Pascal Calsyn en Luc Maroye Beheersinstrumenten ITINERA-I De nieuwe applicatie van de RKW voor het dossierbeheer Pascal Calsyn en Luc Maroye Informatiesessie over kinderbijslag RKW – 13 december 2012

HISTORIEK Programma ontwikkeld door en voor de RKW Vier jaar in ontwikkeling 2008-2012 SMALS en Cegeka hebben bijgedragen tot het project van de RKW Itinera vervangt de verouderde toepassing Gweb en Workflow In productie sedert 07/2012 voor de nieuwe gevallen Volledig operationeel sedert 01/12/2012 SMALS = vzw Smals helpt en ondersteunt instellingen in de sociale sector en andere overheidsdiensten in hun informatiebeheer. Cegeka = ICT-leverancier. Gweb = oud betalingsprogramma. Workflow = oude applicatie voor dossierbeheer.

TAKEN VAN ITINERA BINNEN DE RKW Controle en synchronisatie van de gegevens die betrekking hebben op de gezinnen, klanten en organismen. Controle van de rechten op basis van de socio-professionele situatie van de verschillende actoren die een rol vervullen in een kinderbijslagdossier. Informeren en tijdig en correct betalen, waarbij het beheer steeds in parallel uitgevoerd wordt met een papieren dossier. Rapportering aan de diensten van de RKW.

Specificiteiten RKW: De Gewaarborgde Gezinsbijslag De residuaire rechten (vb. de rechthebbende student, thuiswerkers) De oorlogswezen De sector Horeca De Ministers …

BASISFUNCTIONALITEITEN Beheer Identificatie-gegevens en rechten Beheren financiële gegevens ITINERA-I Rapporteren Beheren correspondentie Beheren organismen en klanten Organismen = Pleeggezinnendiensten, de instellingen voor geplaatste kinderen, OCMW’s, buitenlandse instellingen, RVA’s, ... Klanten = instellingen waarvoor wij, in hun plaats, de kinderbijslag betalen = het Vlaams Parlement, Belgacom, Kind & Gezin, VDAB, De Vlaamse Milieumaatschappij, Toerisme Vlaanderen, Bloso, …

INTERACTIES VAN EN NAAR ITINERA-I Gele kleur: de repertoria die nationaal beheerd worden: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), het Nationaal Register der Natuurlijke Personen (NRNP), het Kadaster van de kinderbijslaginstellingen, en het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (RNW) Blauwgrijze kleur: databanken beheerd door de RKW zelf

IMMATRICULATIE VAN EEN DOSSIER Integratie in Kadaster RSZ - DmfA - Dimona RVA RIZIV OCMW … Raadpleging KSZ Rijksregister Integratie in Kadaster Wettelijke gegevens Socio-Professionele situaties Reden recht Bevoegdheid Budget Beperkte raadpleging DMFA = Déclaration MultiFonctionelle/MultiFunctionele Aangifte = van de arbeidsprestaties door de werkgever vanuit RSZ. Dimona = Déclaration IMmédiate de l'emploi ONmiddellijke Aangifte van tewerkstelling = aangifte van in- en uitdiensttreding. ITINERA-I 7

Synchronisatie Kadaster CREATIE DOSSIER Natuurlijke personen op basis van de gezinssamenstelling van de rechthebbende en op basis van raadpleging van het NRNP Bijslagtrekkende(n) Kind(eren) Potentiële rechthebbende(n) (4de actor) Rechtspersonen op basis van data beheerd de RKW Instellingen Spaarboekje Betaalbestemmelingen Schuldbemiddelaar Voorlopig bewindvoerder Budgetbeheerder Sommendelegant Rechten en hun historieken Familiale en juridische banden Voorrangsregels tussen actoren Berekenen van rechten Verificatie Cumulatie Synchronisatie Kadaster Betaalbestemmelingen = personen of organismen die instaan voor het beheer van de gelden van de bijslagtrekkende. Schuldbemiddelaar = advocaat in een regeling van collectief schuldbeheer. Voorlopig bewindvoerder = een wettelijke vertegenwoordiger voor een meerderjarige die wegens zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk niet in staat is zijn goederen te beheren. Budgetbeheer = OCMW in kader van schuldbeheer van een bijslagtrekkende. Sommendelegant = bijslagtrekkende die een gedeelte van de kinderbijslag ontvangt, meestal in het kader van de regeling van co-ouderschap. Juridische banden: vb. voogdij, pleegplaatsing, … Voorrang van rechten tussen actoren = als meerdere personen in of buiten het gezin van het kind op basis van hun socio-professionele situatie een potentieel recht op kinderbijslag hebben (vb. voor de toekenning van een hoger bedrag). Cumulatie : samenloop van actieve rechten (vermijden van dubbele betalingen). Betaling 8

BEHEER VAN IDENTIFICATIEGEGEVENS EN RECHTEN Doel: Registreren en actualiseren van de (wettelijke) gegevens van de actoren die noodzakelijk zijn voor het dossierbeheer Opvolging van de socio-professionele situatie van elke actor die een invloed uitoefent op het recht en het bedrag Basis: Elektronische gegevens komende van het Rijksregister (wettelijke gegevens) Elektronische gegevens komende van het Netwerk van de Sociale Zekerheid (prestaties) Gegevens andere dan elektronische  niet beschikbaar voor de RKW via elektronische weg (vb.: gezinsinkomsten) 9

BEHEER VAN IDENTIFICATIEGEGEVENS EN RECHTEN Controle op geldigheid, opslag en interpretatie Verwerking Manueel Automatisch door Itinera Door middel van elektronische taken voor de dossierbeheerders Bijhouden van historieken en synchronisatie van de gegevens van Itinera met het Kadaster Automatische verwerking: Identificatiegegevens: Een gezin verhuist in zijn geheel naar een ander adres  Itinera past de adresgegevens van alle gezinsleden aan, zonder tussenkomst van de dossierbeheerder. Rechten: Een werknemer wordt werkloos  Itinera past de reden recht aan van ‘Tewerkstelling in België’ naar ‘Werkloos minder dan zes maanden’. Verwerking van taken: Een kind gaat alleen wonen en wordt bijslagtrekkende voor zichzelf  Itinera stuurt een taak. Een werknemer wordt gepensioneerd waardoor een attest van pensionering moet opgevraagd worden  Itinera stuurt een taak.

ZOOM OP DE RECHTEN VAN DE RECHTHEBBENDE Arbeidsprestaties en gelijkgestelde, situaties van toekenning De bevoegdheid Ander fonds/instelling  brevet van rechthebbende Budget (financiering) De kinderbijslagen worden (her)aangerekend op het juiste budget : Intern : 180 budgetten !! Externe : andere kinderbijslaginstellingen en sociale verzekeringsfondsen Controle op basisbedragen en supplementen Schrapping en/of versturen van controle- en informatieve documenten Toekenning en/of versturen van controle- en informatieve documenten Gelijkgestelde = feestdagen, inhaalrustdagen, … Situaties van toekenning = werkloosheid, ziekte, invaliditeit,… Brevet van rechthebbende = gestandaardiseerd formulier gebruikt door alle kinderbijslagfondsen voor de uitwisseling van dossiergegevens. Voorbeelden: Een arbeider staakt zijn activiteiten en is verder zonder beroep. Het recht wordt stopgezet en een controleformulier wordt verstuurd naar de rechthebbende om zijn socio-professionele situatie te achterhalen. Een werkloze wordt langdurig werkloos (meer dan zes maand) zodat een hoger bedrag kan toegekend worden, Itinera stuurt een controleformulier. Een alleenstaande ouder die éénoudertoeslag krijgt en die langdurig ziek wordt verkrijgt automatisch de toeslag voor langdurig zieken.

ZOOM OP DE RECHTEN VAN HET KIND Zowel papieren attesten als fluxen en mutaties van het NRNP, van de KSZ en van het Kadaster van de kinderbijslagfondsen: Attesten mindervaliditeit Schoolattesten (uitsluitend elektronisch in de Vlaamse Gemeenschap) en inschrijving als werkzoekende(beroepsinschakelingstijd) Geboorte en overlijden Controle op het recht en de toegekende bedragen Opening en schrapping van rechten Aanpassing van uitgekeerde bedragen Versturen van controle- en informatieve documenten Voorbeelden: De ontvangst van een attest ‘Inschrijving als werkzoekende’ wijzigt de hoedanigheid van kind van ‘Student’ naar ‘Schoolverlater in wachttijd’. Voor een student wordt voor het nieuwe schooljaar geen schoolattest ontvangen. Het recht op kinderbijslag wordt geschrapt. Voor het mindervalide kind wordt een nieuw attest ontvangen met een lagere/hogere graad van invaliditeit. Het bedrag van de toeslag wordt verminderd/verhoogd.

FINANCIËLE GEGEVENS Financiële bewegingen Boekhouding/ Rapportering Maandelijks COGNOS Individuele regularisaties Stuiting verjaring Manuele betaling Facturen klanten Maandelijks = 2 keer per maand. In het begin van de maand voor de dossiers van de nationale verdeling, op het einde van de maand voor de dossiers van de overheidssector. Individueel = 4 keer per maand. Manuele betaling = voorbeeld verschilbetaling met het buitenland in het kader van internationale overeenkomsten. Sectoriële inhouding = in de sector ‘kinderbijslag’ van de sociale zekerheid Intersectoriële inhouding = buiten de sector ‘kinderbijslag’, m.n. de werkloosheid, de ziekte, … Cognos = applicatie waarbij statistische informatie wordt vergaard omtrent de uitgevoerde verwerkingen (vb. activering, schrapping of weigering van dossiers en hun doorlooptijd) of omtrent de dossierverdeling en de hieraan gekoppelde werklast. Facturen klanten = voor de overheidsinstellingen waarvoor wij de kinderbijslag in hun plaats betalen, worden facturen opgesteld om de betaalde bedragen en de kosten die hieraan gekoppeld zijn te recupereren Terugstortingen Kraamgeld Adoptiepremie Schulden en terugvordering Sectoriële en Intersectiorele inhoudingen

BEHEER VAN CORRESPONDENTIE Manuele of automatische verzending, individueel of massaal, ter informatie of als controledocument Automatische opvolging van binnenkomende documenten en herinneringen Genereert automatische acties en taken voor de dossierbeheerder PDF-formaat door Scriptura-applicatie beheerd Scriptura = het programma voor de aanmaak en het printen van documenten.

BEHEER VAN DE TAKEN Manuele en automatische, waarbij deze laatste gegenereerd worden op basis van de verwerking van fluxen, mutaties en coderingen in verhouding tot de inhoud van een dossier Gelinkt aan een dossier, dat op zijn beurt gelinkt is aan één of meerdere dossierbeheerders Gerangschikt volgens dringend karakter, gewicht en behandelingstermijn

BEHEER VAN DE VERIFICATIE Gemeenschappelijke lijst voor alle verificateurs van een dienst Verificatie omschrijft de inhoud van de aangeboden wijzigingen en de termijn binnen dewelke zij dient afgewerkt te worden Enkelvoudige of dubbele verificatie naargelang de complexiteit van de wijzigingen in het dossier

BEHEER DER ROLLEN Een rol refereert naar de functie van elke gebruiker binnen de Rijksdienst Kan niet gecumuleerd worden voor éénzelfde wijziging (eigen bewerkingen in een dossier kunnen niet door dezelfde persoon geverifieerd worden) Bepaalt de toegang en de toepassingsmodaliteiten op basis van een log-in

ARCHITECTUUR ITINERA Aanvraag kinderbijslag kraamgeld adoptie Komst uit het buitenland Brevet 1 . Identificeren impuls Rijksregister D 021 022 028 029 030 032 031 033 034 035 036 037 Netwerk Sociale Zekerheid 042 044 046 047 048 051 054 057 058 059 043 045 062 Bijzondere formulieren Internationale Controle - Kadaster van de ITINERA I Taken Verificaties Prestaties Mutaties – Documenten 2 Registreren Interpreteren 3 Opnemen interpretatie in dossier KB 4 Synchroniser en met Trivia Actoren & Historiek Aanpassingen Rechten Van rechten Opdrachten naar het dossierbeheer Tot verificatie Trigger groepering berekening Te groeperen / Te regulariseren periodes 5 ( her ) groeperen berekenen 6 Communiceren Financiele gegevens verrichtingen Correspondentie Briefwisseling C 001 002 006 Motivering Afrekening Vraag om inlichtingen Opdrachten tot betaling KBO NRW Mutatie Extracties T BI COGNOS ISABEL DOCUMENT GENERATIE CODA SAP RECAP Isabel = verzorgt de betaalopdrachten naar de banken. CODA = betaalbestanden inzake regularisaties. RECAP = boekhoudbestanden. SAP = boekhoudprogramma. KBO = Kruispuntbank voor de Ondernemingen. D031, T001, … = elektronische attesten. C001 = berichten van en naar het Kadaster.

WIKI ? WIKI = handleiding