De Digitale Bouwaanvraag V-ICT-OR Shopt-IT 26 april 2012

Agenda Het concept van het project Digitale Bouwaanvraag Paul Van Lindt Scope, Principes, Data-model, Planning Het project vanuit het perspectief van Knokke-Heist Bart Verlinde

Scope 5 processen betreffende stedenbouwkundige vergunningen in het Vlaams Gewest: Aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling Aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Melding (bijlage A) Melding (bijlage B (industrieterreinen)) Melding zorgwonen

Scope (vervolg) Uitwisselingsplatform voor alle betrokken instanties Toegang tot aanvraaginformatie en relevante data Interactie met authentieke databronnen (kadaster, ondernemingendatabank, adressendatabank, …) Interactie met externe dossierbehandelsystemen Aanleveren data voor EPB, lijst 220+, statistisch formulier, vergunningenregister

Scope (vervolg) Intake van de aanvraag/melding door aanvrager of architect Aanvraaginformatie Situering op kadasterlaag/GRB Plannen en bijlagen (cf. aanstiplijst) Gemeente-specifieke data en/of bestanden Statusweergave met stand van zaken van het dossier Melding van de start en einde der werken

Schema-voorstelling INTERNET LOKET EXTERNE ADVIESINSTANTIES AANVRAAG PARTICULIER BEDRIJF ARCHITECT AANVRAAG INTERNET LOKET EXTERNE ADVIESINSTANTIES Vergunningsaanvraag BESLISSING Statusinformatie Start/einde der werken ADVIES CENTRAAL UITWISSELINGSPLATFORM Vergunningsdossier FEDERALE OVERHEID AMBTENAAR STEDEN / GEMEENTEN BURGEMEESTER VLAAMSE OVERHEID AMBTENAAR Behandeling Advies Lijsten (220+, EPB,...)

Principes ‘Only-once’ principe Gebruik van authentieke data Ondernemingsgegevens, kadaster, adressen, … ‘Datablokken’ in de plaats van ‘Formulieren’ Uitwisselingsstandaarden tussen alle betrokken actoren Waar mogelijk uitwisseling via toepassingen (webservices) Nastreven digitale ‘end-to-end’-afhandeling digitale adviezen, digitale beslissing, beroepsprocedures Opgelet: openbaar onderzoek en bekendmaking blijft analoog Cf. samenwerking project stad Antwerpen Samengestelde authentieke bron ‘vergunningengegevens’

Principes (vervolg) Participatieve aanpak (stuurgroep, werkgroepen stakeholders en IT-dienstleveranciers, …) Samenwerkingsovereenkomst stad Antwerpen/Digipolis Maximaal gebruik van Open Bron technologie (‘open source’) Generiek internetloket met mogelijkheid voor specifieke data Transparante communicatie Rechtszekerheid Gebruiksvriendelijk

Datamodel - algemeen

Datamodel - persoon

Datamodel - locatie

Datamodel – situatie en project

Datamodel - dossierverloop

Planning April/Mei 2012: start ontwikkeling Juni/juli 2012: start testen Ontwerp besluit Vlaamse Regering Oktober 2012: einde ontwikkeling fase 1 1 januari 2013: mogelijkheid tot digitaal indienen aanvraag (eenvoudige en uitgebreide dossiersamenstelling en meldingen) Mogelijkheid tot opstarten digitale procedure RUP en opladen bestaande uitvoeringsplannen (DSI) Start ontwikkeling fase 2 DBA – vervolgtraject DSI

Het project vanuit het perspectief van Knokke-Heist

DBA = Digitale BouwAanvraag Volledige digitale uniforme flow van aanvraag tot vergunning. Vereenvoudigde en duidelijker manier van werken op Vlaams niveau Tijdwinst voor elk niveau (aanvrager, architect & ambtenaar) Behandelingssoftware voor ambtenaar blijft dezelfde

Voordelen (1) Intake digitaal Geen ‘aapje’ meer nodig die alle gegevens die op papier geschreven of geprint werden nogmaals in de computer in moet geven (aanvraag, plannen, bijlagen en gemeente-specifieke data). Iedere dossierwijziging is onmiddellijk bekend Dienstverlening naar burger: ‘only-once’-principe en loket is 24/7 open. Adviesvragen digitaal Besparing in portkosten (envelop, brief, postzegel en verwerkingstijd) Adviezen komen ook digitaal terug in de software Vlottere uitwisseling = minder stilzwijgende adviezen door verstreken termijnen

Voordelen (2) De aanvrager kan zelf de dossierstatus nazien. Uitwisseling digitaal De aanvrager kan zelf de dossierstatus nazien. Dossier beslissing & vergunning digitaal tot bij architect en aanvrager. Start & einde van de werkzaamheden wordt digitaal doorgestuurd. Uitwisseling en statistiek voor diverse instanties wordt geminimaliseerd. Want iedere instantie heeft inzage, in de meest actuele versie, voor hun toepassingen: Vergunningenregister, EPB-lijsten, het ‘kadaster’ … Dankzij DBA wordt er vanaf nu een digitaal archief opgebouwd. Time = money* 1 eenvoudig dossier: besparing van € 117 en 240 min. 1 uitgebreid dossier: besparing van € 167 en 360 min. * Studie administratieve lastenmeting bij lokale besturen.

Impact DBA Intake dossier Nazicht volledigheid Intekenen locatie & Geo check Admin. registratie Beslissing welke adviesinstanties Adviesvragen Advies intake Adviezen verwerken Technisch nazicht dossiers Advies Dossier Collegebeslissing Melding beslissing naar aanvrager Datum Start/Einde der werken

Impact DBA Legende: Actie van DBA Deels gewijzigd Geen Wijziging Intake dossier Nazicht volledigheid Intekenen locatie & Geo check Admin. registratie Beslissing welke adviesinstanties Adviesvragen Advies intake Adviezen verwerken Technisch nazicht dossiers Advies Dossier Collegebeslissing Melding beslissing naar aanvrager Datum Start/Einde der werken Legende: Actie van DBA Deels gewijzigd Geen Wijziging

Nadelen 2e scherm is voor dossierbehandelaars een noodzaak. Verschuiving van analoge desk naar digitale desk 2e scherm is voor dossierbehandelaars een noodzaak. Pc moet 2 schermen kunnen aansturen. Voor complexe aanvragen zal het plan afgedrukt worden. Budget papier verhogen, performante plotter voorzien. Opmaakstructuur van de plannen wordt wel geoptimaliseerd, zodat plotten maximaal vermeden wordt. Verschuiving van analoge opslag naar digitale opslag Noodzaak aan meer diskruimte, performantere servers & netwerk.

Voorbereiding Software aanpassen (dienstenleveranciers) Voldoende diskruimte voorzien 2 schermen voor behandelaars voorzien Interne structuur uitwerken Waar plaatsen we de plannen? Hoe koppelen we ze aan onze software (bijlagenmodule Ceviro)?

Openstaand (Plotservice ) Plotter defect ? Wat met wettelijke termijnen ? (Plotservice ) Welk digitaal formaat wordt er gekozen voor de plannen? Nu, bij Knokke-Heist, dwg/dxf-formaat (nog apart opleggen). Vermoedelijk pdf-e. Hoe groot is de verschuiving van de takenverdeling van het personeel ? Postverzending (adviezen en beslissing) vervalt. Intake zal geminimaliseerd worden. Uitwisseling met diverse overheden vervalt grotendeels. Oplossing voor analoog plan/dossier in het college ter goedkeuring?

Mentaliteitswissel Van analoog Naar digitaal

Vragen ? Meer info: www.digitalebouwaanvraag.be