Welkom @ Microsoft Nederland: lokaal new hire programma Briefing people managers, Dec 2010

Lokaal new hire programma aangepast Feedback van nieuwe collega’s We hebben veel moeite sociaal te (ver-)binden in HNW en netwerk te bouwen We hebben actief en duurzaam ondersteuning nodig bij eigen maken van HNW werkstijl (scenario’s, technologie, rules of engagement) Feedback van managers Sociale cohesie van sub beter borgen We/ teamleden hebben meer structuur nodig in sociaal en functioneel hechten met nieuwe collega’s Feedback van 2bPR team 2bPR ervaring delen: ‘onze reis’ borgen onder nieuwe collega’s (collectief geheugen voeden) be-do-say en ervarend leren vanaf eerste dag belangrijke interventies maken

2bPR- nieuwe collega’s in staat stellen zich ‘thuis’ te voelen in HNW @ MSFT NL De introductie van nieuwe collega’s vereist voortdurende aandacht en ontwikkeling Zodat collega’s in staat zijn om effectief te worden in hun nieuwe rol: Fysiek: moeten zij zich op hun gemak voelen in hun nieuwe werkomgeving Mentaal: moeten zij zich thuis voelen in hun nieuwe sociale omgeving Technologisch: moeten zij in staat zijn de hard- en software die tot hun beschikking staat optimaal te gebruiken Zodat teams voordeel halen uit hun nieuwe teamlid, in termen van vitaliteit en business Zodat de Nederlandse sub efficienter, vitaler en wendbaar kan opereren in haar cultuur en zaken

New hire programma - wat is er veranderd? Ist Soll Deelname is vrijblijvend 2 dagen introductieprogramma HR en Interne comms regelen basis en nieuwe collega spingt in het diepe Vorm: veel presentaties, weinig dialoog/ interactie Veel sprekers, vooral MT leden Niet compliant met IT policies/ privacy Geen koppeling met internationale programa’s en tools FTE new hires Deelname is verplicht 2 dagen introductieprogramma + ecosysteem + terugkomdag Samenwerkend ecosysteem van HR, people managers, eigen teamleden, buddy en Interne comms Vorm: interactief, vraaggestuurd en ervarend leren vanuit perspectief van nieuwe collega, afwisselende vormen 1 gastheer/-vrouw, vrijwilliger Compliant met IT policies en ‘eat your own dogfood’ principe Koppeling met internationale programma’s en tools FTE + vendor new hires

Doelstellingen lokaal new hire programma 1) Nieuwe collega’s voelen zich welkom 2) Nieuwe collega’s zijn in staat een sociale structuur voor zichzelf te creeren 3) Nieuwe collega’s zijn in staat binnen drie maanden effectief te zijn in hun rol 4) Nieuwe collega’s hebben zich de HNW scenario’s eigen gemaakt 5) Nieuwe collega’s zijn in staat een goed ambassadeur van Microsoft Nederland te zijn

HNW: collega’s spelen een cruciale rol In het Nieuwe Werken delen we de verantwoordelijkheid om een nieuwe collega te helpen aarden. People manager New hire programma Mentor Buddy Teamleden HR consultant BU MT Nieuwe collega

HNW: ecosysteem rondom nieuwe collega’s Team leden Mentor Buddy PM cross group BU MT People manager New hire programma Persoon, organisatie + rol Persoonlijk intro-programma maken Mentor vinden Buddy vinden Afspraken plannen Persoonlijk nader kennismaken Kennisoverdracht markt/ accounts oganisatie/ strategie Policies borgen Commitment setting MBTI + werkstijl team Vragen beantwoorden Monitoren functioneel en sociaal aarden van collega Microsoft Nederland Mensen Organisatie Productportfolio Werkplek MBTI Werkstijl (HNW) Hardware Software Scenario’s Rules of engagement Technologie HNW vs. 2bPR Rol Persoonlijk kennismaken Sparren op taken en verantwoordelijk-heden Leren gebruiken van processen en tools Ondersteunen bij gebruik van HNW scenario’s Vragen beantwoorden Manier van werken Persoonlijk nader kennismaken Ondersteunen bij gebruik van HNW scenario’s (technologie en rules of engagement) Vragen beantwoorden Samenwerken Persoonlijk nader kennismaken Sparren op taken en verantwoorde-lijkheden Introduceren in eigen (interne) netwerk Delen interne informatie-bronnen Ondersteunen bij nieuwe werkstijl Monitoren + bijsturen Voel je je thuis? Weet je je weg te vinden? Heb je voldoende aansluiting? Kun je wennen aan de andere werkstijl? Taken en verantwoordelijheden duidelijk? Commitments helder? Monitoren + bijsturen Welke collega’s onlangs gestart? Hoe aarden collega’s van vorige maand? Microsoft internationaal

Voorbereidingen door people manager 4 weken voor startdatum Aanmelden bij HR Aanmelden bij IT Aanmelden bij Facilities Mentor vinden 2 weken voor startdatum Ism mentor Intro-programma maken Aankondigen bij team Intro-gesprekken plannen Buddy vinden Team meeting plannen

Dag 1 van een nieuwe collega Mijn warme welkom @ Microsoft Nederland Mijn nieuwe collega’s Mijn nieuwe organisatie Mijn nieuwe productportfolio Mijn nieuwe klanten, partners, concurrenten, verdienmodellen Mijn nieuwe werkplek Mijn natuurlijke voorkeuren (MBTI) Mijn nieuwe manier van werken Verplicht lokaal programma voor alle NL new hires Frequentie: 1x per maand (1e dag van de maand) Vraaggestuurde leerervaring Gefaciliteerd door 1 gastheer/ -vrouw Afwisselende vormen (gesprek, rondleiding, pptx, websites, video, quiz)

Dag 2 van een nieuwe collega Slimmer ontmoeten Slimmer verbinden/ kennis delen Slimmer vergaderen Slimmer communiceren Hardware + software Het Nieuwe Werken Verplicht lokaal programma voor alle NL new hires Frequentie: 1x per maand (2e dag van de maand) Intro door gastheer/ - vrouw Hardware + software door IT team Workshop door 2 consultants

Dag 3 van een nieuwe collega Welkom! 1:1 people manager Welkom! 1:1 mentor Welkom! 1:1 buddy EVT: welkom! 1:1 teamlid

Vanaf dag 3 van een nieuwe collega 1:1 teamleden Informatie lezen Introductie bij klanten/ partners Technologie eigen maken 1:1 relevante andere collega’s Meedoen Internationale new hire programma volgen Eerste (online) trainingen volgen

Na 4 weken: nieuwe werkstijl verdiepen - Hoe eerste maand ervaren? / Feeddback op new hire programma?/ voldoende support van people manager, mentor, buddy, team? Ervaringen delen Rapportage persoonlijk MBTI profiel EVT: persoonijke gesprek MBTI coach Vragen over/ verdieping van Slimmer scenario’s EVT: persoonijke gesprek pensioenverzekeraar Verplicht lokaal programma voor alle NL new hires Frequentie: 1x per maand (1e dag van de maand) Dialoog + hands on lab

Na 4 weken: check-in op sociale cohesie 1:1 met people manager Voel je je thuis? Weet je je weg te vinden? Heb je voldoende aansluiting? Kun je wennen aan andere werkstijl? Taken en verantwoordelijkheden voldoende duidelijk? Commitments helder? Waarop nog hulp nodig? Frequentie van 1:1 vaststell BU MT meeting Welke nieuwe collega’s zijn deze maand gestart op welke rollen? Hoe aarden de collega’s die vorige maand gestart zijn? Zien we issues? Wat zegt de people manager? Wat denkt onze HR consultant? Aandacht nodig?

Resultaat: nieuwe collega’s zijn functioneel, sociaal en technologisch thuis in HNW @ MSFT NL Programma elk half jaar wijzigingen/ aanvullingen door Interne Comms team obv feedback. Executie coordinatie voorbereidingen met IT, Facilities, people managers en new hires, reserveren ruimte en catering, plannen sprekers en afspraken door HR. Gastheer/-vrouw getrainde groep van vrijwilligers, tenminste 2 jaar in dienst. Consultants getrainde groep van consultants @ Services, tenminste 2 jaar in dienst. IT team voorbereiden persoonlijke devices + installeren noodzakelijke programma’s, incl. Bitlocker