ESF - DOELSTELLING 2 PROGRAMMA STARTVERGADERING 17 september 2013 OPROEP 266 INNOVATIE OPROEP 269 MENSGERICHT ONDERNEMEN

Verwelkoming & inleiding 1.Levensloop van een project 2.Thematische werking 3.Registratie activiteiten 4.Afspraken

1. Levensloop van een project Projectovereenkomst Coaching Controle ter plaatse Thematische werking Rapportering Beoordeling rapportering

1. Levensloop van een project Rol projectbeheerder  Eerste aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot het inhoudelijke, financiële, procedurele…  Coachingsbezoek  Beoordelaar van uw rapporteringen  Controle ter plaatse met collega

2. Thematische werking Thematische werking  Werken op twee sporen:  Thematische werking met promotoren en andere belanghebbenden om te komen tot gezamenlijk product, event, etc.  Thematische werking met belanghebbenden en eventueel promotoren om bijvoorbeeld een nieuwe ESF-oproep te lanceren

2. Thematische werking  Sociale inclusie  Allochtonen en ondernemerschap  Jeugdwerkloosheid  Armoede  Competentiedenken  Loopbaanontwikkeling  Ervaringsbewijs  Loopbaanbegeleiding  POP

2. Thematische werking  Mensgericht ondernemen  Structuur  Leeftijdsbewust personeelsbeleid

2. Thematische werking Vormen van thematische werking  Naargelang de thema’s en de noden zal beslist worden over de vorm van de thematische werking.  Enkele voorbeelden:  Uitwisseling van informatie  Peer review  Taskforce  Policy event  Trainingssessies

Personeels- en deelnemers-registratie bij ESF-projecten Programma Registratie activiteiten

A. Registratiewijze Intern en Extern personeel:  Een sluitende registratie is verplicht.  Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.

A. Mogelijkheid 1 Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESF- project  in ondertekende arbeidsovereenkomst OF  in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF  in een verklaring op eer door CEO of HR OF  in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie

A. Mogelijkheid 1  De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project!  Plus STEEDS met vermelding van  naam van het project;  % toewijzing;  functie en opdracht van de persoon in het project én  start- en einddatum in het project.

A. Mogelijkheid 1  Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten.  Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.

A. Mogelijkheid 2  Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESF- prestatie, uitgedrukt in uren per dag.  tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel

A. Mogelijkheid 3  Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben

A. Mogelijkheid 4  Of via prestatiestaten met vermelding van:  naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep  datum  naam lesgever, begeleider, organisator  start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende)  met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF  + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

 deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator.  voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie …  de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.

B. Registratiewijze Deelnemers  Een sluitende registratie is ook hier verplicht.  Let op! CVS IS GEEN REGISTRATIESYSTEEM Het is slechts de verwerking van de eigenlijke registratie, van de brondocumenten.  Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.

 Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.

B. Mogelijkheid 1  ESF-acties met een deelnemersuren- registratie op basis van handtekenlijsten.  Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met test- of werkgroepen.

 Via handtekenlijsten met vermelding van:  naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep  datum  naam lesgever, begeleider, organisator  start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende)  met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF  + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

B. Mogelijkheid 2  ESF-acties met een ‘koppenfinanciering’ die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op- of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren  Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings

 Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN fysiek cliëntdossier, o EN handtekeningen van cliënt en betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten.  steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 3  ESF-acties met een deelnemersuren- registratie op basis van een prikklok- registratie voor voltijdse prestatie.  Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP’ers  Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.

 Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN registratie via prikklok (met maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider). o indien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1.  steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 4  ESF-acties via e-learning (gebaseerd op deelnemersuren):  Een gecentraliseerde registratie van in- en uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt.  EN wekelijkse uitprints van de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekend door de betrokken opleider of begeleider.

4. Afspraken  Vragen? Neem gerust contact op met je projectbeheerder  Ondertekenen projectovereenkomsten zodra mogelijk