Met CAF aan de slag in het OCMW BOOM

Situering van het OCMW BOOM -OCMW -secretariaat -financiële dienst -sociale dienst -personeelsdienst (voor OCMW en WZC) -WZC -176 woongelegenheden -7 kamers kortverblijf -15 plaatsen DVC -25 serviceflats

Waarom aan de slag met CAF? - Behoefte aan een evaluatie van het volledige OCMW+ verplichting vanuit kwaliteitsdecreet voor de ouderenvoorzieningen. -Eind 2007: als voorbereiding cursus CAF aan het Instituut voor de Overheid: secretaris en kwaliteitscoördinator OCMW

Tijdspad CAF Datumagenda Januari 2008opstellen stappenplan zelfevaluatie door secretaris. Januari 2008voorstelling van stappenplan zelfevaluatie op het managementteam. Februari 2008voorstelling en goedkeuring stappenplan CAF op Vast Bureau. Mei 2008als aanzet tot CAF: tevredenheidsenquête bij de medewerkers September 2008resultaten tevredenheidsmeting medewerkers op COZ Januari 2009-oktober 2009CAF-zelfevaluatie door het managementteam Januari 2010Voorstelling resultaten CAF op OCMW Raad

Doelgroepen voor de zelfevaluatie - oorspronkelijk was het de bedoeling om de CAF met drie werkgroepen uit te voeren: -1)Het managementteam (8 deelnemers) -2)OCMW (8 deelnemers) -3)WZC (14 deelnemers) evaluatie

Draaiboek zelfevaluatie 1. 1 ste Werkgroep, wie neemt deel? managementteam (8 personen): -secretaris OCMW -kwaliteitscoördinator OCMW -hoofd sociale dienst -directeur rusthuis – WZC Den Beuk -informaticus -deskundige financiële dienst -personeelsverantwoordelijke -verantwoordelijke technische dienst /preventieadviseur

Draaiboek zelfevaluatie 2. Data 10 bijeenkomsten binnen 10 maanden 5 en 19 /2/2009 : kennismaking met CAF 5 /3/ 2009: criterium 1 16 /4/ 2009: criterium 2 7 /5/ 2009: criterium 3 28 /5/ 2009: criterium 4 11 /6/ 2009: criterium 5 25 /6/ 2009: criterium 6 6 /8/2009: criterium 7 18 /9/2009: criterium 8 en 9 27/10/2009: slotvergadering met resultaten CAF

3. Opleiding werkgroep (5 -19/2/2009) - Voorstelling en info CAF -Het doel en de aard van de zelfevaluatieprocedure wordt uitgelegd. -Het CAF wordt in een ruimer kader geplaatst. -Hoe verhoudt het CAF zich t.o.v. BSC, EFQM? -Afspraken binnen de groep: Uiten van een eerlijke mening op basis van feiten Vertrouwen t.o.v. elkaar! -Individuele score  consensus Draaiboek zelfevaluatie

4. Voorbereiding vergaderingen - Uitnodiging via outlook voor de vergadering. -Elk teamlid krijgt vooraf per criterium een aantal voorbeeldvragen die ze moeten lezen en hun persoonlijke score aan moeten geven. Zij krijgen ook de scoretabel voor de factoren en resultaten met instructies hoe te scoren. Draaiboek zelfevaluatie

5. Verloop elke vergadering - Elk criterium en bijhorende vragen worden voorgelezen. -Brainstorming waardoor eerste spontane reacties(feiten) loskomen. -De persoonlijke scores worden naast elkaar gelegd en in consensus wordt aan de hand van de aangebrachte feiten een definitieve score bepaald. -Secretaris noteert aangebrachte feiten en scores in excel. Draaiboek zelfevaluatie

6.Na elke vergadering De kwaliteitscoördinator bepaalt na de vergadering aan de hand van de gegevens in excel een gemiddelde score en brengt deze gegevens online in de officiële website van het CAF (EIPA). Draaiboek zelfevaluatie

7. Verloop slotvergadering - Terugkoppeling van de zelfevaluatie en de resultaten naar managementteam op 27/10/ Bepalen van verbeterpunten. -Uitschrijven van de werkpunten in een tijdpad.

Bepalen van de verbeterpunten -Tijdens de laatste CAF-bijeenkomst zijn zowel de sterke punten als de verbeterpunten geïnventariseerd.(Totaal aantal verbeterpunten:78) -Door puntenrangschikking binnen het CAF zijn de prioritaire doelstellingen voor 2010 bepaald: 11 prioritaire doelstellingen vertaling naar het beleid

Van prioriteiten naar beleid -Voor de 11 prioriteiten wordt bepaald: -doelstelling -uitvoering, actieplan, wie, wat, hoe? -tijdspad van…tot…. -communicatie + rapportering -Toelichting eindrapport in januari 2010 voor OCMW-Raad. -Goedkeuring prioriteitenlijst + aanpassing beleidsnota en meerjarenplanning

CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT (2x/maand) -Missie en visie VLOT koppelen aan competentieprofielen -Communicatie: opstellen charter toegankelijkheid ;elektronisch zorgdossier, efficiëntie verbeteren door intranet, e-loket.. -Dienstoverschrijdend denken bevorderen -Cultuurondersteunend werken: familiedag voor personeel organiseren, uitwisselen medewerkers tussen diensten..

CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT( 2x/maand) -Afsprakennota MAT en politici: betere samenwerking -Bevraging cliënteel sociale dienst -Beschikbaarheid beleidsinformatie: efficiënt toegankelijk maken voor budgethouders -HRM module opstarten -Inventariseren samenwerkingsverbanden/partnerschappen -kwaliteitshandboek toegankelijker en gebruiksvriendelijker maken voor personeel

Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie managementteam -samenstelling managementteam: 2/3 OCMW en 1/3 WZC. ≠ werkwijzen, ≠belangen, ≠stadia in proces → Probleem om consensus van score te krijgen door verschil WZC en OCMW. -vraagstelling soms te complex en te algemeen. → soms moeilijk om voorbeelden uit eigen werksituatie te zoeken. → scoren: wat juist scoren? Soms moeilijk te interpreteren. -sommige voorbeeldvragen niet relevant voor onze organisatie.

Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie managementteam -Feiten en uitspraken worden soms te voorzichtig geformuleerd. -Opletten voor beïnvloeding. -Sterke begeleiding is nodig. -Goede opvolging tijdens de oefening noodzakelijk.

Tot slot……kritische kijk op het CAF -Algemene indruk van CAF: niet eenvoudig door complexe vraagstelling. -Bedenking: vragen moeten aangepast worden vooraleer CAF kan uitgewerkt worden door de groep basismedewerkers. Deze problematiek was de reden waarom we voorlopig CAF enkel uitgevoerd hebben met het managementteam. -CAF aanzet om verbeterpunten op te nemen in de agenda van het managementteam. Wordt bij elke vergadering opgevolgd.