Projectmanagement Week 6 9 maart 2009

Agenda De PM deliverables van het kernproject Planning Begroting Projectverslag  kort Afronding van een project

Deliverables V1KP  concept Staat op intranet (criteria en voorwaarden) De debriefing is een goede weergave van de opdracht en doelstellingen van de opdrachtgever Het concept voldoet aan de door de opdrachtgever gestelde doelstellingen De concepten worden adequaat gepresenteerd aan de opdrachtgever

Deliverables V1KP  demo De demo is uitgevoerd in het goedgekeurde design, is klikbaar (tot op niveau 2) De demo demonstreert het concept op eenduidige wijze In de demo is feedback van de opdrachtgever verwerkt

Deliverables V1KP  P-mgmt Er is een gespecificeerde en realistische inschatting gemaakt van de financiële consequenties van de realisatie, implementatie en het onderhoud van het concept Het projectverslag (de documentatie) bevat de gevolgde / gerealiseerde planning in de vorm van een GANTT diagram gemaakt in Ganttproject of MS-project. De GANTT diagram geeft een goed en volledig beeld van de werkzaamheden per teamlid.

Long-term versus short-term planning Jullie zijn al 5 weken bezig Maak per team met terugwerkende kracht een planning van week 1 t/m week9 Moeilijk? Misschien… Vooral gewoon doen..

Scope van het project Er moet nog veel gedaan worden Zoveel dat je geen overzicht in je hoofd kan houden De “we zien wel waar we eindigen”- instelling werkt niet Oplossing: BREAK IT DOWN INTO SMALLER STEPS!

Omgaan met afhankelijkheden Zodra je probeert orde aan te brengen in je taken, kom je erachter dat je de ene niet kan beginnen als de ander nog niet is afgelopen Dit zijn afhankelijkheden

Afhankelijkheden

Maar dit gebeurt er meestal…

Of dit…

Maar dit kan ook

Omgaan met afhankelijkheden Zorg dat je ze in de peiling hebt! Zodra je ze hebt onderscheiden: –Hoeveel tijd is er nodig per taak?  Maak die WBS ! –The 100% Rule !! –Hou in de gaten hoe het zit met “wie afhankelijk is van wie” –Bouw marges in je planning, zodat je wat rek hebt

Verkort een taak in de “dependency chain”

Projectmanagement Projectmanagers-taken –Houden de planning up to date –Managen de risico’s –Monitoren of er vertraging plaatsvindt –Zorgen voor oplossingen voor problemen –Zorgen ervoor dat iedereen weet wat ie moet doen –Zorgen ervoor dat iedereen ongeveer weet wat de ander doet, waar hij/zij zch bevindt en waarom –Zorgen voor open communicatie richting teamleden en klant

Project management tools Actielijst Gantt chart

Actielijst Taak- nummerTaak Verant- woordelijkBegindatumEinddatumUrenCompleet datumOpmerkingen

Gantt chart

Gantt chart = “A graphical representation of all tasks and the planned time”: –Zorgt ervoor dat je de taak voortgang in de gaten kan houden –Zorgt ervoor dat je afhankelijkheden ziet –Zorgt ervoor dat je risico’s kan managen  “what-if” scenario’s kan onwikkelen Is verplicht onderdeel van je V1 project Gratis Gantt chart software: –Windows of Mac versie 2.0.6

Begroting Hoofdrubrieken en uurtarieven Consultancy / strategie 150 Projectmgmt 120 Research 100 HTML 90 Concept / Copywriting 130 Programmeren Java/ PHP/MySql 110 Studio 80 Design / art direction 125 Creative direction 140 Etc etc etc

Basisprincipes gelden altijd! Wanneer je een nieuw project in kaart gaat brengen.. Scope van het project krijgen –Tijd / Geld / Mensen / Middelen Heldere deliverables definiëren –Wat doe je wel / wat doe je niet? –Definieer het eindpunt van het project

Begroting Uitgewerkte lijst met taken en subtaken waaraan uren en bedragen (aantal uur x uurtarief per teamlid) zijn gekoppeld Fixed budget / time Nacalculatie Begroting vs Budget > wie weet het?