Netwerking & Organisatieontwikkeling over muurtjes gaan kijken om te leren van elkaar: visitaties bij Vlaams-Brabantse politiezones Dirk Van Aerschot provincie Vlaams-Brabant “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 overzicht politiezones en de rol van de gouverneur praktijkgroep voor optimale bedrijfsvoering netwerkrealisaties visitaties doel belang van 'netwerken' aanpak “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 rol van de gouverneur verbindingsambtenaren van de politie ondersteuning: verkeer openbare orde optimale bedrijfsvoering provinciaal begeleidingsteam voor optimale bedrijfsvoering “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

praktijkgroep voor optimale bedrijfsvoering 22 mei 2002 27 politiezones / +/- 55 deelnemers netwerk: Een netwerk is een specifieke vorm van samenwerking tussen meerdere autonome organisaties en/of sleutelpersonen. In een netwerk beslissen de deelnemende actoren, op basis van een onderlinge afhankelijkheid en ten aanzien van een gemeenschappelijk thema, tot gezamenlijke activiteiten om bepaalde voordelen te bereiken of bepaalde nadelen te vermijden. De samenwerking kan een tijdelijk of een definitief karakter krijgen afhankelijk van de duurtijd van die onderlinge afhankelijkheid ten aanzien van het thema en van de kosten/baten die de samenwerking oplevert voor de diverse actoren.’ “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

praktijkgroep voor optimale bedrijfsvoering 11x per jaar doel: kennis en ervaringen delen en leren van elkaar diverse thema's: van brainstorming ... tot ... SWOT-analyse van visie, missie en waarden ... tot ... procesbeschrijvingen ... een waaier van thema's binnen optimale bedrijfsvoering leiderschap strategie en beleid management van medewerkers management van middelen management van processen “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

optimale bedrijfsvoering = organisatieontwikkeling + integrale bedrijfsvoering EFQM-managementmodel politie België organisatie resultaat Leiderschap Strategie en beleid Verbeteren en vernieuwen Management van medewerkers middelen processen Medewerkers Klanten (dienstenafnemers) --------------- Leveranciers en partners Maatschappij (derden) Bestuur en financiers (opdrachtgevers) “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

optimale bedrijfsvoering - definitie het doeltreffend en doelmatig besturen van een organisatie, gebruikmakend van haar lerend vermogen en haar kerncompetenties: door het voortdurend en gelijktijdig aandacht schenken aan: de vijf principes van optimale bedrijfsvoering; de vijf organisatiegebieden; de gerechtvaardigde verwachtingen van de vijf groepen belanghebbenden, in een gezonde balans; en door het systematische toepassen van de Plan-Do-Check-Act-cyclus, met aandacht voor het opeenvolgend verzamelen van alle nuttige informatie en het bepalen van de gerechtvaardigde verwachtingen, het plannen, uitvoeren, meten en evalueren, verankeren of bijstellen van activiteiten; om doelgericht en stapsgewijs te groeien en te evolueren, zowel binnen eenzelfde groeifase als naar een hogere groeifase die aansluit bij het ontwikkelingsstadium van de gemeenschapsgerichte en van de informatiegestuurde politiezorg en die leidt tot maatschappelijk verantwoorde en duurzame resultaten. (voor meer informatie: www.infozone.be: 'naar een excellente politiezorg') “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 netwerk-realisaties positiebepalingen - zelfevaluaties politiecafés en -babbels medewerkerstevredenheidsonderzoek minimale normen onthaal + klantenbevraging procesbeschrijvingen: dringende politiehulp verlenen financieel managen klachtenmanagement werkinstructies inspiratiekalender voor leidinggevenden opleidingen rond optimale bedrijfsvoering praktijkboek voor optimale bedrijfsvoering + website ... “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: aanleiding provinciaal begeleidingsteam voor organisatieontwikkeling (02-2006) aanbod 'visitaties' “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: uitgangspunt leren van elkaar Bijdragen aan het bevorderen van het lateraal leren tussen de verschillende politiezones enerzijds en de politiezones en diverse belanghebbenden anderzijds. GEEN vergelijking GEEN erkenning “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 visitaties: doelen bereiken dat de 'gevisiteerde' politiezone op het vlak van optimale bedrijfsvoering uitvoerig feedback (sterke punten en mogelijke verbeterpunten) ontvangen heeft over de door haar ontwikkelde activiteiten. bereiken dat de politiezone ideeën aangereikt krijgt over geplande en/of mogelijke te ontwikkelen initiatieven op maat van de zone. “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 visitaties: doelen bereiken dat de politiezone en de lokale beleidsmedewerker/procesbegeleider in het bijzonder, optimaal en volgens afspraak kan ondersteund worden door de verbindingsambtenaar. bereiken dat de verbindingsambtenaar weet wat er op het vlak van optimale bedrijfsvoering leeft binnen de politiezone. bereiken dat andere politiezones en/of diensten of organisaties en bedrijven kunnen leren uit de ervaringen van de 'gevisiteerde' politiezone. “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 visitaties: aanpak oproep - aanbod samenstelling team duur - tijdsinvestering voorbereidende documentatie voorbereiding visitatie uitvoering visitatie evaluatie (inhoud - proces) “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: oproep - aanbod “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitatieteam: netwerken samenvoegen korpschef beleidsmedewerker verbindingsambtenaar “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitatieteam samenstellen korpschef beleidsmedewerker verbindingsambtenaar “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 visitaties: aanpak 3 tot 6 personen (... 4 tot 8) keuze van de korpschef diversiteit (verschillende invalshoeken) +/- 50 kandidaten 17 van lokale politiezones uit Vlaams-Brabant 12 van lokale politie buiten Vlaams-Brabant Fed Pol, VCLP, PLOT, Prov, Comité P, AIG, ... extern (KUL, Instituut voor de overheid, consultant, Colruyt, IKEA, gemeentesecretaris, politieraadslid, media-adviseur, defensie, FOD BinZ, ...) “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

minimum aan inspanningen + maximum aan rendement visitaties: duur 1 dag voorbereiding visitatie: 9.30 tot 16.00 uur 1/2 dag evaluatie Uitgangspunt: minimum aan inspanningen + maximum aan rendement “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: voorbereiding 1 maand voor visitatie: zonaal veiligheidsplan (actieplannen) medewerkerstevredenheidsonderzoek positiebepaling synoptisch verslag website ... 5 tot 7 vragen + bevraagde(n) rangschikking belangrijkheid “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: voorbereiding aandachtspunten korpschef voorafgaande kennismaking programma (vragen + timing) organisatie door korpschef informatie deelnemers “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: uitvoering overlopen dagprogramma + kennismaking behandelen vragen (korpschef, begeleider, genodigde personen) volgens programma korte mondelinge evaluatie (goed, verbeterpunten, uniek, tips/advies) afspraken over verzamelde gegevens “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

visitaties: evaluatie inhoud uitgeschreven evaluatie (binnen 2 werkdagen) vierdeling: unieke punten (= goede praktijk) sterke punten mogelijke verbeterpunten tips, adviezen, ervaringen globaal verslag naar korps (binnen de maand) proces voorbereiding uitvoering evaluatie “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007

“Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007 Contactgegevens Dirk Van Aerschot provincie Vlaams-Brabant directie federale overheid - politie en openbare orde Provincieplein 1 3010 Leuven e-mail:   dirk.vanaerschot@vlaamsbrabant.be gsm:      0474 74 00 70 website: http://users.telenet.be/dirk.van.aerschot/vlaamsbrabant/ “Samenwerken om te verbeteren” – 19 oktober 2007