Jasper Dekker consultant Agentschap SZW Controle- en beheersstructuur begroting en financiering Jasper Dekker consultant Agentschap SZW

Opzet workshop Toelichting Gelegenheid tot het stellen van algemene vragen

Inhoud presentatie Controle- en beheersstructuur Begroting en financiering Voorschotprocedure (nieuw)

1. Controle- en beheersstructuur Wat moet er beschreven worden? 1.1 Deelnemers- en urenadministratie 1.2 Toezicht en controle op de uitvoering 1.3 Financiële en inhoudelijke beheerstructuur 1.4 Voorzieningen ten behoeve van de (jaarlijkse ) rapportages en einddeclaratie

1.1 Deelnemersadministratie Een aanwezigheidsregistratie is altijd verplicht Indien geen loondervingskosten worden opgevoerd, urenregistratie geen vereiste Urenregistratie zeer nuttig ! TIPS: - Ontwikkel standaard formulieren (inschrijving, uitstroom) - Denk aan bewijsstukken - Gebruik EU-logo

1.1 Urenadministratie Integraal of sluitend Controlemoment dient kort te zijn; achteraf paraferen (na enige weken) is niet toegestaan Deelnemers en instructeur paraferen (functiescheiding) ! TIPS: ontwikkel een standaard formulier bewaar originelen

1.3 Rol accountant Beoordeling opzet AO&IC Management letter bij de verplicht jaarrapportage (2x) Eindcontrole

2. Begroting en financiering Wat moet er beschreven worden? 2.1 Onderbouwing kosten actie 2 en 3 (incl. Inkomsten) 2.2 Toelichting op selectie van externe partijen 2.3 Financiering actie 2 en 3 2.4 Onderbouwing afwijking kosten initiële aanvraag 2.5 Cofinanciering uit hoofde van andere subsidieregeling

2.1 Interne en externe kosten Binnen OP uitsluitend werkelijk gemaakte kosten Loonkosten deelnemers alleen bij werkenden (loonderving) Afzonderlijke kostensoorten onderbouwen naar uren/aantal x tarieven/prijs Koppeling maken tussen de inhoudelijke activiteiten ! Let op: Zorg dat het formulier exact aansluit met de bijlagen

2.1 Inkomsten Inkomsten van projectactiviteiten, anders dan de cofinanciering, moeten in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het project en bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten

2.2 Selectie Externe partijen De selectie van alle externe partijen beschrijven Privaatrechtelijke instellingen: marktconformiteit aantonen Publiekrechtelijke instellingen: openbare aanbesteding moet > 10.000 ! Let op: De definitie van publiekrechtelijke instelling staat beschreven in de richtlijn diensten

Inbesteding Binnen OP Uitbesteding Aanvrager Uitvoerder 1 Privaatrechtelijk Publiekrechtelijk Publiekrechtelijk Aanvrager Uitvoerder Marktconformiteit 2 2 Soort aanbesteding Drempel in € (ex btw) voor 1A diensten Minimum vereisten Aan publicatie voor 1B diensten Europees (rijk) >154.014 in Europees publicatieblad >200.000 in Europees publicatieblad of op internetsite (gemeenten) >236.945 Landelijk openbaar 50.000 – 154.014 50.000 – 236.945 in landelijk dagblad of In landelijke vakpers of 50.000 - 200.000 in landelijke vakpers of Regionaal 10.000 - 50.000 in regionaal dagblad of Bij voorkeur door 3 offertes 3 Werkelijke kosten

2.3 Financiering ESF-Equal financiering bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten, maar maximaal het gereserveerde subsidiebedrag Cofinanciering met middelen van derden uitsluitend op basis van een schriftelijke overeenkomst Loonkosten deelnemers als cofinanciering (loonderving) ! Let op: Zorg dat de financiering in het formulier exact gelijk aan kosten in het formulier en aansluit op de bijlage

3. Voorschotprocedure (nieuw) Eerste voorschot 15% van maximaal toegekende subsidiebedrag Verdere voorschotten indienen bij verplichte jaarrapportages (1e jaarrapportage: max 35%, 2e jaarrapportage: max 30%, zie ook de toelichting op artikel 13 van de regeling ESF-EQUAL 2004)

TOT SLOT Betrek de OP partners al in een vroeg stadium bij het project

VRAGEN