Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006 Informatiesessie 07/09/2006 Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006

Project ziekteverzuim: doel Nieuw verzuimsysteem Medex Toegang systeem Getuigenis FOD Volksgezondheid Voorwaarden om te slagen Planning en bijkomende informatie

1. Project ziekteverzuim: doel Beleid inzake ziekteverzuim binnen (federale) overheid herdefiniëren en uitvoeren Verzuimmanagement introduceren als een integraal onderdeel van het federale personeelsbeleid Ziekteverzuimsysteem (melding – registratie – rapportering) op punt stellen dat toelaat betrouwbare cijfers omtrent verzuim te genereren Controles op afwezigheden wegens ziekte opnieuw lanceren en deze op een kwaliteitsvolle en performante manier laten uitvoeren door de dienst Medex (start 01/10/2006)

2. Nieuw verzuimsysteem Medex 2.1. Ziektemelding Personeelslid : Contacteert onmiddellijk werkgever in geval van afwezigheid wegens ziekte Stuurt medisch attest (model Medex) op naar bevoegde centrum Medex in geval van meerdaagse afwezigheid Indien men bevoegde centrum of medisch nummer niet kent  call center: 02/524 97 97 Hoeft in geval van 1 dag afwezigheid geen medisch attest te versturen Voorstel nieuw KB: ambtenaar tijdens lopende kalenderjaar al 2X afwezig  toch medisch attest

2.2. Registratie afwezigheid door werkgever Werkgever registreert ziektemelding onmiddellijk, ongeacht afwezigheid 1 dag of meerdere dagen in systeem Absenteïsme Medex De registratie gebeurt aan de hand van de door het bestuur ingevoerde personeelsgegevens (zie infra) Attest eendagsziekte (AGD 1C) moet niet meer verstuurd worden naar Medex Werkgever geeft informatie in systeem in omtrent: Periode ziekteverlof Type afwezigheid (ziekte, arbeidsongeval, verlenging ziekteperiode…) Verlenging? Controleadres Woning verlaten? Principe: een ziekteperiode = 1 certificaat

Scherm registratie afwezigheid

Scherm opzoeken afwezigheid

Scherm opzoeken afwezigheid

2.3. Controlebeleid Wanneer wordt er een controle uitgevoerd ? Eerste 6 maanden Minimum 50% “at random” controles (willekeurig door het ICT-systeem gegenereerd) Maximum 50% controles aangevraagd door de werkgever Na 6 maanden maximale objectivering op basis van de Bradfordfactor. Er blijft een klein percentage “ad hoc“ controles mogelijk.

Hoeveel controles worden uitgevoerd? Op basis van aantal afwezigheden die dag 30% afwezigheden 1 dag controleren 20% afwezigheden meerdere dagen controleren  daaruit verdeling controleaanvragen en at random vb. 200 afwezigheden 100 afwezigheden van 1 dag 100 afwezigheden meerdere dagen Recht op 30 controles recht op 20 controles 25 controles ad hoc maximum 25 controles at random minimum Quota dagelijks voor uw bestuur berekend Indien quota die dag bereikt  controleaanvraag geweigerd

2.4. Controleaanvraag werkgever Werkgever vraagt controle aan en ontvangt feedback omtrent controle via systeem Absenteïsme Medex Indien aanvraag vóór 9.30  controle zelfde dag  resultaat in systeem 12u volgende werkdag Diensten ploegsysteem : aanvraag vóór 13.30 of vóór 21.00 Prioriteit aan controleaanvragen voor afwezigheid één dag (geen at random gegenereerde controles in dit geval) Weekends en feestdagen: zelfde procedure, maar alleen controleaanvragen, geen at random

Flow controleopdrachten Controleaanvraag Resultaat

Schermen aanvraag controle

2.5. Registratie attesten door Medex Medex registreert de dag van ontvangst het attest in systeem Absenteïsme Medex Attesten worden geregistreerd aan de hand van de in het systeem reeds aanwezige gegevens Eventuele onregelmatigheden tussen gemelde afwezigheid en ziekteduur attest  lijst in applicatie Feedback aantal ziektedagen  via systeem + afdrukken lijsten mogelijk (niet langer via briefwisseling vanaf 2 oktober) Op termijn filetransfer mogelijk

2.6. Conclusie: wat verandert er juist ? Vanaf 02/10/2006: Ziektemelding onmiddellijk geregistreerd in systeem Absenteïsme Medex  Medex kan korter op de bal spelen Afwezigheden 1 dag vanaf nu alleen via het systeem  Medex zal AGD1C die toch nog verstuurd wordt niet langer behandelen De personeelsgegevens waarop Medex zich baseert, worden door u maandelijks doorgegeven via filetransfer of OFO, of manueel via systeem  U kan wijzigingen vanaf nu zelf ingeven in het systeem, actuele gegevens Controleaanvraag via systeem  snellere doorlooptijd, automatische dispatching Feedback omtrent controle via systeem  snellere doorlooptijd qua resultaat controle + werkgever kan stand van zaken opvolgen Feedback ziektedagen via systeem  snellere doorlooptijd, dus vanaf 02/10/2006 geen ontvangstbevestiging met aantal ziektedagen per post

Afwezigheid door arbeidsongeval/beroepsziekte Zelfde principes als bij andere afwezigheden (bv. geen ontvangstbevestiging medisch attest per post meer) Afwezigheden zullen wel nog genoteerd worden op de besluiten van de medische expertise met betrekking tot dat arbeidsongeval/beroepsziekte Specifieke briefwisseling omtrent oorzakelijk verband afwezigheid en arbeidsongeval/beroepsziekte blijft Verminderde prestaties Zelfde principes als bij andere afwezigheden (bv. geen ontvangstbevestiging per post meer) Document met besluiten arts Medex zal steeds overhandigd worden aan betrokkene + kopie voor werkgever

3. Toegang systeem Keuze transfer bestand : toegang nodig tot SFTP-server IP-adres machine technische gebruiker paswoord naam van de “directory” zullen worden gecommuniceerd aan projectleider/contactpersoon Keuze webapplicatie gegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer en taalrol) usermanager doorgeven: via het webformulier ter beschikking op website usermanager kent rollen toe aan personeelsleden-users van zijn instelling (binnenkort handleiding hieromtrent) elke user van het systeem vraagt zo snel mogelijk een ambtenarentoken aan via veiligheidsbeheerder instelling (zie mail 01/09)      

3.1. Bestand “person” Meerdere mogelijkheden Bestand OFO (ontvangen door Medex elke 15de van de maand) Eigen bestand : mee te delen elke 15de van de maand  nieuwe technische fiche op website (niet langer verplicht: GSM-nummer, arbeidsregime op 10 weken, medisch nummer) Codering wijzigingen of nieuwe personeelsleden via webapplicatie Ontbrekende personeelsleden: mogelijkheid te wijzigen/creëren vanuit bestand “absence” Principe : laatste versie overschrijft voorgaande gegevens        

3.2. Schermen  Opzoeken agent        

 Creëren of wijzigen van een agent        

4. Getuigenis FOD Volksgezondheid Project Ziekteverzuim binnen FOD VVVL Context: 1800 Personeelsleden (exclusief Smals) 5 DG, 4 Ondersteunende diensten, een tiental commissies, 2 WI Hoofdbestuur en provinciale buitendiensten Gedecentraliseerd proces van ziektemelding Geen centrale kwaliteitsbewaking vanuit SD P&O Moeilijk proces tot nieuw arbeidsreglement Gelieerde P&O projecten: Uitbreiding centraal Call Center (uniek loket) Responsabilisering van het lijnmanagement: Management Development Kwaliteitsbewaking P&O processen SD P&O (o.a. uniforme toepassing)  binnen dienst Arbeidsvoorwaarden en Beloningsmanagement Invoering elektronisch priksysteem (PROTIME) Verhoging kwaliteit gegevens & verdere uitbouw e-HR systeem DIP

4.1. Concrete aanpak: proefproject  Keuze Gegevensbank ITMA ( -> OFO: iedereen die betaald wordt door CDVU) + aanvullingen voor RP, … Redenen: onze databank (DIP) wordt nog aangepast -> ITMA ‘momenteel’ vollediger + accurater eventuele overschakeling op DIP later

 Melding + registratie afwezigheid Tussen 8u en 9u Call Center verwittigen, die afwezigheid registreren (webapplicatie) + een mail sturen naar een centrale mailbox per DG/SD + cc functionele chef + cc SD P&O Redenen: Melden bij Call Center: verhoging efficiëntie (project uitbreiding call center) zijn reeds aanwezig vanaf 8u en tussen 8u en 9u minder drukke periode reeds voorzien in voorstel ‘nieuw’ AR dat men Call Center dient te verwittigen i.g.v. ziekte Registreren door Call Center: dienen reeds gegevens van afwezigheid te noteren (om door te geven aan SD P&O) -> geen dubbel werk -> ook registreren! geen ‘oneindig’ aantal tss.pers. -> minder kansen op fouten + gemakkelijkere kwaliteitscontrole dient geen permanentie vanaf 8u voorzien te worden op SD P&O, en is reeds geval bij Call Center

Wijzigingen in de geregistreerde gegevens kunnen ook door SD P&O (cel Arbeidsvoorwaarden (AV)) worden aangebracht: bv. Fouten Overzicht van afwezigheden per medewerker: consulteerbaar in systeem door SD P&O (cel AV) dir.com, dienstchefs, fct. chefs kunnen informatie vragen per mail aan SD P&O (cel AV) -> reden: shared service P&O voor lijnmanagement

Melden van ziekte: 1u voor de aanvang van het werk bij  Melding en Registratie « Afwijkende uurroosters » Bv.: schoonmaakpersoneel begint om 6u ‘s morgens, … Melden van ziekte: 1u voor de aanvang van het werk bij dienstchef, die Call Center verwittigt tussen 8u en 9u -> omgekeerde situatie! Registreren + aanvragen controle + controleresultaten = procedure gewone uurroosters

 Controle-aanvraag Fct. Chef/dienstchef/DG/SD/voorzitter vragen ad hoc controles aan: via mailbox ‘controle’ (van stafdienst P&O) vervolgens worden voor 9u30 (13u30 en 21u) controles geregistreerd (naam, adres, medisch nummer, …) door stafdienst P&O Redenen: Centralisatie registratie SD P&O shared service SD P&O :functionele chefs ontlasten kwaliteitscontrole (uniforme toepassing; eventuele afwijking tegen afgesproken controlebeleid)

 Controlebeleid : criteria om controle aan te vragen Bv.: herhaaldelijke afwezigheid op maandagochtend, afwezigheid na feestdagen, vaak afwezig op woensdag, 3x 1 dag ziek, … Worden besproken binnen de intervisiegroepen van de diensthoofden in het kader van het project integraal management en vervolgens gevalideerd door het directiecomité

 Rapportering controleresultaten SD P&O (dienst AVBM) alleen kan resultaten consulteren van aangevraagde / uitgevoerde controles per medewerker o.w.v. shared service SD P&O SD P&O rapporteert aan DirCom over cijfers in kader van verzuimbeleid (BSC) SD P&O kan op aanvraag een overzicht geven van aangevraagde of uitgevoerde controles per medewerker aan vz., DG’s/SD, dienstchefs en functionele chefs

 Communicatie en opleidingsacties Overleg in het BOC Versturen van brief naar alle personeelsleden Plasmaschermen Opleiding operatoren en personeelsleden SD P&O Nieuwsbrief Echo (ook achtergrond bij procedure en project ziekteverzuim) Opleiding diensthoofden in kader integraal management -> gebruik van basisset (slides + artikels) -> Belangrijk dat niet enkel over ‘procedure’ gecommuniceerd wordt, maar ook over het ‘waarom’ van het project! Praktisch: - op ‘badge’ aan achterkant procedure i.g.v. ziekte kort uitleggen + nummer v/h Call Center - vooraan op de badge het medisch nummer vermelden

 Conclusie Proefproject : evalueren om te leren en desnoods procedure aanpassen Rekening houden met andere veranderingsprojecten Aandacht voor communicatie en opleiding Intern aan stafdienst P&O hertekening processen AVBM

5. Voorwaarden om te slagen Interne projectleider aanduiden Usermanager aanduiden Interne processen definiëren op vlak van ziektemelding, registratie afwezigheden, controleaanvragen en consulteren gegevens Ambtenarentoken aanvragen voor gebruikers OFO-bestand of eigen bestand beheren Interne opleider aanduiden eventueel Inschrijven voor opleiding verzuimsysteem Medex (doelgroep: interne projectleider/contactpersoon project/interne opleider) Interne opleiding voorzien

6. Planning + bijkomende informatie Tegen 13/09/2006 Doorgeven keuze databank “person”, “absence” en “control” via elektronisch formulier Doorgeven gegevens lokale usermanager via elektronisch formulier  elektronisch formulier: https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56,8646422&_dad=portal&_schema=PORTAL Inschrijven voor opleiding verzuimsysteem Medex via absenteisme@health.fgov.be

Opleiding Te Eurostation (Victor Horta, Zuidstation) Data 25/09/2006 Maximum aantal deelnemers per sessie: 16 Doelgroep: projectleider of interne opleider Principe inschrijving: besturen die zich het snelst hebben ingeschreven, worden uitgenodigd op de sessie (inschrijven tegen 13/09 via absenteisme@health.fgov.be) Indien nodig  bijkomende sessies Data 25/09/2006 9.00-12.00 FR 14.00-17.00 NL 27/09/2006 9.00-12.00 NL 14.00-17.00 FR 29/09/2006

Bijkomende informatie https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56,8646422&_dad=portal&_schema=PORTAL Frequently asked questions : omtrent definitie verzuim, controlebeleid, reglementering, technische vragen etc. Geactualiseerde technische fiche obv opmerkingen besturen Handleiding verzuimsysteem Medex op termijn http://medex.fgov.be (thema “overheidspersoneel/ziektecontroles”) Vanaf oktober: nieuwe procedures Medex ivm ziektecontroles – te volgen richtlijnen voor de overheidsambtenaar + steeds laatste versie formulieren (extra rubriek rechts “formulier”)

Vragen ?