Het wonder van Walcheren Archeologie van een verandertraject Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. October 2008 © 2008 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied, circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin.

Agenda Kennismaking Start/ aanleiding Wat is BPI/ Lean management? De verandering Resultaten Lessen En verder Tijd over? Vragen/ nabespreking

Kennismaking Ilse Stecher, Sociale Dienst Walcheren Jaap Detmar, Atos Consulting

Onze dienstverlening: Atos Consulting Algemeen Onderdeel van Atos Origin: Digitale dienstverlening (Dimpact) Specifieke unit Lokale Overheid Ervaring bij meer dan 150 gemeenten Lean management: Tientallen gemeenten Alle processen WMO WWB en WIJ Schuldhulpverlening (SHV) Terugvordering en Verhaal (T&V) Handhaving Ruimtelijke kolom Bezwaar Subsidies, vergunningen en Wabo Wabo en Melding Openbare Ruimte (MOR) Bedrijfsvoering en bestuurlijke informatie …. Lean management. Onze dienstverlening: Gemeentebrede aanpak Herontwerp Trainingen

Zeeuws meisje, archeologie van een verandertraject : 2007

Start De Sociale Dienst Walcheren is per 1 januari 2006 ontstaan, na de samenvoeging van de sociale diensten van de gemeenten Middelburg, Veere en Vlissingen. Start Quick Scan in 2006: Te snelle fusie van drie sociale diensten Organisatie in verwarring Personeel verandermoe Geen doelstellingen/ politieke sturing per gemeente Geen focus Geen resultaatsturing Tekort I-deel in zicht Vernieuwend leiderschap

De opdracht; ontwerp een geheel nieuwe sociale dienst

Procesgericht Verticaal organiseren Horizontaal organiseren product, ‘Harkjes’ Statisch Managementlagen Focus op eigen taak Afdelingsmuren Platte organisatie Processtromen Dynamisch Multidisciplinaire teams Klantgerichtheid Processtructuur Proceseigenaren product, Proces Organisatie besturing Organisatiestructuur Lijnmanagers

Business Performance Improvement De BPI matrix Bewust- wording Visie Focus Globaal ontwerp Gedetailleerd ontwerp Bouw Imple- mentatie Verbetering Casus voor verandering Mobilisatieplan Overzicht interne organisatie Positie Holistisch bedrijfsmodel Beoordeling bereidheid tot verandering Sponsorschap en rolverdeling Bedrijfsvisie Communicatieplan Kritieke succesfactoren Prestatie indicatoren Ambitieuze normen Gedeelde waarden, leidende principes Focusgebieden Vereisten van procesklanten ‘As-is’ proces beoordeling ‘As-is’ technologie ‘As-is’ HR ‘Quick wins’ Prioritering kansen Ontwerpcriteria Beste praktijk voorbeelden (‘best practises’) ‘To-be’ procesmodel technologiemodel HR model dashboard validatie IT systeem vereisten HW selectie/ SW selectie ‘Business case’ Migratie HR Strategie Migratieplan Gedetailleerde proces- beschrijvingen Technische ‘specs.’ Organisatie structuur Ontwerpen van T/V/B Arbeidspotentieel: aantal & kosten Beeld gewenste gedragingen vereiste competenties Vereisten fysieke infrastructuur Wijzigingen beleid/regelingen Gecommitteerde projectresultaten en -budgetten SW modificaties SW ontwikkeling Implementatie-pilots IT uitvoeringsgids Werkinstructies en Gebruikers-handleiding IT testen Posities en competentieprof. Leerstrategie en materialen Meetsysteem Faciliteiten Herzien beleid Datamigratie Prestatie onderst. en waardering Acceptatietest Implementatieplan Uitrol van de oplossing Prestatie feedback Leer programma’s Onder- steunende Programma continue verbetering Processen, faciliteiten etc. Informatietechnologie Verandermanagement Human Resources (personeel)

Balans in de verandering

Het LEAN ‘huis’ Doelstellingen en instrumenten

Bewustwording: Casus voor verandering Visie Focus Globaal ontwerp Gedetailleerd ontwerp Bouw Imple- mentatie Verbetering Casus voor verandering Mobilisatieplan Overzicht interne organisatie Positie Holistisch bedrijfsmodel Beoordeling bereidheid tot verandering Sponsorschap en rolverdeling Bedrijfsvisie Communicatieplan Kritieke succesfactoren Prestatie indicatoren Ambitieuze normen Gedeelde waarden, leidende principes Focusgebieden Vereisten van procesklanten ‘As-is’ proces beoordeling ‘As-is’ technologie ‘As-is’ HR ‘Quick wins’ Prioritering kansen Ontwerpcriteria Beste praktijk voorbeelden (‘best practises’) ‘To-be’ procesmodel technologiemodel HR model dashboard validatie IT systeem vereisten HW selectie/ SW selectie ‘Business case’ Migratie HR Strategie Migratieplan Gedetailleerde proces- beschrijvingen Technische ‘specs.’ Organisatie structuur Ontwerpen van T/V/B Arbeidspotentieel: aantal & kosten Beeld gewenste gedragingen vereiste competenties Vereisten fysieke infrastructuur Wijzigingen beleid/regelingen Gecommitteerde projectresultaten en -budgetten SW modificaties SW ontwikkeling Implementatie-pilots IT uitvoeringsgids Werkinstructies en Gebruikers-handleiding IT testen Posities en competentieprof. Leerstrategie en materialen Meetsysteem Faciliteiten Herzien beleid Datamigratie Prestatie onderst. en waardering Acceptatietest Implementatieplan Uitrol van de oplossing Prestatie feedback Leer programma’s Onder- steunende Programma continue verbetering Processen, faciliteiten etc. Informatietechnologie Verandermanagement Human Resources (personeel)

Visievorming

Visie op de nieuwe organisatie Beleidseconomie reductiepotentieel beleidsprogramma 20% poort 6% fraude 40% reïntegratie 2% incasso 1 2 3 2% claimbeoord. 12% fraude 10% incasso analyse omvang, trend, karakteristieken cliëntenbestand activiteiten resultaten effecten 5 4 organisatie-inrichting performance

Visie: commitment bestuur-directie

Hoe krijg je de organisatie mee? Vermogen tot verandering? Kennis en ervaring? Capaciteit? kennisdeling Bereidheid tot verandering? Bedreiging of kans? BOHICA? Leiderschap! Zekerheid medewerkers En het geheim.. Gewoon doen! Afmaken Successen delen

Plan en planning

procesontwerp

Globaal ontwerp: Doorlooptijd 4 uur, bewerkingstijd 5 uur CWI SDW intaketeam Scan op recht Werk/ WF Project Recht Huisbezoek Uitkering naar KM Arbeids- contract

Transformatie Totaal procesontwerp Detailprocesontwerp Functiegebouw competentiegericht Kerncompetenties Sturing, management besturingsfilosofie Van Beleidsplan SDW naar teamplan en individuele targets Management- en team ontwikkeltraject Kwaliteitsmanagement Prestatiemeting ICT

Big Bang 1 januari: schep de grond in 1 juli: gereed, Alle processen ontworpen Alle randvoorwaarden Nieuw functiegebouw Alle medewerkers geplaatst op een nieuwe functie 1 bezwaarschrift 1 september start (luilakken die zeeuwen)

Succes ? Klant: transparantie, snelheid Medewerker: verantwoordelijkheid, kern van het werk Organisatie: meer dan 10% reductie personeel. Sturing op prestaties en kwaliteit Bestuur: 700 uitkeringen minder Klaar voor de toekomst

En de hamvraag is

Lessen Gestructureerde aanpak Durf fundamenteel te zijn Doorzetten Snelheid Durf de winst te oogsten Strategische personeelsplanning Draagvlak Leiderschap

Lessen Draagvlak Transparantie Betrekken Kennisdeling Verantwoordelijkheid Zekerheid ! Opleiden Ontwikkelen Perspectief bieden

Draagvlak Who Stop it happening Watch it happen Help it happen Make it happen

Hoe verder Digitalisering Ketensamenwerking Fusie Kredietbank, WSW, totale integratie

Tijd over? Kwaliteit Geen controles in proces Prestatiemeting Steekproef, risicogestuurd Verantwoordelijkheden scherp Beheersmaatregelen transparant Tijdelijke inrichting kwaliteitsorganisatie Kwaliteit in het team/ auditor als waakhond systeem Definitieve kwaliteitsorganisatie Toetser vs kwaliteitsadviseur Foutherstel vs kwaliteitsverbetering

Vragen

Meer informatie? Lean management Jaap Detmar Mail : jaap.detmar@atosorigin.com Tel. : 06-53208824