Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013 ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

Overzicht programma dag 2 Inleiding Situering Agodi en Afdeling PBC Terminologie en afkortingen Elektronische communicatie Soorten omkadering Indiensttreding TADD en vaste benoeming Dienstonderbrekingen Bezoek aan het werkstation Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 1. Inleiding Het waarom en het doel van deze cursus: inbreng Agodi in de opleiding en ondersteuning van nieuwe administratieve medewerkers uitgebreide en complexe materie verduidelijken fundering leggen voor latere modulaire cursussen Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

2. Situering Agodi en PBC Vlaamse regering 13 beleidsdomeinen Onderwijs en vorming 5 Agentschappen en 1 Departement Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

2. Situering Agodi en PBC Agentschap voor Onderwijsdiensten 6 afdelingen Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB de Werkstations (contact?) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 2. Situering Agodi en PBC De mensen achter de dossiers: 8 werkstations: 62 dossierbeheerders (= +/- 54 FTE) 8 groepschefs cel eindeloopbaan: 2 ondersteuning: 11 opleiding/kwaliteitsbewaking: 2 coördinatie afdeling: 7 afdelingshoofd Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

3. Terminologie en afkortingen Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: 023077 211 42011 12 instellingsnummer hoofdstructuur Soort instelling en IM NIS-code Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

3. Terminologie en afkortingen WS: werkstation SBT: schoolbeheerteam Stamboeknummer ATO: administratieve toestand Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM) DO: dienstonderbreking (en code DO) AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde prestaties LBO: loopbaanonderbreking Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

3. Terminologie en afkortingen TAO: tijdelijk andere opdracht TBSPA: terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden Schoollisting BPT: bijzondere pedagogische taken GOK: gelijke onderwijskansen GON: geïntegreerd onderwijs ION: inclusief onderwijs ASV: algemene en sociale vorming Buitengewoon basisonderwijs Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

3. Terminologie en afkortingen UB: uitgestelde bezoldiging TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur SES: socio-economische status VKA: vervanging korte afwezigheid Medex: medische expertise TBSOB: terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling PWB (vroeger Tivoli): personeel werkingsbudget Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4. Elektronische communicatie De communicatiestroom  van input tot output De principes van elektronische communicatie  hoe verwerkt de computer de zendingen? De verschillende RL’s  wat stuur je met welke recordlayout? Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom Van input tot output De instelling / de school = input Hardware Software Maken van berichten (dienstonderbrekingen, opdrachten, adres, rekeningnummer, …) Klaarmaken van de zending Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom Edison Schakel tussen school en ministerie Software om zendingen te versturen WebEdison  via webbrowser, toegang met elektronische identiteitskaart of federaal token Beheerder en gebruikers Zorgen voor de terugzendingen Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom De registratie Automatisch en uniform opslaan van berichten in berichtendatabank (mainframetoepassing) Dagelijks na 20.30 uur Technische controle op basis van ingebouwde codetabellen Resultaat = geregistreerd, manueel te registreren, fout bericht  zie terugzending ! Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier): A) De automatische verwerking opdrachten baremabepaling hoofd-/ bijbetrekking en noemerbepaling geldelijke anciënniteit dienstonderbrekingen (bevallingsverlof, ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …) goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom B) De manuele verwerking in het WS complexere opdrachten niet-geautomatiseerde DO’s inhoudelijke controle goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier andere taken WS: opvolging correcties, controle van de aanwending, testen, informatieverstrekking, kwaliteitscontroles Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom Het salarissysteem automatische berekening van salaris, vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging berekening op basis van parameters uit EPD individueel betalingsuittreksel (elektronische versie of papieren versie) schoollisting Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

4.1 De communicatiestroom Het salaris en loopbaanoverzicht = de output Salaris: laatste werkdag van de maand op de rekening Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming, bij pensioen, …) Output heel vaak zonder tussenkomst van dossierbeheerder  groot belang van correcte input ! Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2 De principes 3 principes : fotoprincipe stopzetting melding-annulatie Definitie: de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier verwerkt, geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er al in het dossier zit Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.1 De principes 1. Het fotoprincipe De nieuwe situatie is van toepassing vanaf de geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht De vorige situatie wordt stopgezet op vooravond  alle gegevens opsturen, ook de niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur Met of zonder historiek Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.1 Fotoprincipe Voorbeeld: op 01/09/2012: 2 opdrachten A & B opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 01/09/2012 (= 1 bericht):  opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2013  opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2013 1/9 31/1 30/6 A B Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.1 Fotoprincipe vanaf 15/11/2012: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2013) opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2012 (= 1 bericht):  opdracht A tot en met 30/06/2013  opdracht B tot en met 31/01/2013  opdracht C tot en met 10/02/2013 FOUT  indien enkel opdracht C gemeld wordt  A en B gestopt! 1/9 15/11 31/1 10/2 30/6 A B C A B C Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.2 Stopzetting 2. De stopzetting Soort fotoprincipe  opsturen van een “lege” foto Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing De vorige situatie wordt stopgezet op de vooravond Geldig voor de RL 4 (en RL 6) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4 .2.2 Stopzetting voorbeeld gemelde opdrachten: stopzetting opdrachtenpakket (RL 4) geldig vanaf 24/12/2012: (opdrachten lopen tot en met 23/12) 1/9 15/11 31/1 10/2 30/6 A B C 24/12 A B C Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.3 Melding-annulatie 3. De melding - annulatie Wanneer het fotoprincipe niet van toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden Eerst de eerder geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde gegevens als in de oorspronkelijke melding en dan de correcte gegevens melden geldig voor de RL 2 Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.2.3 Melding-annulatie voorbeeld voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met geldigheidsdatum 17/9 tot en met 21/12: naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25/11 duurt (ziektecontrole, vlugger genezen of foute melding) meld eerst annulatie met van 17/9 t.e.m. 21/12 meld dan de gecorrigeerde periode  dus NIET: annulatie op 26/11 of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout Opgelet: denk ook aan vervanger!  opdracht inkorten 17/9 21/12 17/9 25/11 Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts De verschillende RL’s – Algemeen: Eén bericht is geldig voor: 1 personeelslid 1 instelling 1 instellingsstructuur op één bepaalde datum Speciale aandacht bij complexe situaties gebruik van vakcodes gebruik van OOM-codes Zorg voor tijdige en correcte zendingen Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts RL Omschrijving RL-1 opdrachten & opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4 stopzetting opdrachtenpakket RL-5 woonplaatsgegevens RL-6 verblijfplaatsgegevens RL-7 familiale toestand (burgerlijke staat en personen ten laste) RL-9 immatriculatie (aanvraag stamboeknummer) RL-11 RSZ-gebeurtenis (DIMONA) RL-14 melding rekeningnummer Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 1 (RL 1) Opdrachten 1 of meerdere opdrachten geldig op 1 bepaalde datum Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen 1 of meerdere DO’s deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en situatie) bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, … Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” Principe: fotoprincipe Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 2 (RL 2) Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen steeds 1 enkele DO is persoons- of instellingsgebonden Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof, ziekteverlof, … Principe: melding - annulatie Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 3 (RL 3) Meezenden van een opmerking Kan enkel bij RL 1 en RL 2 in hetzelfde bericht Komen niet apart op de agenda in het werkstation  enkel gebruiken indien er een meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-klassige vestigingsplaats) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 4 (RL 4) opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket Volledig opdrachtenpakket aan de instelling wordt stopgezet Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie, ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve melding Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe mogelijk is Principe: stopzetting Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6) Melding woonplaats (RL 5) adres van domiciliëring in België gegevens: straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode Melding verblijfplaats (RL 6) indien ander adres dan domicilie Fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 7 (RL 7) Melding familiale toestand nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing iedere wijziging zo vlug mogelijk melden 2 blokken : burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste) personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden) Fotoprincipe is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 9 (RL 9) Aanvraag immatriculatie toekennen van uniek nummer  stamboeknummer wordt automatisch toegekend nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank Geldt niet meer voor melding of wijziging rekeningnummer  gebruik hiervoor RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 4.3 De recordlayouts Recordlayout 14 (RL 14) Melding rekeningnummer van toepassing sedert 15/12/2008 IBAN en BIC (International Bank Account Number & Bank Identifier Code) samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer kan al geregistreerd zijn via leerkrachtendatabank Het fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5. Soorten omkadering Algemeen / terminologie: Lestijden Uren Punten (om te zetten naar uren) Eenheden (om te zetten naar lestijden of uren bij GON) Vervangingseenheden (om te zetten naar lestijden) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5. Soorten omkadering Gewoon basisonderwijs Benoembare lestijden/uren: Lestijden volgens de schalen SES-lestijden Additionele lestijden leerling/leerkracht-ratio (18,5 regel) Lestijden levensbeschouwelijke vakken Anderstalige nieuwkomers (vakcode 436) Lestijden capaciteit Uren kinderverzorging Uren op basis van punten eigen enveloppen (OOM 00) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5. Soorten omkadering Niet-benoembare lestijden/uren: Instaplestijden (vakcode 435) Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05) Omgezette lestijden kleuteronderwijzer in kinderverzerzorgster Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615) Tijdelijk onderwijs aan huis (vakcode 598) Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16) Lestijden sociale maatregel (compensatielestijden) (vakcode 975) Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07) Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5. Soorten omkadering Buitengewoon basisonderwijs Benoembare lestijden/uren: Lestijden ASV (kleuter, lager) Lestijden levensbeschouwelijke vakken GOK-lestijden (vakcode 770) Lestijden rand- en taalgrensgemeente (vakcode 614) Uren paramedisch personeel Lestijden en uren GON (vakcode 595) Uren op basis van punten uit de eigen enveloppen (OOM 00) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5. Soorten omkadering Niet-benoembare lestijden/uren: Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05) Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615) Tijdelijk/permanent onderwijs aan huis (vakcode 598/432) Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16) Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07) Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08) Lestijden/uren GON-ASS en lestijden ION (vakcodes 885/795) Afwijkingsuren of –lestijden (vakcode 884) Lestijden of uren PBOO (vakcode 932) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 6. Indiensttreding Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005 Eerste maal in het onderwijs of niet? Aanvragen stamboeknummer via RL 9 Controleren voorwaarden  digitaal of via de post opsturen van 3 documenten (diploma, attest dokter en uittreksel strafregister) Denk aan familiale toestand RL 1 opdrachtenpakket via Edison Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

7. TADD en vaste benoeming TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur Omzendbrief PERS/2003/05 van 06/06/2003 Soort aanstelling en voorrangsregeling Voorwaarde bij vaste benoeming Niet van toepassing bij TAO en voor directies Is zaak tussen school en personeelslid Aanduiden bij opdrachtenpakket Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

7. TADD en vaste benoeming Voorwaarden: 720 dagen dienstanciënniteit gespreid over ten minste 3 schooljaren waarvan 600 dagen effectief gepresteerd per ambt en per scholengemeenschap vaststellen recht op 30 juni  recht geldt vanaf 1 september (indien gekandideerd) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

7. TADD en vaste benoeming Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999 Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april (opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!) Geldig voor de hele scholengemeenschap Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor directies) indien betrekking nog steeds vacant Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

7. TADD en vaste benoeming Voorwaarden personeelslid: Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden 720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360 dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus) Betrekking uitoefenen in hoofdambt Zich kandidaat gesteld hebben TADD-aanstelling in het ambt op vooravond (uitgezonderd bij R/W of TAO) Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

8. Dienstonderbrekingen Enkele voorbeelden: *  onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus Ziekteverlof Bevallingsverlof * Bedreiging beroepsziekte * Moederschapsbescherming * Verlof verminderde prestaties * Afwezigheid verminderde prestaties * Loopbaanonderbreking * TBS PA Verlof tijdelijk andere opdracht * Verlof wegens bijzondere opdracht Arbeidsongeval Staking TBS 58+ VVP wegens ziekte Onbezoldigd ouderschapsverlof … Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

8. Dienstonderbrekingen Verminderde prestaties: Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hj van 14/11/2000 Verlof of afwezigheid (VVP of AVP) Samen 6 verschillende soorten  6 codes DO Begin- en einddatum Contingent of niet? Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

8. Dienstonderbrekingen Loopbaanonderbreking: Omzendbrief PERS/2011/05 van 15/06/2011 Algemene en specifieke stelsels Volledig, halftijds of 1/5 In totaal: 19 soorten  19 codes DO Specifieke regels qua begin- en einddatum, duur, voorwaarden, … Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

8. Dienstonderbrekingen Verlof tijdelijk andere opdracht: Omzendbrief 13AC/GDH/SH/js van 15/06/2011 Verschil tussen TAO en verlof TAO Enkel voor vastbenoemden Belangrijk: duur en volume Bezoldiging: steeds als vastbenoemd Verlof TAO is geen recht Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 9. Bezoek Werkstation Koning Albert II – laan 15 Hendrik Consciencegebouw 4de verdieping / toren B en C Nog vragen? DANK U Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013