Digitaal informatie-beheer in Rotterdam Stadsarchief Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux 4-4-2017

Even vooraf… Bron: http://raadbijwoord.files.wordpress.com/2012/09/homer-1st-day2.jpg

Overzicht Inleiding: Hoe werkt Rotterdam? Architectuur & risico-analyse Architectuur: positie van e-depot Informatiebeheer: op basis van risico’s Instrument voor overdracht Overdrachtsprotocol

Hoe werkt Rotterdam? Diensten en deelgemeenten, met grote mate van autonomie is aan het veranderen… Veelkoppige ICT DIV met diverse agenda, wensen en capaciteit Accent op registratie van stukken is doel van informatiebeheer om dit te veranderen… Te weinig animo en aandacht voor informatie Is aan het veranderen… Bron kaart: http://www.cos.rotterdam.nl/smartsite2102447.dws

Architectuur: positie e-depot

Architectuur: positie e-depot

Informatiebeheer: op basis van risico’s Risico-analyse op vlak van informatiebeheer Authenticiteit & integriteit Vindbaarheid Raadpleegbaarheid Interpreteerbaarheid Bron: http://www.bedrijfshistorierotterdam.nl/verffabrieken/pigment/object_60227

Risico-analyse informatiebeheer Authenticiteit en integriteit Niet zeker Beschermd Hoog Absoluut Vindbaarheid Mogelijk niet vindbaar Vrijwel zeker vindbaar Absoluut vindbaar Raadpleegbaarheid Voor korte termijn (< 1 jaar) Voor middellange termijn (1 - 7 jaar) Voor lange termijn (> 7 jaar) Interpreteerbaarheid Voor direct betrokkenen Voor bredere kring binnen de organisatie Voor belanghebbenden buiten de organisatie en door de tijd heen Voor raadplegers op grote afstand en tijd Bron: http://2.bp.blogspot.com/-mbBytIBYsu8/Tk2zDRRNKmI/AAAAAAAABiA/VJcSI3C44Qw/s1600/feedback.jpg

Opzet risico-analyse informatiebeheer Vragen risicomodel invullen per overheidsproces 2. Vereist kwaliteitsniveau per norm 3. Risicoklasse I-IV 4. Passend informatiebeheerregime Hoe bepaal je dan welke informatie in welke risicoklasse valt? Vragenlijst, bedoeld voor de proceseigenaar. Makkelijk te begrijpen. Het model vertaalt dat naar een risicoklasse en vervolgens een pakket beheervoorzieningen. Jermaine gaat het hierna even met jullie doorlopen.

Risicotool informatiebeheer

Risicotool informatiebeheer

Risicotool informatiebeheer

Risicotool informatiebeheer Risicoklasse bekend -> proces inrichten in beheeromgeving Klasse I : “We don’t care” Klasse II : samenwerkingsomgeving - gemeenschappelijke schijf Klasse III : DMS Klasse IV : DMS + e-depot Bron: http://thepurplepinkie.blogspot.nl/2011/05/i-dont-care.html

Risicotool informatiebeheer

Overdrachtsprotocol Proces van overdracht, met: Procesbeschrijving Verantwoordelijkheden en rollen Stappen Bron: http://users.skynet.be/march/van%20huys%20the%20blog.htm Overdrachtsprotocol

Overdracht ja nee verzoek overdracht 1 week 3 weken marginale toets mdw. Relatiebeheer controle E-conservator kennisgeving opname vernietigen SIP Archiefvormer afgerond overeenkomst aanleveren SIP kwalitatieve toets akkoord? aanpassen rapporteren aanpassen? melden geen

Praktisch: wat vóór overdracht? Weten wat aanwezig is -> vastleggen informatiebeheerplan Weten wat risico’s zijn -> risico-analyse Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf ligt -> fundamentele verandering

Vragen? m.langelaar@rotterdam.nl & b.ballaux@rotterdam.nl Meer info: http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/informatiebeheer Bron: http://www.signsfunny.com/tag/funny-picture-some-questions/