structuur aanvragen Ontvankelijkheid Inhoudelijk: Financieel Analyse: Beleid Belanghebbenden Problematiek Formulering: Doelstellingen Werkprogramma Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Management en partnerschapvoorzieningen Financieel

Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Zie handleiding voor checklists betreffende: Niet-discriminatie: is het voor iedereen evenveel mogelijk om te participeren (bvb. kunnen kansarmen wel geld uitgeven om naar een training te komen?) Gender: man/vrouw relaties (bvb. geen projectvergaderingen ‘s avonds want conflict met zorgtaken) “Operationele” duurzaamheid: Duurzaamheid van effecten indien activiteiten stopgezet worden? (vb. hoe lang zal kennis up to date blijven na training) Alternatieve financiering indien activiteiten moeten blijven lopen? (als kennis heel snel veroudert dan is continue bijscholing nodig: wie gaat dat betalen?) Voorbeeld: vrouwen die niet aan koffie kunnen omdat schap te hoog is. Mannen denken: vrouwen mogen geen koffie, koffie is niet lekker, verhoogje zetten. Eigenlijk best: plankjes wat lager.

Structuur aanvragen Ontvankelijkheid Inhoudelijk: Financieel Analyse: Beleid Belanghebbenden Problematiek Formulering: Doelstellingen Werkprogramma Maatregelen i.v.m. duurzaamheid Management en partnerschapvoorzieningen Financieel

Management en partnerschap RACI/VS Verankering project in moederorganisatie(s) Coordinatie: Responsible: doet het werk; Accountable: keurt goed en is er eindverantwoordelijk voor; Supportive: helpt de “R”; Consulted: tweerichtings-communicatie nodig tussen R en C om werk te kunnen voleindigen; Informed: moet op hoogte gehouden worden (éénrichtingscommunicatie bvb. van R naar A); Verifies: kijkt of werk voldoet aan criteria en standaarden; Signs: Beslist of project echt voleindigd is. Activiteit/ Persoon Persoon 1 Persoon 2 … Activiteit 1 R A Activiteit 2 I Wie voert wat uit en hoe moet iedereen worden betrokken? Een tool hiervoor is het RACI model. Het werkt als volgt: Hierbij worden op de linkerkant van een matrix de elementen uit de projectplanning gegeven. Deze kunnen zowel op hoog niveau gedefinieerd worden bvb. hoofdactiviteiten, als op meer gedetailleerd niveau. Horizontaal worden dan personen aangegeven. Ze zijn meestal verbonden aan een organigram van het project of de organisatie waarin het project uitgevoerd wordt. De volgende rollen worden vervolgens toegekend: “Responsible”: voert het werk uit; “Accountable”: keurt goed en is eindverantwoordelijke; “Supportive”: helpt “R”; “Consulted”: tweerichtings-communicatie nodig tussen R en C om werk te kunnen voleindigen; “Informed”: moet op de hoogte gehouden worden (éénrichtingscommunicatie bvb. van R naar A); “Verifies”: kijkt of het werk voldoet aan criteria en standaarden; “Signs”: beslist of project echt voleindigd is.

Zijn er nog vragen?